De fleste kommunalt ejede selskaber skal hvert år gennemføre den ordinære generalforsamling inden udgangen af juni måned. Her er 12 ting, du skal huske, når du forbereder og gennemfører generalforsamlinger.
Når kommunalt ejede kapitalselskaber skal forberede og gennemføre generalforsamlinger, oplever vi en række spørgsmål, der ofte går igen hos mange. Vi har derfor samlet de 12 vigtigste og ofte forekommende spørgsmål i denne artikel. Husk, at generalforsamlingen altid skal afholdes i overensstemmelse med den lovgivning, der gælder for det konkrete selskab og det enkelte selskabs vedtægter.
1. Generalforsamlingens rolle
Generalforsamlingen er selskabets øverste myndighed og stedet, hvor ejerne kan gøre deres indflydelse gældende. Alle ejere har møderet på generalforsamlingen.
Beslutningen om, hvordan en kommune, der er (med)ejer af et selskab, vil stemme på generalforsamlingen, træffes typisk inden generalforsamlingen efter reglerne i kommunestyrelsesloven. Økonomiudvalget eller kommunalbestyrelsen varetager oftest kommunens ejerinteresser. Dagsorden og bilag for generalforsamlingen behandles således af Økonomiudvalget og evt. kommunalbestyrelsen inden generalforsamlingen, og her besluttes, hvordan kommunens repræsentant (ofte borgmesteren) skal stemme på selve generalforsamlingen. Kommunens stilling til de enkelte punkter fastlægges med simpelt flertal, og kommunen stemmer "med én stemme" på generalforsamlingen. Mindretalssynspunkter fra den politiske behandling bliver således ikke reflekteret ved stemmeafgivningen på generalforsamlingen.
Der er i princippet ikke noget til hinder for, at kommunalbestyrelsen eller Økonomiudvalget giver forvaltningen et generelt mandat til at møde på "ukomplicerede" generalforsamlinger. Hvis der er tale om spørgsmål af usædvanlig karakter eller af stor betydning, fx fusion eller indtræden i nye, langvarige samarbejder, antages det dog, at der er delegationsforbud, hvilket vil sige, at sagen skal forelægges kommunalbestyrelsen.
2. Indkaldelse til generalforsamling
Bestyrelsen er ansvarlig for at indkalde til og tilrettelægge generalforsamlingen. I praksis er det dog oftest direktionen, som forestår det praktiske på bestyrelsens vegne.
Indkaldelse skal ske med mindst 2 ugers og højst 4 ugers varsel. Grundet selskabslovens særlige fristberegningsregler regnes fristen fra dagen før generalforsamlingen. Det betyder, at 2-ugers fristen skal læses som 2 uger + 1 dag. Vil man således gerne afholde generalforsamling den 31. december, skal man senest have udsendt indkaldelsen den 16. december.
Ejerne kan dog fravige fristerne, hvis de er enige om det – og det er typisk nødvendigt, når der skal være tid til politisk forelæggelse. For at sikre at den politiske behandling af emnerne på generalforsamlingen kan ske på de ordinære møder i udvalg og kommunalbestyrelse, kan der med fordel laves en årsplan, hvor generalforsamlingsdatoen og selskabets frist for at sende materiale til kommunen fremgår.
3. Forslag fra ejerne
Enhver ejer har ret til at få et emne optaget på dagsordenen til generalforsamlingen. I aktieselskaber skal ejeren i så fald anmode bestyrelsen herom senest 6 uger før generalforsamlingen. Modtager bestyrelsen en anmodning om at få et emne behandlet senere, afgør bestyrelsen, om punktet kan optages på dagsordenen. Sager, der ikke er sat på dagsordenen, kan kun afgøres af generalforsamlingen, hvis samtlige ejere er enige heri.
4. Dagsordenspunkter
Dagsordenen på den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde de dagsordenspunkter, der er anført i selskabsloven og i selskabets vedtægter. Det gælder blandt andet godkendelsen af årsrapporten og ofte ligeledes valg af bestyrelsesmedlemmer. Hvis bestyrelsen ikke er på valg hvert år – fx fordi bestyrelsens valgperiode følger den kommunale valgperiode – fremgår dette af vedtægterne, og punktet kan udelades på generalforsamlingen i de øvrige år.
5. Lokalitet
Generalforsamlingen skal afholdes på selskabets hjemsted, medmindre vedtægterne bestemmer, at den skal eller kan afholdes på andet nærmere angivet sted, eller hvis ejerne er bliver enige om andet.
I mange selskaber gennemføres generalforsamlingen som en såkaldt “skriftlig generalforsamling”. Det betyder, at generalforsamlingen ikke gennemføres som et fysisk møde, men at direktionen eller en advokat udarbejder et referat med de beslutninger, som ejerne ønsker at træffe, og som herefter underskrives af repræsentanter fra ejerne. Da kommunalbestyrelsen eller udvalget på forhånd har fastlagt, hvorledes kommunen skal stemme på generalforsamlingen, kan det være en praktisk og effektiv model.
