Her er seneste praksis om aktindsigt - april 2021

Vi har gennemgået den seneste praksis om aktindsigt og giver dig her et sammendrag af de nyeste relevante udtalelser.

Denne nyhed er den seneste i en artikelserie, hvor Horten giver dig en update på den nyeste praksis om aktindsigt. Nederst i artiklen finder du links til vores tidligere nyheder med praksisopdateringer, og du kan se vores webinar om nyhederne i april måneds update her: Webinarserie: Seneste nyt om aktindsigt.

Folketingets Ombudsmand: Kritik af manglende ekstrahering, partshøring og journalisering i en skoleledelses interne notater om samarbejdsvanskeligheder

En kommune flyttede på grund af samarbejdsvanskeligheder en lærer til en anden skole i kommunen. Forud for afgørelsen havde kommunen modtaget syv notater fra skoleledelsen, som beskrev samarbejdsvanskelighederne.

Lærerens fagforening bad kommunen om partsaktindsigt i sagen. I kommunens svar blev notaterne hverken medsendt eller omtalt. Det samme gjorde sig gældende ved kommunens efterfølgende partshøring af læreren.

Inden partshøringsfristen udløb, modtog fagforeningen dog notaterne fra kommunen. Kommunen oplyste, at notaterne ikke var fremsendt i forbindelse med aktindsigtsanmodningen, da de havde karakter af interne dokumenter og derfor efter kommunens opfattelse var undtaget fra aktindsigt. Desuden var de først blevet journaliseret på sagen efter aktindsigtsanmodningen var modtaget.

Ombudsmanden var enig i, at der var tale om interne dokumenter, da udvekslingen af notaterne var sket inden for den kommunale enhedsforvaltning. Ombudsmanden vurderede dog, at notaterne i vidt omfang indeholdt ekstraheringspligtige oplysninger, da de belyste samarbejdsvanskelighederne mellem læreren og skoleledelsen med beskrivelse af en række konkrete situationer. Oplysningerne måtte derfor anses at vedrøre sagens faktiske grundlag, og kommunen burde have givet indsigt i oplysningerne.

Ombudsmanden fandt desuden anledning til at kritisere, at kommunen ikke havde partshørt læreren om oplysningerne i notaterne, da de var til ugunst for læreren og af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Ombudsmanden påpegede også, at kommunen burde have journaliseret notaterne tidligere.

Læs ombudsmandens udtalelse af 18. december 2020

Ankestyrelsen: Aktindsigt i personalesag, trivselsmåling mv.

En kommune afslog at give en borger aktindsigt i kommunens begrundelse for advarsel og efterfølgende opsigelse af en leder af en musikskole. Afslaget blev givet med henvisning til offentlighedslovens § 30, nr. 1, og fordi begrundelserne indeholdt oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold. Kommunen henviste desuden til, at begrundelsen for opsigelsen var tavshedsbelagt i henhold til Overenskomst for musikskoleledere.

Ankestyrelsen vurderede, at kommunen ikke havde været berettiget til at undtage begrundelsen for advarslen og den efterfølgende opsigelse af lederen fra aktindsigt.

I sin vurdering lagde Ankestyrelsen bl.a. vægt på, at det fremgår af forarbejderne til offentlighedslovens § 21, stk. 3, 2. pkt., at retten til aktindsigt i visse disciplinære reaktioner over for ansatte i chefstillinger omfatter ansættelsesmyndighedens skrivelse med den endelige afgørelse i sagen. Derudover lagde Ankestyrelsen vægt på, at begrundelserne ikke omfattede oplysninger, som var omfattet af offentlighedslovens § 30, nr. 1.

Kommunen havde desuden afslået at give aktindsigt i en trivselsmåling og en handleplan for kommunikation.

Ankestyrelsen fandt, at trivselsmålingen og handleplanen indeholdt ekstraheringspligtige oplysninger om sagens faktiske grundlag, som kommunen burde have givet aktindsigt i. Ankestyrelsen lagde bl.a. vægt på, at dokumenterne omfattede medarbejdernes samlede svar i trivselsmålingen, som måtte vurderes at være ekstraheringspligtige oplysninger. I den forbindelse vurderede Ankestyrelsen, at kommunen ikke havde kunnet undtage oplysningerne i handleplanen fra aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens § 30, nr. 1.

