Coronavirus (Covid-19) har allerede haft enorm indflydelse på mange danske virksomheders drift, ordrebeholdning og ikke mindst medarbejdere, og vi har set drastiske foranstaltninger og lovindgreb fra stat og kommuner.
Horten har samlet sine ti bedste råd til virksomheders håndtering af den krise, som coronavirus har medført.
Hortens COVID-19 beredskab står klar til at uddybe disse råd og rådgive om alle de mangeartede og vanskelige juridiske spørgsmål, som epidemien forårsager.
1. Opret en enhed med ansvar for intern håndtering af Coronavirus
Horten anbefaler, at virksomheder opretter en intern enhed eller en funktion, der er ansvarlig for løbende opdatering til medarbejderne om situationen og virksomhedens beslutninger. Enheden fungerer som kontaktfunktion for interne henvendelser vedrørende coronavirus.
Enheden kan fx bestå af repræsentanter fra virksomhedens HR-funktion og repræsentanter fra ledelsen for at give enheden beslutningslegitimitet.
Nogle vigtige nedslagspunkter for denne funktion kunne være:
- Sikre, at medarbejderne ved, hvordan de skal forholde sig ved mistanke om smitte.
- Informere medarbejderne om, hvilke forholdsregler de bør tage for at forebygge smitte og tage vare på sig selv
- Informere medarbejderne om eventuelle tiltag for at håndtere situationen og konsekvenserne heraf for medarbejderne i relation til løn og andre ansættelsesvilkår.
- Sikre, at medarbejderne kender de nyeste udmeldinger fra relevante myndigheder
- Sikre, at medarbejderne oplyser om private rejser, herunder hjemkomsttidspunkt fra rejser særligt fra risikoområder, så arbejdsgiver kan tage konkret stilling til eventuel hjemsendelse
Det kan være fordelagtigt, at der er et vist personsammenfald mellem denne enhed og den i pkt. 5 foreslåede enhed til håndtering af eksterne relationer.
2. Vær proaktiv i forhold til jeres interne håndtering af eventuelle situationer
Håndtér så vidt muligt de kritiske situationer inden de opstår. Antallet af smittede danskere vokser stejlt, og alle virksomheder er i farezonen for, at en medarbejder bliver smittet med virussen eller anbringes i hjemmekarantæne.
En arbejdsgiver skal sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø ifølge arbejdsmiljøloven. Man bør som arbejdsgiver derfor tage stilling til, hvordan man sikrer, at medarbejdere ikke unødvendigt udsættes for smitterisiko.
Horten anbefaler, at der etableres interne retningslinjer for, hvordan de medarbejdermæssige aspekter af virussen håndteres, herunder mulighed for at arbejde hjemmefra, en kollegas smitte og hjemsendelse af medarbejdere.
Vi anbefaler, at virksomheder forsøger aktivt at optimere muligheden for etablering af hjemmearbejdspladser, og i videst muligt omfang udviser fleksibilitet i forhold til medarbejdernes mulighed for at arbejde fra hjemmet.
3. Få overblik over mulighederne for hjemmearbejde, lønkompensation, ferieafholdelse mv.
Regeringen anbefaler nu private arbejdsgivere at hjemsende medarbejdere, så vidt det er muligt. Der er dog som udgangspunkt op til den enkelte private virksomhed, om de vil hjemsende medarbejderne (visse virksomheder er dog blevet pålagt at holde lukket).
Regeringen har ligeledes indført forbud mod forsamlinger på mere end 10 personer. Som arbejdsgiver er man derfor forpligtet til at undgå, at medarbejdere forsamles i grupper på mere end 10 mennesker, herunder i kantiner, til møder og konferencer.
Mange virksomheder har allerede hjemsendt medarbejdere eller indført andre tiltag i forhold til medarbejderne. Det er vigtigt at holde sig opdateret på situationen. Regeringens nuværende tiltag varer foreløbigt til og med påsken 2020.
