COVID-19 har skabt en række udfordringer i forbindelse med afholdelse af generalforsamlinger. Særligt har forsamlingsforbuddet vanskeliggjort - eller helt umuliggjort - selskabernes mulighed for at aflægge årsrapport.
Der har indtil for ganske nyligt ikke været hjemmel i selskabs- eller årsregnskabsloven til at fravige reglerne om aflæggelse af årsrapport, men Folketinget vedtog den 2. april 2020 en hastelov, der giver Erhvervsministeren adgang til at fastsætte regler om fravigelse af visse selskabs- og regnskabsretlige regler.
Det vil sige, at fristforlængelsen ikke følger af loven, men derimod af Erhvervsministerens bekendtgørelse udstedt i medfør af bemyndigelsen indeholdt i hasteloven.
Erhvervsministeren har netop udnyttet bemyndigelsen i hasteloven og udnyttet den i nær overensstemmelse med bemærkningerne til lovforslaget. Det har mere præcist ført til, at Erhvervsministeren har fastsat nye regler:
- Fristen for indsendelse af årsrapporten forlænges med tre måneder.
- Det skal være muligt for selskabets ledelse at fravige bestemmelser i vedtægterne, uden at generalforsamlingen træffer beslutning om en vedtægtsændring.
Fristen for indsendelse af årsrapporten forlænges med tre måneder
Godkendelse og indsendelse af årsrapporten er et centralt punkt på dagsordenen for den ordinære generalforsamling i danske selskaber. Dette skyldes blandt andet, at den godkendte årsrapport efter de regler, som hidtil har været gældende, skal indsendes, så den er modtaget i Erhvervsstyrelsen senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning (dog undtagen børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber, som skal indsende årsrapporten senest fire måneder efter regnskabsårets udløb).
Dette betyder konkret, at de selskaber, som har kalenderåret som regnskabsår, skal indsende årsrapporten til Erhvervsstyrelsen senest den 31. maj.
Med den netop bekendtgjorte forlængelse af fristen gælder nu for danske ikke-børsnoterede selskaber, hvis regnskabsår afsluttes i perioden fra den 31. oktober 2019 til og med den 30. april 2020, at årsrapporten skal være modtaget i Erhvervsstyrelsen senest otte måneder efter regnskabsårets udløb.
Det betyder for eksempel, at for ikke-børsnoterede selskaber, der har kalenderåret som regnskabsår, skal årsrapporten for 2019 være modtaget i Erhvervsstyrelsen senest den 31. august 2020.
Hvis forsamlingsforbuddet forlænges, kan selskaber yderligere udskyde indsendelsen af årsrapporter til senest otte uger efter ophør af forsamlingsforbuddet. Det er dog kun muligt, hvis selskabet ikke har mulighed for at afholde generalforsamlingen uden at komme i strid med det til den tid gældende forsamlingsforbud. En virksomhed, der ønsker at benytte denne mulighed og dermed aflægge årsrapporten senere end otte måneder efter regnskabsårets udløb, er forpligtet til at give Erhvervsstyrelsen underretning herom på indberet@erst.dk senest ved udløbet af ottemåneders fristen.
Det er centralt at bemærke, at den nye fristforlængelse gælder uanset de konkrete forhold i det pågældende selskab. Fristforlængelsen er således ikke betinget af, hvorvidt selskabet konkret har mulighed for at godkende og indsende årsrapporten rettidigt. Fristforlængelsen vil derfor få betydning både for de selskaber, der som følge af COVID-19 ikke har mulighed for at afholde ordinær generalforsamling i tide, og for de selskaber, hvor afholdelse af generalforsamling vil være muligt – eksempelvis fordi der er under ti kapitalejere i selskabet, eller fordi vedtægterne tillader delvis eller fuldstændig elektronisk generalforsamling.
Mulighed for at fravige vedtægtsbestemmelser
Den udstedte bekendtgørelse indeholder, foruden regler om forlængelse af fristen for indsendelse af årsrapporten, en adgang for selskabets ledelse til at fravige vedtægtsbestemte regler for generalforsamlingens afvikling, uden at der træffes beslutning om en egentlig vedtægtsændring på generalforsamlingen.
Selskabet kan eksempelvis i vedtægterne have fastsat, at generalforsamlingen skal afholdes en bestemt måned eller et bestemt sted, eller at der gælder bestemte frister for indkaldelse.
Bekendtgørelsen og den heri indeholdte mulighed for at udskyde fristen for at indsende årsrapport og fravige vedtægtsbestemmelser træder i kraft den 8. april 2020 og vil automatisk ophøre den 1. januar 2021.