Læs Ankestyrelsens udtalelse af 4. januar 2021

Folketingets Ombudsmand: Udsættelse af aktindsigtssag på grund af ferielukning

En journalist anmodede KL om aktindsigt i alle dokumenter om misbrug af NemID mv. ved brug af overvågningsudstyr på bibliotekscomputere og computere i Borgerservice.

Selvom der i offentlighedslovens § 36, stk. 2, gælder en almindelig frist på 7 arbejdsdage for ekspedition af sager om aktindsigt, udsatte KL behandlingen af anmodningen om aktindsigt i 3 uger på grund af sommerferielukning. Det fik journalisten til at klage til ombudsmanden over den lange sagsbehandlingstid.

Overfor ombudsmanden henviste KL til forarbejderne til offentlighedslovens § 36, stk. 2, hvorefter det bl.a. fremgår, at behandling af aktindsigtsanmodninger i visse tilfælde vil kunne udsættes, såfremt en myndighed holder lukket i en sammenhængende periode fx omkring jul og nytår. KL henviste desuden til, at KL er en privat forening og derfor selv må kunne bestemme egne åbningstider og lukkeperioder.

Ombudsmanden udtalte, at fristerne i offentlighedslovens § 36, stk. 2, skal ses i sammenhæng med offentlighedslovens grundlæggende formål om at understøtte befolkningens informationsgrundlag og offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning. En hurtig sagsbehandling er i den sammenhæng en forudsætning, da der ellers er en risiko for, at de oplysninger, som journalister og andre får udleveret, er uaktuelle, og dermed en risiko for, at formålet med offentlighedsloven forspildes.

Ombudsmanden udtalte endvidere, at eksemplet i forarbejderne, som KL henviste til, udelukkende angår fristen på 7 arbejdsdage i offentlighedslovens § 36, stk. 2. Eksemplet vedrører således ikke de (helt) særlige tilfælde, hvor sagsbehandlingstiden berettiget vil kunne være op til 14 eller 40 dage. Ombudsmanden fandt derfor, at eksemplet ikke kunne anvendes på det pågældende tilfælde, og at hverken ordlyden af § 36 eller forarbejderne til bestemmelsen indikerer, at der i relation til sagsbehandlingsfrister skal sondres mellem forvaltningsmyndigheder og privatretlige organer omfattet af offentlighedsloven.

Ombudsmanden fandt derfor, at det ikke var i overensstemmelse med bestemmelsen i offentlighedslovens § 36, stk. 2, at KL havde udsat behandlingen af anmodningen om aktindsigt i 3 uger på grund af ferielukning.

Læs ombudsmandens udtalelse af 26. januar 2021

Ankestyrelsen: Dataudtræk af offentligt tilgængelige oplysninger

En kommune meddelte afslag på at foretage et dataudtræk af foreliggende oplysninger om kommunens udgifter til det specialiserede børneområde for årene 2016-2020.

Kommunen begrundede afslaget med, at de ønskede oplysninger var offentligt tilgængelige på kommunens hjemmeside og på Danmarks Statistiks hjemmeside. Kommunen henviste til, at kommunen ikke er forpligtet til at foretage dataudtræk eller ekstrahering af de ønskede oplysninger, hvis oplysningerne allerede er offentligt tilgængelige.

Ankestyrelsen vurderede imidlertid, at kommunen havde handlet i strid med offentlighedslovens bestemmelser ved at give afslag på anmodningen om dataudtræk med en generel henvisning til, at der var tale om offentligt tilgængelige oplysninger. Ankestyrelsen fandt, at kommunen ikke i tilstrækkelig grad havde vejledt borgeren om, hvor eller hvordan borgeren ville kunne finde de ønskede oplysninger.

Ankestyrelsen henviste til, at kommunens afgørelse alene indeholdte et link til forsiden på kommunens hjemmeside og på Danmarks Statistiks hjemmeside. Derudover fandt Ankestyrelsen det beklageligt, at afgørelsen fra kommunen ikke indeholdte et direkte link til de omtalte oplysninger eller en vejledning om, hvor på hjemmesiderne oplysningerne kunne findes. Ankestyrelsen lagde desuden vægt på, at kommunen ikke havde vejledt borgeren om at bruge søgefunktionaliteten på Danmarks Statistiks hjemmeside.

Afslutningsvis bemærkede Ankestyrelsen, at det ikke kunne udledes af sagen, hvorvidt det var muligt at lave et dataudtræk af de offentliggjorte oplysninger på kommunens hjemmeside, eller om en allerede bestående sammenstilling af oplysningerne var offentliggjort.

