Vi har gennemgået den seneste praksis om aktindsigt og giver dig her et sammendrag af de nyeste relevante udtalelser.
Denne nyhed er den seneste i en artikelserie, hvor Horten giver dig en update på den nyeste praksis om aktindsigt, herunder om aktindsigt i disciplinære reaktioner og bestyrelsesmødeprotokoller. Nederst i artiklen finder du links til vores tidligere nyheder med praksisopdateringer samt vores webinarserie om emnet.
Folketingets Ombudsmand: Afgrænsning af aktindsigtsanmodning var for snæver og videresendelsespligt var ikke overholdt
En borger søgte om aktindsigt i "sagerne om disciplinære sanktioner" i anledning af Minkkommissionens beretning. Anmodningen blev sendt til Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, som havde varetaget sagsbehandlingen i fem disciplinærsager på vegne af tre ministerier. Anmodningen omfattede 5 personalesager. Der var truffet endelig afgørelse i 4 af sagerne, som derfor var blevet overdraget til de relevante ministerier. Den sidste sag var endnu ikke afsluttet og var derfor ikke overdraget til det relevante ministerie.
I forhold til den ikkeafsluttede sag gav Medarbejder- og Kompetencestyrelsen afslag på aktindsigt efter offentlighedslovens § 21, stk. 2, hvorefter personalesager som udgangspunkt er undtaget fra aktindsigt. Ombudsmanden udtalte desuden, at materialet heller ikke var omfattet af bestemmelsens 2. pkt. om ansatte i chefstillinger, da der ikke var truffet en afgørelse om en disciplinærsanktion ved indleveringen af aktindsigtsanmodningen, og fordi der blev truffet afgørelse om ikke at iværksætte en disciplinær reaktion.
For så vidt angår de 4 sager, hvor der var truffet endelig afgørelse, gav Medarbejder- og Kompetencestyrelsen afslag med henvisning til offentlighedslovens § 36, stk. 1. Efter denne bestemmelse tilkommer kompetencen til at træffe afgørelse i en aktindsigtsanmodning den myndighed, der har kompetencen til at træffe afgørelse i den materielle sag, som anmodningen vedrører. Da Medarbejder- og Kompetencestyrelsen alene varetog sagsbehandlingen i sagerne, var ombudsmanden enig i, at Medarbejder- og Kompetencestyrelsen ikke havde kompetence til at træffe afgørelse i aktindsigtsanmodningerne. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen havde imidlertid en pligt til at videresende anmodningerne til de myndigheder, som havde kompetencen hertil. Denne videresendelsespligt følger af forvaltningslovens § 7, stk. 2.
Slutteligt kritiserede ombudsmanden Medarbejder- og Kompetencestyrelsen for at have afgrænset aktindsigtsanmodningen til l ”sager specifikt om de disciplinære sanktioner over for embedsmænd”. Ombudsmanden mente imidlertid, at en naturlig og saglig afgrænsning af aktindsigtsanmodningen desuden ville vedrøre dokumenter, der måtte indgå i andre, herunder generelle, sager i styrelsen.
På den baggrund henstillede ombudsmanden, at sagen blev genoptaget.
Læs Folketingets Ombudsmands udtalelse af 29. april 2024
Folketingets Ombudsmand: Det offentliges økonomiske interesser og voldgiftssager
Forsinkelse mv. af byggeriet af Niels Bohr Bygningen i København har givet anledning til en række voldgiftssager. Som bygherrer på bygningen var Bygningsstyrelsen og Vejdirektoratet parter i sagerne. Et af entreprenørselskaberne søgte i den forbindelse aktindsigt i orienteringer, som Transportministeriet havde sendt til Folketinget vedrørende byggeriet.
Transportministeriet gav afslag på aktindsigt i en række oplysninger om Bygningsstyrelsens og Vejdirektoratets beskrivelser og vurderinger vedrørende byggeprojektets forløb og fremdrift, herunder styrelsernes vurderinger af, hvilke forhold der var medvirkende til byggeriets forsinkelse og fordyrelse. Afslaget blev givet med henvisning til offentlighedslovens § 33, nr. 3, hvorefter oplysninger kan undtages, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.