6. Adgang for udenforstående
I kommunalt ejede selskaber er udgangspunktet, at det kun er ejerne og selskabets ledelse, der har adgang til generalforsamlingen. Bestyrelsen kan dog bestemme, at udenforstående kan overvære generalforsamlingen, medmindre vedtægterne bestemmer andet. I kommunalt ejede selskaber er det ikke usædvanligt, at den samlede kommunalbestyrelse og evt. selskabets forbrugere inviteres til at deltage på generalforsamlingen. Vi anbefaler, at der ikke indsættes en generel pligt i selskabets vedtægter til at holde åbne generalforsamlinger, blandt andet fordi det vil fratage ejerne muligheden for at kunne gennemføre generalforsamlingen som en skriftlig generalforsamling.
7. Dirigent
Generalforsamlingen vælger en dirigent, medmindre vedtægterne bestemmer andet. Dirigentens opgave er at lede generalforsamlingen, herunder stemmeafgivningen.
Der er ikke krav om, at dirigenten er uafhængig af selskabet eller ejerne. Når generalforsamlingen bliver gennemført som en fysisk generalforsamling, anbefaler vi dog, at det ikke er et medlem af ledelsen, som er dirigent, da ledelsen kan blive bedt om at besvare (kritiske) spørgsmål fra fx ejerne eller fremmødte forbrugere, og dirigenten herved kan stå i en vanskelig dobbeltrolle.
8. Taleret
Hvis generalforsamlingen gennemføres med ejernes fysiske tilstedeværelse, har alle ejere ret til at møde på generalforsamlingen og tage ordet. Da den enkelte ejer taler med én stemme, vil det typisk være borgmesteren eller en anden repræsentant for kommunen, som fremfører kommunens synspunkter på generalforsamlingen og stemmer på vegne af kommunen.
9. Besvarelse af spørgsmål
Ledelsen skal på generalforsamlingen oplyse om alle forhold og besvare alle ejeres spørgsmål, som knytter sig til sager, der skal træffes beslutning om på generalforsamlingen. Det kan fx være oplysninger, som er nødvendige for bedømmelsen af årsrapporten og selskabets stilling i øvrigt.
Oplysningspligten gælder dog ikke, hvis bestyrelsen vurderer, at det kan skade selskabet væsentligt at afgive oplysningerne, eller der er tale om oplysninger, som ikke umiddelbart står til rådighed. Dette kan have betydning ved overvejelserne af, om offentligheden skal have adgang til generalforsamlingen. Alle selskaber, som er mere end 75 % offentligt ejede, er imidlertid omfattet af reglerne om aktindsigt, og mange af selskabets oplysninger vil derfor som udgangspunkt være underlagt aktindsigt, herunder fordi de er delt med ejerne i forbindelse med generalforsamlingen.
10. Stemmeret
Alle kapitalandele har som udgangspunkt stemmeret. Da hver ejer taler med én stemme, stemmer den enkelte ejer (på samme måde) med hele sin stemmeandel. En eventuel forudgående uenighed i kommunalbestyrelsen vil således ikke blive reflekteret i generalforsamlingsreferatet.
11. Beslutningsflertal
De fleste beslutninger på generalforsamlingen træffes normalt ved simpelt stemmeflertal. Står stemmerne lige, bortfalder forslaget. Står stemmerne lige ved personvalg, skal valget afgøres ved lodtrækning, medmindre vedtægterne bestemmer andet.
Der gælder ifølge selskabsloven skærpede flertalskrav til visse beslutninger. Dette gælder fx beslutning om ændring af selskabets vedtægter, som kræver 2/3 flertal af stemmerne. Et skærpet flertalskrav kan også følge af vedtægterne. Ejerne kan således bestemme i vedtægterne, at særlige beslutninger skal træffes med kvalificeret flertal eller endog ved enstemmighed. Det kan fx være beslutninger om salg af dele af selskabets virksomhed, optagelse af nye ejere eller køb af ejerandele i nye selskaber. I de kommunalt ejede selskaber er der typisk særlige krav i forhold til beslutninger, der kan påvirke den enkelte kommunes indflydelse i selskabet, kommunens lånerammer, eller som kan medføre modregning i kommunens bloktilskud. Det er derfor altid en god ide at sammenholde dagsordenen
12. Ejeraftaler
I selskaber med flere ejere er der oftest indgået en ejeraftale, hvor ejerne nærmere har aftalt, hvordan de skal agere som ejere.
En ejeraftale vil fx typisk indebære, at ejerne er forpligtede til at stemme for de kandidater, som de øvrige ejere indstiller til valg til bestyrelsen. En ejeraftale er imidlertid kun bindende for ejerne i deres indbyrdes forhold, og den binder således ikke selskabet. Dirigenten på generalforsamlingen skal derfor ikke påse, at ejeraftalen overholdes. De bestemmelser, som ejerne vil være sikre på bliver håndhævet på generalforsamlingen, bør derfor tillige – forudsat at de har vedtægtsrelevans – indarbejdes i vedtægterne.