Læs Ankestyrelsens udtalelse af 1. februar 2021

Ankestyrelsen: Aktindsigt i sager, som var overgivet til politiet

En borger anmodede en kommune om aktindsigt i indberetninger foretaget til kommunens eventuelle whistleblowerordning og/eller indberetning om svig og uregelmæssigheder, der ville kunne give et muligt strafansvar foretaget af kommunale ansatte, politikere og tilknyttede kommunale virksomheder.

På kommunens opfordring, og fordi kommunen oplyste, at den ikke havde en whistleblowerordning, præciserede borgeren, at aktindsigtsanmodningen vedrørte samtlige sager med politianmeldelse eller overvejelser herom mod ansatte eller politikere i perioden fra 2016 og frem.

Kommunen meddelte afslag på aktindsigt i alle de sager, som kommunen havde med det angivne tema. Kommunen begrundede afslaget med, at der var tale om sager, som var overgivet til politiet til strafferetlig efterforskning og mulig strafferetlig forfølgning, og henviste i afslaget til offentlighedslovens § 19, stk. 1.

Ankestyrelsen fandt ikke grundlag for at tilsidesætte kommunens beslutning om at undtage de dokumenter fra aktindsigt, som var overgivet til politiet til videre foranstaltning, med henvisning til offentlighedslovens § 19.

Det var dog ikke alle dokumenter i de pågældende sager, som var blevet sendt til politiet. Ankestyrelsen fandt, at kommunen ikke havde været berettiget til, med henvisning til offentlighedslovens § 19, at undtage de dokumenter, som ikke var blevet sendt til politiet, fra adgangen til aktindsigt.

Ankestyrelsen præciserede, at alene dokumenter, som er sendt til politiet til videre foranstaltning, vil kunne undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 19. Derfor opfordrede Ankestyrelsen kommunen til at genoptage sagen for så vidt angår de dokumenter, der ikke var sendt til politiet.

Læs Ankestyrelsens udtalelse af 12. februar 2021

Folketingets Ombudsmand: Sundhedsmyndighedernes sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt under COVID-19

Ombudsmanden har på eget initiativ siden maj 2020 haft fokus på sundhedsmyndighedernes sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt under COVID-19 epidemien. Sundhedsmyndighederne udgør i den sammenhæng Sundhedsministeriet, Sundhedsstyrelsen, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed.

Ombudsmanden var blevet opmærksom på, at COVID-19 situationen kunne have betydning for, om fristerne i offentlighedsloven og miljøoplysningsloven i sager om aktindsigt inden for Sundhedsministeriets område blev overholdt.

I en udtalelse af 16. december 2020 baseret på Sundhedsministeriets oplysninger fra oktober 2020, Ombudsmanden udtalte sig første gang om problemstillingen. Her udtrykte ombudsmanden bekymring over, at en række sager på Sundhedsministeriets område havde væsentligt længere sagsbehandlingstider, end hvad der er forudsat i offentlighedsloven og miljøoplysningsloven. Samtidig udtrykte ombudsmanden forståelse for, at sundhedsmyndighederne havde været under et ekstraordinært pres, men understregede, at man nu til en vis grad havde haft mulighed for at imødegå udfordringer med sagsbehandlingstider, og at tilpasse sine arbejdsgange med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiden.

Ombudsmandens seneste udtalelse er baseret på oplysninger om sagsbehandlingstiderne opgjort i februar 2021.

Ombudsmanden udtaler, at Sundhedsministeriets seneste oplysninger om sagsbehandlingstider i de forskellige instanser inden for området viser, at der i endnu højere grad end i oktober 2020 er betydelige udfordringer med at overholde fristerne for behandling af aktindsigtssager i ministeriet, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed.

Ombudsmanden fremhæver, at der siden oktober 2020 er sket en stor stigning i antallet af verserende aktindsigtssager med en foreløbig sagsbehandlingstid på 40 arbejdsdage eller mere i Sundhedsministeriet, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed, og at de initiativer, der er iværksat for at nedbringe sagsbehandlingstiderne, tilsyneladende ikke har haft den ønskede effekt.

Ombudsmanden opfordrer derfor Sundhedsministeriet til at overveje, om de tiltag, som på nuværende tidspunkt er iværksat med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne, er tilstrækkelige, og opfordrer samtidig til fremadrettet og inden for en kort tidshorisont at sikre, at fristerne for behandling af aktindsigtssager overholdes på ministeriets område.

Læs ombudsmandens udtalelse af 18. marts 2021