Ombudsmanden udtalte, at bestemmelsen finder anvendelse i forbindelse med det offentliges indgåelse af kontraktforhold, herunder i visse situationer økonomiske interesser, der ligger efter kontraktens indgåelse. Det gælder bl.a. økonomiske interesser, der knytter sig til retssager, der udspringer af kontraktforhold. Ombudsmanden fandt, at voldgiftssager kunne sidestilles med retssager.
Ombudsmanden kunne derfor ikke kritisere Transportministeriets afgørelse.
Læs Folketingets Ombudsmands udtalelse af 21. maj 2024
Folketingets Ombudsmand: Statens sikkerhed og forretningsoplysninger
En journalist klagede over Erhvervsministeriets delvise afslag på aktindsigt i en undersøgelse vedrørende life science-virksomheders situation i tilfælde af gasmangel.
Ombudsmanden kritiserede, at væsentlige oplysninger om virksomhedernes (subjektive) stillingtagen til forsyningssikkerhed mv., der var indhentet som led i sagsoplysningen, ikke var ekstraheret i interne dokumenter i henhold til § 28 i offentlighedsloven.
Afslaget var til dels begrundet i offentlighedslovens § 31, hvorefter oplysninger kan undtages, i det omfang det er af væsentlig betydning for statens sikkerhed eller rigets forsvar. Afslaget var tillige begrundet i offentlighedslovens § 30, nr. 2, hvorefter virksomheders forretningsoplysninger kan undtages.
I forhold til offentlighedslovens § 31 havde Erhvervsministeriet begrundet afslaget af hensyn til forsyningssikkerheden, og fordi virksomhederne "producerer varer, der er af væsentlig betydning for såvel sundhed i Danmark og i verden, samt for dansk økonomi."
Ombudsmanden udtalte indledningsvis, at ministeriet ikke havde givet en fyldestgørende begrundelse, som påkrævet efter forvaltningslovens § 24. Ombudsmanden mente desuden ikke, at oplysningerne kunne undtages af hensyn til dansk økonomi. Dette hensyn er ikke sagligt efter offentlighedslovens § 31, da bestemmelsen alene varetager hensynet til statens sikkerhed og rigets forsvar. Hensynet til offentlige økonomiske interesser varetages efter offentlighedslovens § 33, nr. 3. Ombudsmanden kunne imidlertid ikke kritisere, at Erhvervsministeriet havde undtaget visse oplysningerne af hensyn til statens sikkerhed. Der var i forbindelse med sagen indhentet udtalelser fra Justitsministeriet og PET, som vurderede, at bl.a. oplysninger om navne på virksomheder og beredskabsplaner kunne udgøre en sikkerhedsrisiko at udlevere. Visse undtaget oplysninger havde imidlertid så generel en karakter, at ombudsmanden ikke mente, at de kunne undtages efter § 31.
I forhold til de oplysninger, der var undtaget som forretningsoplysninger efter offentlighedslovens § 30, nr. 2, udtalte ombudsmanden, at ministeriets høringer af virksomhederne ikke blev foretaget på en måde, som sikrede, at formålet med høringen blev iagttaget. Høringen var således ikke egnet til at danne grundlag for en vurdering af, om aktindsigt kunne indebære en nærliggende risiko for, at virksomhederne blev påført skade af nogen betydning.
Samlet set var Erhvervsministeriets behandling af aktindsigtsanmodningen behæftet med så væsentlige fejl, at ombudsmanden henstillede ministeriet til at genoptage sagen.
Læs Folketingets Ombudsmands udtalelse af 26. juni 2024
Folketingets Ombudsmand: SMS fra særlig rådgiver var ikke et dokument
En journalist havde bedt om aktindsigt i kommunikation mellem et PR-bureau og Statsministeriet. Kommunikationen var sket via en SMS mellem bureauet og en særlig rådgiver i ministeriet.
