To kommuner sendte fejlagtigt breve til børn i stedet for forældre. Kommuner bør overveje, om it-systemerne til digital sagsbehandling skal have særlige funktioner for at kunne håndtere reglerne om partsstatus og forældremyndighed, så den slags fejl undgås.
En udtalelse fra Folketingets Ombudsmand om digital sagsbehandling og partsbegrebet illustrerer nogle af de udfordringer, som digital sagsbehandling giver kommunerne, samt vigtigheden af at det forvaltningsretlige partsbegreb overvejes ved brug af digitale løsninger. Partsbegrebet er ikke defineret i forvaltningsloven, og begrebet skal derfor forstås i overensstemmelse med forarbejder og praksis. Begrebet er teknologineutralt og reglerne for, hvem der er part, skal kunne overholdes, også når myndigheden anvender digital sagsbehandling.
Brev fra kommunen var formuleret til mindreårige
Ombudsmanden har af egen drift rejst en sag mod en kommune i forlængelse af, at kommunen sendte et brev til et treårigt barn, hvis mor havde indgivet en ansøgning om boligskift og dækning af merudgifter. Brevet var i sin ordlyd også formuleret til barnet. Sagen er ikke den første af sin slags, da ombudsmanden tidligere har behandlet en lignende sag, hvor en kommune, i forbindelse med en ansøgning om hjælpemidler, sendte korrespondance til en person under 18 år frem for forældremyndighedsindehaveren.
I den nye sag skulle moderen have stået som modtager af brevet fra kommunen. Børn og unge under 18 år kan være parter på samme måde som myndige personer, hvis de har den fornødne modenhed, men den mindreåriges partsbeføjelser udøves som udgangspunkt af forældremyndighedsindehaveren. Det følger af forældreansvarsloven, hvoraf det også fremgår, at forældremyndighedsindehaveren skal have mulighed for at varetage barnets interesser og behov som legal partsrepræsentant.
Kommunen har efterfølgende taget skridt til at forhindre sådanne fejl, og ombudsmanden har ikke foretaget sig yderligere.
Gode råd til digital sagsbehandling
- Overvej fra start, om it-systemet skal have særlige funktioner for at kunne håndtere de forvaltningsretlige regler om partsstatus og forældremyndighed. Det kan gøres i en forvaltningsretlig konsekvensanalyse.
- Det kan også være en fordel at overveje, om it-systemet i henhold til princippet om "forvaltningsret by design" bør understøtte, at en myndighed ikke sender breve i strid med reglerne, fx ved at systemet hindrer udsendelse af digitale breve direkte til børn, der har en alder, hvor de normalt ikke er habile til at varetage egen sag.
- Husk at afse tid og relevante ressourcer til at teste systemet, så fejl som disse undgås.