Regeringens tiltag og frygten for smitte gør i øvrigt, at mange medarbejdere udviser bekymring i forhold til at møde op på arbejdspladsen. Det er derfor af stor betydning, at virksomheden er bekendt med de regler der gælder for bl.a. løn under sygdom, karantæne og pålagt hjemmearbejde.
Medarbejderens rettigheder i forbindelse med fravær som følge af smitte med coronavirus vil følge de almindelige regler for sygefravær, som gælder for ansættelsesforholdet.
En medarbejder kan som udgangspunkt ikke nægte at møde på arbejde grundet frygt for smitte af ny coronavirus. Dette afhænger selvfølgelig af, hvorvidt der er en velbegrundet frygt for, at medarbejderens sikkerhed og sundhed er i fare. Omvendt kan en arbejdsgiver som følge af ledelsesretten nægte medarbejdere at møde på arbejde, herunder pålægge medarbejdere hjemmearbejde. Medarbejderen er som udgangspunkt berettiget til løn under hjemsendelsen.
Virksomheder, der er særligt hårdt ramt af den nuværende situation med COVID-19, kan, hvis de opfylder betingelserne, vælge at søge lønkompensation for hjemsendte medarbejdere.
Læs mere her: Tre nye tiltag fra regeringen skal forebygge afskedigelser.
Ansøgning om lønkompensation kan ske på virk.dk - klik her.
En medarbejder kan som udgangspunkt heller ikke udeblive fra arbejdet ved pasningsproblemer i forbindelse med de nye tiltag om, at skoler m.v. lukker. Det er medarbejderen selv, der skal sørge for at få børnene passet, så medarbejderen kan møde på arbejde.
Det anbefales, at man som arbejdsgiver finder en løsning sammen med medarbejdere, der bliver ramt af de nye tiltag om skolelukning, herunder med aftaler om hjemmearbejde, ferie eller afspadsering.
Ligeledes er medarbejderen selv ansvarlig for at komme frem til sit arbejde. En medarbejder kan derfor som udgangspunkt heller ikke blive hjemme, hvis fx offentlig transport lukker som følge af ny coronavirus. Det må igen anbefales, at man som arbejdsgiver finder en løsning med sine medarbejdere.
Varsling af ferieafholdelse for medarbejdere i forbindelse med hjemsendelse som følge af regeringens nye tiltag skal som udgangspunkt stadig ske i overensstemmelse med varslingsreglerne i ferieloven (dog ikke ferieafholdelse i forbindelse med lønkompensationsordningen). Varslingsreglerne kan fraviges ved særlige omstændigheder.
Det må forventes, at mange virksomheder kan komme i en situation, hvor der ikke er arbejde nok grundet fx mistede ordrer. En arbejdsgiver vil i sådanne tilfælde kunne varsle ferie til afholdelse straks. Dette afhænger selvfølgelig af den konkrete situation på virksomheden.
4. Få overblik over kritiske kontrakter og kunderelationer
Udviklingen af coronavirus kendes ikke, men baseret på forløbet indtil nu, er der al mulig grund til at udvise rettidig omhu.
Horten anbefaler, at virksomheder skaber sig et samlet overblik over sine kontrakter og kunde- eller leverandørrelationer m.v. for at kunne identificere dem, der er eller kan blive særligt kritiske for virksomheden, eller som frembyder risici for krav eller tab.
Det er vigtigt, at virksomheden har en nuanceret tilgang til opgaven med at skabe overblik over og vurdere sin position i den enkelte relation. Hver kontrakt og kunde- eller leverandørrelation kan i princippet have forskellige kommercielle og juridiske implikationer, som virksomheden skal tage i betragtning, når det konstateres, hvorledes coronavirus kan have eller få indflydelse på virksomheden.
Horten anbefaler, at virksomhederne ligeledes på baggrund af den systematiske tilgang danner sig et økonomisk overblik over sin eksponering for tab på større, kritiske kontrakter.