Statsministeriet havde givet afslag på aktindsigt, da ministeriet mente, at SMS'en ikke var omfattet af dokumentbegrebet i offentlighedslovens § 7, stk. 1. Statsministeriet begrundede dette med, at der var tale om en SMS af formløs karakter, og at den ikke var sendt som led i tjenesten i ministeriet.
Ombudsmanden var enig med ministeriet i, at SMS'en var en formløs besked, der utvivlsomt ikke havde karakter af et dokument i offentlighedslovens forstand. Af den grund var der derfor ikke aktindsigt i beskeden.
Dog udtalte ombudsmanden, at man ikke ud fra SMS'ens indhold kunne lægge til grund, at der var tale om en besked af rent privat eller partimæssig karakter, som anført af ministeriet. En sådan vurdering vil skulle foretages konkret på grundlag af en samlet vurdering af beskedens indhold og form, den kontekst, korrespondancen udveksles i, om beskeden har til formål eller virkning at udøve indflydelse på, hvordan enten den særlige rådgiver eller modtageren af beskeden agerer arbejdsmæssigt i relation til det diskuterede, og om den særlige rådgiver og modtageren af beskeden har en aktuel arbejdsmæssig relation vedrørende emnet for korrespondancen.
Henset til, at SMS'en ikke var omfattet af dokumentbegrebet, foretog ombudsmanden sig ikke yderligere.
Læs Folketingets Ombudsmands udtalelse af 22. august 2024
Folketingets Ombudsmand: Aktindsigt og EU-dokumenter
En journalist klagede over Lægemiddelstyrelsens afslag på aktindsigt i to høringssvar, der var sendt til Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA). Afslaget blev efterfølgende tiltrådt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Høringssvarene indeholdt bemærkninger til et udkast til et refleksionspapir, som var udarbejdet af et udvalg (CVMP) nedsat under EMA.
Styrelsen havde undtaget høringssvarene efter offentlighedslovens § 32, stk. 1, hvorefter retten til aktindsigt af hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser mv. kan begrænses, i det omfang fortrolighed følger af bl.a. EU-retlige forpligtelser.
Det blev i den forbindelse relevant at vurdere, hvorvidt de ansattes høringssvar var givet i anledning af deres medlemskab af CVMP eller som led i deres ansættelse hos lægemiddelstyrelsen. Lægemiddelstyrelsen vurderede, at der var tale om førstnævnte, hvorfor høringssvarene kunne undtages.
Denne vurdering kunne ombudsmanden ikke tilsidesætte, ligesom ombudsmanden ikke kunne tilsidesætte Lægemiddelstyrelsens vurdering af, at anmodningen ikke var omfattet af forordningen om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter.
Læs Folketingets Ombudsmands udtalelse af 13. august 2024
Folketingets Ombudsmand: Ekstraheringspligtige oplysninger skal udleveres som de foreligger
En journalist bad Uddannelses- og Forskningsministeriet om aktindsigt i fratrædelsesaftalen vedrørende en særlig rådgiver i ministeriet.
Selv om journalisten ikke havde begrænset sin anmodning til bestemte oplysninger i fratrædelsesaftalen, afgrænsede ministeriet anmodningen således, at den ikke omfattede oplysninger om lønmæssige forhold, som ellers er undergivet aktindsigt efter offentlighedslovens § 21, stk. 3, 1. pkt.
Først da journalisten henvendte sig på ny, fik han udleveret oplysninger om størrelsen på den særlige rådgivers fratrædelsesbeløb. Ministeriet ville derimod ikke svare ham på, hvor mange måneders løn fratrædelsesbeløbet svarede til.
Ombudsmanden udtalte, at ministeriet ikke skulle have foretaget en snævrere afgrænsning uden en forudgående afklaring med journalisten. Dette skyldtes især, at afgrænsningen afveg betydeligt fra den naturlige forståelse, der fulgte af anmodningens ordlyd.
