Hvordan kan kommuner arbejde med CSR i udbud?

Der er i den offentlige debat stort fokus på de vilkår, som varer, tjenesteydelser og anlægsopgaver produceres og leveres på. Ofte anvendes udtrykket “Corporate Social Responsibility” eller CSR om de hensyn, der knytter sig til andet end kerneydelsen. CSR dækker over en bred vifte af krav, der om­handler bl.a. overholdelse af menneske­rettigheder, sikring af arbejdstagerrettigheder, miljøbeskyttelse og bæredygtighed, samt arbejds- og uddannelsesklausuler. Det er mere “bløde” krav, som ikke omhandler selve kontraktens kerneydelse, men derimod de forhold, varen eller tjenesteydelsen er produceret og leveret under.

De fleste kommuner har truffet politisk beslutning om at inddrage CSR i samarbejdet med private aktører. Som offentlig ordregiver har kommunerne i henhold til praksis mulighed for at gå forrest som rollemodel i forhold til at tage et etisk og socialt samfundsansvar, og kommunerne kan ved at videreføre krav til deres leverandører bruge deres rolle som indkøber til at fremme disse samfundsmæssige interesser.

Hensynene bag CSR kan blandt andet fremmes ved, at kommunerne bruger CSR-vilkår (sociale klausuler), når de indgår aftale med private aktører. CSR-vilkårene forpligter den private leverandør til at efterleve nærmere fastsatte krav til fx arbejdstagerrettigheder, miljø mv.

Udfordringer

Kommunerne oplever jævnligt, at CSR-vilkår kan være vanskelige at anvende i praksis. Hvilke krav må kommunen stille? Hvordan formuleres vilkårene, så de er operationelle? Hvordan sikres det, at vilkårene bliver overholdt? Og hvad gør man, hvis leverandørerne ikke lever op til kravene?

Det første element bør være, at man som kommune forud for sit indkøb nøje overvejer, hvilke CSR-vilkår der er relevante i forhold til den konkrete kontrakt, og om disse vilkår er proportionale. Her må det indgå, hvilket (i kommunalretlig henseende) sagligt hensyn, der bærer det enkelte vilkår – husk, at Social- og Indenrigs­ministeriets udtalelse om Fair Trade fra 2013 kan give et nyttigt indblik i de retlige rammer. Derudover må det overvejes, hvordan man opnår den ønskede effekt, og om markedet i det hele taget kan levere ydelsen i overensstemmelse med de indsatte vilkår. Det er også afgørende, at der internt i kommunen afsættes de nødvendige ressourcer til den løbende overvågning og opfølgning på CSR-vilkårene.

Vilkårene skal udformes, så det står klart for leverandøren og for ordregiver selv, hvad de indebærer, og hvordan ordregiver vil følge op på, om vilkårene overholdes. Som ordregiver er det derfor vigtigt på forhånd at tænke hele aftaleforløbet igennem og tage højde for den situation, hvor det viser sig, at leverandøren ikke lever op til vilkårene. Hvilke konsekvenser skal det have, hvis CSR-vilkårene ikke overholdes, skal det kunne føre til en ophævelse af den samlede kontrakt, eller skal CSR-vilkårene være bodsbelagte mv.? Det er erfaringen, at ophævelse i mange tilfælde ikke vil være egnet, særligt i de tilfælde, hvor kommunen er forpligtet til at sørge for den ydelse, som leverandøren yder for kommunen.

Opfyldelsen af CSR-vilkårene kan ind­tænkes i udbudsprocessen som et element, tilbudsgiverne konkurrerer på opfyldelsen af. Fx er det ikke usædvanligt i udbud af møbler at lade anvendelse af bæredygtigt materiale og muligheden for genanvendelse af materialer indgå som en del af konkurrenceparametrene.

Kommunen skal generelt være opmærksom på, at vilkårene skal knytte sig til den aktuelle kontrakt. Det er således ikke muligt at fastsætte et vilkår, der retter sig mod, hvordan virksomheden leverer sine ydelser til andre kunder.

Gode råd, når man arbejder med CSR-vilkår:

• Hvilken ydelse omhandler kontrakten, og hvordan ser det konkrete marked ud? Er det fx et marked, som er vant til at arbejde med CSR, eller er det et marked, hvor CSR er forholdsvis nyt og uprøvet, og er der derfor behov for en mere uddybende forklaring?
• Hvilke hensyn skal vilkåret konkret tilgodese? Vær opmærksom på ikke ”blindt” at bruge standardvilkår. Ligesom for alle andre kontraktvilkår gælder det, at CSR-vilkårene skal være “passende” og “proportionale” i forhold til den konkrete kontrakt.
• Hvilket sagligt hensyn ligger til grund for vilkåret? Er der en generel almennyttig interesse i det, eller har det – fx ved krav om særlige ansættelsesvilkår – reelt til formål at give de enkelte medarbejdere en gunstig stilling?
• Formuler vilkåret, så det er klart for leverandører og myndighed, hvad det indebærer. Det er væsentligt for virksomhederne at kunne forstå omfanget, både i forbindelse med en eventuel tilbudsafgivning, men også i det efterfølgende kontraktforhold.
• Formuler vilkåret, så det er muligt at følge op på, om leverandørerne lever op til det.
• Overvej hvilke konsekvenser det skal have, hvis leverandøren ikke lever op til vilkåret, og om din organisation er gearet til det.

Vidste du

• At “Corporate Social Responsibility” (CSR) er betegnelsen for virksomheders arbejde med at integrere sociale og miljømæssige hensyn i deres forretnings aktiviteter og i deres interaktion med andre?
• At CSR som dansk begreb defineres som “virksomheders samfundsansvar”?
• At Erhvervsministeriet, Nordisk Ministerråd og DI har lavet et værktøj om CSR: csrkompasset.dk
• At der er udarbejdet internationale retningslinjer for samfundsansvar, blandt andet FN’s Retningslinjer for Menneskerettigheder og Erhvervsliv (UNGP) og OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder, som gælder bådeoffentlige og private virksomheder?
• At der siden 1. november 2012 har været etableret en mæglings- og klageinstitution for ansvarlig virksomhedsadfærd (MKI), der behandler klager over danske offentlige og private virksomheders adfærd i udlandet, og som påser overholdelsen af OECD’s retningslinjer om ansvarlig virksomhedsadfærd?
• At MKI siden dets oprettelse kun har realitetsbehandlet én sag, og at Erhvervsministeriet derfor netop har igangsat et arbejde, der skal se på, om man kan få udbredt kendskabet til nævnet og få forenklet klageprocessen?
• Du kan finde flere informationer her: virksomhedsadfaerd.dk.