5. Etablér et beredskab til håndtering af klient- og kunderelationer
Horten erfarer tydeligt, hvordan mange virksomheder modtager henvendelser eller krav om ophævelse af aftaler, manglende leverancer og spørgsmål om refusion af allerede betalte deposita og andre beløb. Mange virksomheder oplever også selv behov eller ønske om at komme ud af indgåede aftaler.
Horten anbefaler, at virksomheder etablerer et beredskab til at håndtere disse kritiske situationer i relation til kunder og eksterne samarbejdspartnere.
For at effektivisere og ensarte behandlingen af henvendelser og ekstern kommunikation, anbefaler vi, at beredskabet i videst muligt omfang tildeles mandat til at træffe definitive beslutninger om annullation eller modifikation af indgåede aftaler. Det er af yderste vigtighed, at enhedens beslutninger dokumenteres og kommunikeres på en betryggende måde til ledelsen og relevante personer i virksomheden.
Der er et meget stort konfliktpotentiale i sammenhæng med coronavirus, som i vid udstrækning vil handle om placering af tab og risici. Beredskabet bør derfor have et særligt blik for, hvordan virksomhedens procesrisiko vil være i de forskellige udfaldsrum, som beredskabet skal vælge imellem.
Det kan i visse tilfælde være fordelagtigt, at der er personsammenfald mellem denne enhed og den i pkt. 1 foreslåede enhed til håndtering af interne forhold.
6. Kommuniker jeres håndtering af eksterne relationer internt
Coronavirus og alle dens økonomiske og juridiske konsekvenser vil for de fleste være overvældende. Hvis der ikke oprettes et beslutningsdygtigt og centralt beredskab til behandling af eksterne relationer, overlades dette til den enkelte medarbejder.
Horten anbefaler i den situation, at virksomheder giver medarbejderne adgang til grundlæggende oplysninger om og retningslinjer for håndtering af virksomhedens eksterne relationer.
7. Kan Coronavirus betragtes som force majeure?
Vi oplever et stort antal henvendelser om, hvorvidt coronavirus kan betragtes som force majeure. Interessen skyldes primært, at en kontraktpart ikke er erstatningsansvarlig, hvis denne ikke kan opfylde en kontrakt som følge af force majeure.
En vurdering af, om der foreligger force majeure, skal tage udgangspunkt i den konkrete kontrakt, hvis den indeholder en bestemmelse om det. Fortolkningen af en klausul vil afhænge af, om kontrakten er underlagt dansk ret eller fremmed ret.
Hvis kontrakten ikke indeholder en klausul og er underlagt dansk ret, vil en vurdering ske på grundlag af dansk rets almindelige force majeure-begreb.
I dansk ret er force majeure-begrebet en samlebetegnelse for ekstraordinære, udefrakommende, uforudsigelige begivenheder, der gør opfyldelsen af en parts forpligtelser umulig (og ikke bare mere besværligt eller dyrere). Et typisk eksempel på force majeure er en naturkatastrofe, der tilintetgør f.eks. en leverandørs produktionsfaciliteter af en specifik vare (som leverandøren ikke kan skaffes fra en anden producent/underleverandør). Et andet eksempel kan formentlig være et nyt, uforudset bindende myndighedspåbud.
Horten anbefaler derfor, at virksomheder – inden man afsender eller besvarer henvendelser omkring force majeure – foretager en nøje gennemgang af den konkrete kontrakt og de øvrige kontraktdokumenter.
Ved gennemgangen af kontrakten bør virksomhederne identificere følgende:
- Hvori består parternes gensidige forpligtelse?
- Indeholder kontrakten en force majeure klausul, og i så fald kan coronavirus rummes inden for klausulens ordlyd?
- Udgør coronavirus – eller eventuelle følger af denne – en reel og ubetinget hindring for opfyldelse af kontrakten?
For at en part skal kunne påberåbe sig force majeure, skal umuligheden knytte sig til den konkrete ydelse. Hvis ydelsen bliver overflødig som en afledt konsekvens af fordi en force majeure-begivenhed, fritager ikke parterne fra forpligtelsen til at udveksle ydelser, typisk en leverance mod betaling.