I forhold oplysningerne om de lønmæssige forhold udtalte ombudsmanden, at det var beklageligt, at ministeriet ikke havde udleveret de oplysninger, der rent faktisk fremgik af fratrædelsesaftalen, men valgte i stedet at meddele andre oplysninger end disse. Ministeriet gjorde gældende, at dette var berettiget som følge af et fortrolighedsvilkår i fratrædelsesaftalen. Ombudsmanden udtalte, at en fortrolighedsaftale ikke har indflydelse på de oplysninger, man har pligt til at udlevere efter offentlighedsloven.
Ombudsmanden indstillede derfor ministeriet til at genoptage sagen.
Læs Folketingets Ombudsmands udtalelse af 20. august 2024
Miljø- og Fødevareklagenævnet: Referater fra bestyrelsesmøder i koncernforbundne selskaber var ikke interne
Fjernvarme Fyn Holding A/S gav en borger delvist afslag på en aktindsigtsanmodning i 13 referater fra bestyrelsesmøder i Fjernvarme Fyn Holding A/S og selskabets fire datterselskaber. Begrundelsen for afslaget var bl.a., at der var tale om interne dokumenter, der som udgangspunkt er undtaget fra aktindsigt efter miljøoplysningsloven, jf. 1985-offentlighedslovens § 7, nr. 1. Det blev i den forbindelse fremhævet, at selskabernes bestyrelser har de samme medlemmer, at alle bestyrelsesmøder altid afholdes samtidig, og at referaterne udarbejdes i samme dokument, hvorfor selskabernes bestyrelser betragtes som én organisatorisk samlet enhed.
Miljø- og Fødevareklagenævnet fremhævede, at det afgørende for, om dokumenter kan anses for interne arbejdsdokumenter, er, om dokumenterne er udvekslet med udenforstående. Dokumenter udvekslet mellem forskellige enheder inden for samme myndighed vil bevare deres interne karakter. Hvis der derimod er tale om udveksling mellem to selvstændige myndigheder, vil dokumenterne som udgangspunkt miste deres interne karakter.
I vurderingen af, om selskaberne skal anses som en del af den samme enhed, skal der tages udgangspunkt i en organisatorisk præget vurdering af forholdet mellem de forskellige enheder. Dette organisatoriske kriterium kan i visse tilfælde suppleres af et funktionelt kriterium, hvor der lægges vægt på, om varetagelsen af de forskellige enheders indbyrdes funktioner må antages at forudsætte, at udvekslingen af dokumenter må betragtes som intern.
Miljø- og Fødevareklagenævnet kom efter denne vurdering frem til, at der ikke var tale om interne dokumenter. Det skyldtes, at referaterne skulle betragtes som udvekslet mellem selskaberne, der hver især organisatorisk udgør en selvstændig juridisk enhed. Det forhold, at der var personsammenfald i bestyrelserne, ændrede ikke herpå.
Miljø- og Fødevareklagenævnet hjemviste derfor sagen til fornyet behandling.
Læs Miljø- og Fødevareklagenævnets afgørelse af 29. august 2024
Tidligere updates om aktindsigt
Her er seneste praksis om aktindsigt - marts 2024
Her er seneste praksis om aktindsigt - december 2023
Her er seneste praksis om aktindsigt - september 2023
Her er seneste praksis om aktindsigt - maj 2023
Her er seneste praksis om aktindsigt - juni 2022
Her er seneste praksis om aktindsigt - marts 2022
Her er seneste praksis om aktindsigt - oktober 2021
Her er seneste praksis om aktindsigt - april 2021
Her er seneste praksis om aktindsigt - januar 2021
Her er seneste praksis om aktindsigt - oktober 2020
Her er seneste praksis om aktindsigt - juli 2020
Her er seneste praksis om aktindsigt - april 2020
Her er seneste praksis om aktindsigt - januar 2020
Her er seneste praksis om aktindsigt - oktober 2019
Her er seneste praksis om aktindsigt - juli 2019
Her er seneste praksis om aktindsigt - januar 2019