Ordregiver har en vid adgang til at annullere udbud helt frem til kontraktindgåelsen. Konkret er ordregiver berettiget til at aflyse et udbud, medmindre det konkret strider mod fællesskabsrettens grundlæggende principper, herunder gennemsigtighedsprincippet og ligebehandlingsprincippet, eller annullationen i øvrigt må anses som usaglig.
Det betyder også, at der ikke er en kontraheringspligt for ordregiver, og ordregiver har derfor mulighed for at gå tilbage og starte forfra, hvis der opstår udfordringer i løbet af udbudsprocessen.
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har den 22. januar 2019 offentliggjort en analyse af danske EU-udbud i perioden 2016-2017. Styrelsen har i analysen undersøgt årsagen til, at udbud annulleres, hvornår i udbudsprocessen annullationerne finder sted, og hvad der efterfølgende sker med de annullerede udbud.
Fejl i udbudsmaterialet og behov for ændringer
Styrelsens analyse viser, at ca. 25 % af danske annullationer sker fordi udbudsmaterialet indeholder fejl. Yderligere 16 % annulleres, fordi det viser sig, at ordregiver har behov for at foretage ændringer i materialet. Som det fremgår af analysen kan det være et resultat af, at udbuddene ikke er forberedt på tilstrækkelig vis.
Ordregivers annullation af udbud med det formål at forbedre udbudsmaterialet vil i langt de fleste tilfælde være både fordyrende og forsinkende. Det kunne i mange tilfælde have været undgået ved en større grad af markedsafdækning, inddragelse af fagpersoner og en større grundighed ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet.
Det kan endvidere overvejes, om omfanget af annullationer kunne have været mindre, såfremt ordregiver havde udnyttet udbudslovens adgang til at foretage (ikke-grundlæggende) ændringer af udbudsmaterialet i løbet af processen.
Problemer med tilbuddenes konditionsmæssighed
Rapporten viser endvidere, at ca. 15 % af annullationerne sker, fordi ingen af de indkomne tilbud var konditionsmæssige. Eksempelvis kan det vise sig, at tilbuddene ikke lever op til de krav, ordregiver stiller i udbudsmaterialet, mangler dokumentation, eller at oplysninger i tilbuddet var behæftet med fejl og mangler.
Det er bemærkelsesværdigt, at så mange udbud annulleres på grund af, at ingen af tilbuddene er konditionsmæssige. Tendensen viser, at tilbudsgiverne ofte kan have udfordringer ved at udarbejde tilbud.