En kontraktpart skal straks underrette den anden om forholdet med en redegørelse for, hvorfor coronavirus-udbruddet har forårsaget, at det er umuligt at opfylde kontrakten, og hvor lang tid det antages, at umuligheden vil foreligge.
Retsvirkningerne af, at der foreligger force majeure, ikke er helt klare, anbefaler vi, at kontraktparterne i en force majeure-situation konkret aftaler, hvorledes force majeure-situationen skal håndteres, og hvad retsvirkningerne af den, skal være mellem parterne.
Parterne har desuden en forpligtelse til at begrænse et eventuelt tab for den anden kontraktpart.
Virksomheden kan gå med til eller få accept af, at ydelser bortfalder eller fastholdes.
Men vi anbefaler, at parterne prioriterer et forsøg på at modificere kontrakten og tilpasse den omstændighederne, lave en plan for det optimale samlede udfald og vilkårene herfor.
8. Følg anbefalinger og retningslinjer fra myndighederne
Indtil nu har den danske regering formuleret "anbefalinger" til danske virksomheder og institutioner, samt borgere. Men fra mandag den 16. marts 2020 forventes det, at der er skabt lovhjemmel (i Epidemiloven) for disse foranstaltninger.
Foruden de af myndighederne udstedte anbefalinger og retningslinjer oplever vi, at flere virksomheder stiller krav til adfærd og forholdsregler hos deres samarbejdspartnere.
Horten anbefaler, at virksomheder undersøger, om det er relevant at indgå supplerende aftaler med samarbejdspartnere om forholdsregler og retningslinjer, som præcist adresserer coronavirus og den periode, som forventes at være påvirket af pandemien.
Det vil på sigt være af betydning for ansvarsvurderingen i forbindelse med eventuelle erstatningsretlige krav, at der er udvist en adfærd, der har levet op til de krav, som myndigheder og aftaler har dikteret. Det kan heller ikke udelukkes, at dette vil kunne spille ind på forsikringsretlige forhold.
9. Indgåelse af nye kontrakter: overhold sælgers loyale oplysningspligt
Optræder en virksomhed som sælger i forbindelse med indgåelse af kommercielle kontrakter (eller transaktioner, herunder ejendoms- og virksomhedstransaktioner), bør virksomheden iagttage sin loyale oplysningspligt i forhold til coronavirus-relaterede udfordringer.
Horten anbefaler derfor, at virksomheden loyalt oplyser om udfordringer eller potentielle udfordringer med leverancer (uanset om det er varer eller tjenesteydelser), eller andre risici, der er forbundet med sælgers opfyldelse af sin kontraktmæssige forpligtelser.
Undladelse af loyalt at oplyse køber om relevante forhold kan resultere i, at sælger ifalder et erstatningsansvar over for køber.
10. Forbered og tilrettelæg beslutninger om finansiel styring af virksomheden under uforudsete forhold
Horten anbefaler, at virksomheder gennemanalyserer og tilrettelægger virksomhedens finansielle beredskab og styring i den fremtid, der vil være præget af uforudsete forhold.
Selv i disse situationer gælder reglerne for det personlige ledelsesansvar i forhold til virksomhedens kapitalberedskab på både kort og længere sigt. Der vil være behov for og pligt til at overveje og tage stilling til finansieringskapacitet, og der kan være behov for forhandlinger med kreditorer om temporære foranstaltninger m.v.
Erhvervsministeren har på et pressemøde tirsdag 10. marts 2020 berettet, at banksektoren er åbne for at vise særlig forståelse for erhvervslivet i henhold til likviditetsproblemer som følge af coronavirus. Det og statslige støtteordninger, der måtte blive gennemført, bør naturligvis udnyttes.
For børsnoterede virksomheder vil der gælde særlige krav til oplysning om, hvorledes virksomheden påvirkes af coronavirus økonomisk og markedsmæssigt.