Dynamiske indkøbssystemer ses i dag anvendt af eksempelvis indkøbscentraler, som etablerer og faciliterer systemerne til brug for de tilsluttede ordregivere. Ordningen er dog langt fra udbredt, og der ses ikke mange eksempler på fællesudbud af dynamiske indkøbssystemer blandt de kommunale indkøbsfællesskaber.
Dynamiske indkøbssystemer er reguleret i udbudslovens §§ 101 – 108 og kan bedst beskrives som en åben rammeaftale, hvor leverandører kan søge om optagelse i hele indkøbssystemets levetid – som i princippet kan være uendeligt.
Dynamiske indkøbssystemer kan anvendes til alle former for indkøb, men er tiltænkt standardiserede indkøb. Typisk vil et dynamisk indkøbssystem indeholde flere ydelseskategorier, som der løbende kan trækkes på.
Rent processuelt er et dynamisk indkøbssystem bygget op som et begrænset udbud, hvor der først gennemføres en prækvalifikation, hvor interesserede leverandører kan søge om optagelse i systemet. Til forskel fra et begrænset udbud, så vil alle egnede ansøgere blive optaget i et dynamisk indkøbssystem. Nye leverandører kan desuden løbende optages efter etableringen af det dynamiske indkøbssystem, så længe leverandørerne opfylder ordregivers mindstekrav.
Når systemet er etableret, har ordregiver mulighed for at gennemføre konkrete indkøb ved at opfordre samtlige leverandører til at afgive tilbud. Selve tildelingen skal ske på grundlag af de tildelingskriterier og den evalueringsmetode, som blev fastsat ved oprettelsen af det dynamiske indkøbssystem. Ordregiver har dog mulighed for at præcisere kriterierne for tildeling i forbindelse med de konkrete indkøb.
Den samlede processuelle opbygning af et dynamisk indkøbssystem kan illustreres som følger:
Procesøkonomi
Dynamiske indkøbssystemer adskiller sig fra de gængse udbudsprocedurer på en række punkter. I relation til det procesøkonomiske er det værd at bemærke, at dynamiske indkøbssystemers ubegrænsede varighed medfører et stort potentiale og minimerer transaktionsomkostningerne. Når det dynamiske indkøbssystem først er etableret, vil der således kunne foretages konkrete indkøb over en lang årrække.
Fleksibilitet
Fleksibiliteten ved at kunne anvende flere ydelseskategorier – samt muligheden for at præcisere tildelingskriterierne – bidrager til at fremtidssikre det dynamiske indkøbssystem til ordregivers ønsker og behovsændringer.
Ordregivere har desuden mulighed for at foretage konkrete indkøb hurtigere end ellers, idet minimumsfristen for indlevering af tilbud alene er 10 dage – altså ca. en tredjedel af, hvad der følger af de “almindelige” udbudsprocedurer.
Et åbent marked
Dynamiske indkøbssystemers løbende optag af nye leverandører skaber generelt gode forudsætninger for markedet. Således er det muligt for leverandører at blive optaget i systemet, hvorefter der kan bydes på de opgaver, som leverandøren finder interessante. Nyopstartede virksomheder kan endvidere blive optaget løbende – eventuelt i takt med at de bliver “modnet” til at være leverandør til det offentlige. På samme vis kan leverandørerne få adgang til offentlige udbud på en let og fleksibel måde, hvor de har mulighed for at byde på opgaver løbende – uden at de forpligter sig på samme måde, som tilfældet havde været på en almindelig rammeaftale.
Ved optagelsen i et dynamisk indkøbssystem “sparer” virksomhederne også en lang række udgifter, som potentielt kunne være afholdt i forbindelse med løbende at søge prækvalifikation, gennemgå udbudsmaterialer mv. – alt sammen fordi udbudsforretningen har et langsigtet og varigt forløb.
Horten Dynamic
Horten har udviklet et koncept for udbud via dynamiske indkøbssystemer, hvor ordregivere får hjælp til både etableringen af det dynamiske indkøbssystem samt de efterfølgende konkrete indkøb.
Horten faciliterer herudover den elektroniske proces, som gennemføres på www.udbuddet.dk, ligesom Horten har udarbejdet de grundlæggende paradigmer til brug for gennemførelsen af udbudsprocessen, herunder bl.a. udbudsbetingelser, kravsspecifikation, ydelsesbeskrivelser, evalueringsrapport og udkast til kontrakt.