Reglerne om partsrepræsentation gælder – ligesom de øvrige regler i forvaltningsretten – også digitalt, og sådan har det været i snart 30 år. Folketingets Ombudsmand har 14. december 2021 udsendt en nyhed, hvor det endnu engang fremgår, at reglerne om partsrepræsentation også skal kunne opfyldes digitalt.
Ombudsmandens udmelding sker i forbindelse med, at denne har lavet en undersøgelse af Skatteforvaltningens it-systemer. Af undersøgelsen fremgår det, at fem afgørelsessystemer på skatteområdet ikke i tilstrækkeligt omfang giver mulighed for at benytte en partsrepræsentant.
Ombudsmanden blev opmærksom på, at det i nogle af Skatteforvaltningens ældre it- og sagsbehandlingssystemer teknisk ikke er muligt at registrere, at en borger eller virksomhed ønsker at benytte en partsrepræsentant.
Det er i systemerne heller ikke muligt at indrette kommunikationen med borgeren, så den tager højde for, at der er en partsrepræsentant. Afgørelser og andre breve fra Skatteforvaltningen kommunikeres via disse systemer således enten kun til borgeren eller til både borgeren og partsrepræsentanten.
Folketingets Ombudsmand har udtalt, at ikke mindst på skatteområdet, hvor sagerne kan være både komplicerede og have stor økonomisk betydning for borgere og virksomheder, er det centralt, at man som part kan lade sig repræsentere af andre i overensstemmelse med de forvaltningsretlige regler. Ombudsmanden har givet udtryk for, at det er meget beklageligt, at nogle af Skatteforvaltningens it-systemer ikke fuldt ud giver mulighed for at lade andre – fx en advokat eller revisor – varetage borgerens interesse.
Skattestyrelsen har nu oplyst, at Skatteforvaltningen vil arbejde på at klarlægge behovet for tilpasninger af Skatteforvaltningens eksisterende it-systemer og muligheden for at kompensere for problemerne.
Hvad indebærer retten til partsrepræsentation i en digital kontekst?
Retten til partsrepræsentation er en af de grundlæggende rettigheder i forvaltningsretten. Det betyder, at når man som borger eller virksomhed har en sag i det offentlige, har man i almindelighed ret til at lade sig repræsentere af en anden. Denne ret gælder også i sager, hvor sagsbehandlingen er helt eller delvist digitaliseret. Det kan fx være, hvor kommunikationen mellem myndigheden og borgeren skal ske via et digitalt selvbetjeningssystem. Her skal det være muligt for en partsrepræsentant både at indgive ansøgningen, klagen mv. og sidenhen at fremsende og modtage kommunikation på borgerens eller virksomhedens vegne.
For at dette skal kunne opfyldes i praksis, skal forvaltningsretten tænkes ind i den digitale selvbetjeningsløsning fra start. Det fremgår også af FOB 2014-24 om EFI. Det er således vigtigt at overveje kravene til partsrepræsentation allerede i analysefasen af et it-projekt. Kun undtagelsesvist kan myndigheden opfylde retten til partsrepræsentation ved manuel sagsbehandling og vejledning om denne mulighed (et såkaldt analogt nødspor).
Det forhold, at Skattestyrelsen vil kompensere for den manglende indbygning af rettigheden for systemet, tyder på, at det netop er muligt at bruge undtagelsen om analoge nødspor, hvis det ikke er muligt at tilpasse det eksisterende, ældre it-system.
Med ombudsmandens nyhed kan gældende ret for digital partsrepræsentation opsummeres på følgende måde:
- For nye it-systemer, der bliver indkøbt eller udviklet på nuværende tidspunkt, skal retten til partsrepræsentation bygges ind i it-systemet i overensstemmelse med princippet om forvaltningsret by design. Analoge nødspor bør undgås.
- For eksisterende (ældre) it-systemer skal retten til partsrepræsentation i udgangspunktet også kunne opfyldes digitalt, og det skal afdækkes, om it-systemerne kan tilpasses hertil. Hvis det ikke er muligt, at der kompenseres herfor ved analoge nødspor.
Fem gode råd
- Lav et tjek af, om dine eksisterende it-systemer lever op til de forvaltningsretlige krav.
- Hvis ovenstående viser sig ikke at være tilfældet, skal det afdækkes, om it-systemet kan tilpasses til at opfylde kravene.
- Hvis systemet ikke kan tilpasses, skal der etableres et analogt nødspor. Et analogt nødspor kan helt konkret laves ved en sagsgang, hvor parten fritages for brug af en digital selvbetjeningsløsning og via partsrepræsentanten kommunikerer analogt.
- Husk at vejlede på en let tilgængelig måde om muligheden for at anvende det analoge nødspor.
- Husk løbende at føre tilsyn med, at selvbetjeningsløsningen og evt. det analoge nødspor rent faktisk lever op til kravene om ret til partsrepræsentation.