Når en myndighed indgiver en politianmeldelse, er det en god idé fra start at foretage en række juridiske og praktiske overvejelser, så man fra begyndelsen kan understøtte håndteringen af aktindsigtssager og de registreredes rettigheder. Det drejer sig bl.a. om journalisering, oplysningspligten efter databeskyttelsesretten og hensynet til fortrolighed. Artiklen belyser de centrale skridt og overvejelser, der opstår fra det øjeblik, hvor en offentlig myndighed indgiver en politianmeldelse, og når myndigheden eventuelt skal behandle en anmodning om aktindsigt.
Orden i sagerne: Journalisering ved politianmeldelser
Når en offentlig myndighed indleder (overvejelser om) at indgive en politianmeldelse, skal myndigheden opretholde en klar og struktureret håndtering af de tilhørende dokumenter. Det gode råd er at starte med korrekt journalisering.
Det første skridt er at oprette en særskilt sag om politianmeldelsen i journalsystemet. I sagen om politianmeldelsen samles alle relevante dokumenter, der vedrører overvejelserne om politianmeldelsen. Det kan fx omfatte:
- Interne notater: Dokumenter, der beskriver grundlaget for politianmeldelsen, herunder analyser, vurderinger og andre oplysninger, som myndigheden har lagt vægt på.
- Billed- og dokumentationsmateriale: Enhver form for visuel eller skriftlig dokumentation, der understøtter politianmeldelsen, som fx billeder eller rapporter, der er centrale for anmeldelsens indhold.
- Korrespondance med politiet: Kommunikation, der opstår som en del af samarbejdet med politiet, fx forespørgsler eller overdragelse af bevismateriale.
Sagen om politianmeldelsen kan myndigheden også anvende til at journalisere løbende korrespondance med politiet. Den kan også bruge sagen til at journalisere telefonnotater med oplysninger fra samtaler med politiet etc.
Det er vigtigt at dokumentere alle relevante oplysninger i sagen om politianmeldelsen. At samle materialet i én sag sikrer overblikket, og det gør håndtering af aktindsigtssager i politianmeldelsen nemmere (se hertil nedenfor).
Ved siden af denne sag om politianmeldelsen vil der typisk være en administrativ sag, fx en sag om kontrol eller tilsyn med en bygning eller en sag om en underretning om et barn i mistrivsel. Denne sag kan indeholde oplysninger eller dokumenter, som også findes i sagen om politianmeldelsen.
Det er væsentligt også at være opmærksom på reglerne om fortrolighed. Sagen om politianmeldelsen mv. må kun være tilgængelig for relevante medarbejdere. Husk derfor også at bruge journalsystemets rolle- og rettighedsstyring til at sikre, at kun relevante medarbejdere har adgang til sagen.
Orientering af borgeren: Hvornår kan oplysningspligten undlades?
Når en offentlig myndighed politianmelder en borger, skal myndigheden overveje, om denne borger, jf. oplysningspligten i databeskyttelsesforordningen, skal have information om, at myndigheden behandler vedkommendes personoplysninger og videregiver oplysninger til politiet. I nogle tilfælde, særligt ved politianmeldelser, kan myndigheden undlade at give denne information, hvis det vurderes, at det vil forstyrre politiets arbejde eller bringe andre involverede i fare. Det er derfor vigtigt at overveje situationen nøje, inden man beslutter, om man skal informere en borger om behandlingen af personoplysninger.
Hvis myndigheden er i tvivl om, hvorvidt det kan skade efterforskningen, kan det anbefales at kontakte politiet for at få politiets vurdering af, om en underretning til borgeren kan have en negativ indflydelse på efterforskningen. Politiet kan således foretage en faglig vurdering af, om oplysning til borgeren vil forstyrre en igangværende eller fremtidig efterforskning, fx ved at advare vedkommende om at sagen findes, hvilket kan skabe risiko for, at beviserne bliver ødelagt.
Når politiet har givet deres vurdering, skal myndigheden foretage en konkret afvejning af borgerens ret til at blive informeret over for hensynet til forebyggelse, efterforskning, afsløring eller retsforfølgning af strafbare handlinger. Ved sager, der fx vedrører overgreb på en person, skal myndigheden tage hensyn til og vurdere sikkerheden for de involverede parter. Myndigheden kan ved vurderingen af, om oplysningspligten skal opfyldes, således også lægge vægt på, om en oplysning kan skabe en risiko for de involverede, fx for at blive udsat for chikane eller repressalier.
Myndigheden afslutter processen ved at dokumentere oplysninger og overvejelserne herom i overensstemmelse med kravene om dokumentation i databeskyttelsesretten og offentlighedslovens §§ 13 og 15. Dette omfatter både politiets input og myndighedens egne overvejelser. Dokumentationen er afgørende for at skabe gennemsigtighed og gør det også lettere at forklare beslutningen, hvis den efterfølgende bliver genstand for klage eller kontrol fra fx Datatilsynet.
Det er altså afgørende, at myndigheden foretager en individuel vurdering i hver enkelt sag, hvor den inddrager alle relevante hensyn og oplysninger.
Håndtering af aktindsigt: Administrative sager og politianmeldelser
En borger kan anmode om indsigt i sine egne oplysninger eller aktindsigt i dokumenterne i øvrigt.
Når en offentlig myndighed behandler anmodninger om aktindsigt, afhænger vurderingen heraf bl.a. af, om anmodningen vedrører en sag, der i sin helhed kan undtages fra aktindsigt. Her er det vigtigt at skelne mellem den administrative sag og politianmeldelsessagen:
- Den administrative sag: Her skal myndigheden anvende offentlighedsloven eller forvaltningslovens almindelige regler om undtagelse af dokumenter og oplysninger. Myndigheden skal udlevere dokumenter til borgeren, medmindre de falder ind under undtagelserne. Hvis dokumenterne er interne arbejdsdokumenter, kan de undtages for aktindsigt. Man skal dog huske at overveje ekstraheringspligtige oplysninger. Myndigheden kan undtage oplysninger, hvis udlevering fx skader væsentlige hensyn til efterforskningen, forebyggelse af forbrydelser mv.
- Sagen om politianmeldelsen: Dokumenter, der knytter sig til politianmeldelsen, indgår i en sag inden for strafferetsplejen. Hele sagen er derfor undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 19, henholdsvis forvaltningslovens § 11. Undtagelsen omfatter dog kun dokumenter, som alene anvendes i forbindelse med den strafferetlige behandling, fx korrespondance med politiet eller interne notater, der understøtter anmeldelsen. Ved at oprette en særskilt sag om politianmeldelsen kan de dokumenter, der er omfattet af sagsbegrebet i offentlighedslovens, henholdsvis forvaltningslovens forstand, tilsvarende holdes adskilt i journalsystemet.
Det kan være vanskeligt at vurdere, hvordan de dokumenter og oplysninger, der er journaliseret på den administrative sag og på sagen om politianmeldelsen, skal håndteres. Disse dokumenter og oplysninger kan ikke undtages efter offentlighedslovens § 19 på den administrative sag. I sådanne tilfælde kan myndigheden fx undtage oplysninger fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 33, stk. 1, hvis det er nødvendigt for at beskytte væsentlige hensyn til forebyggelse, efterforskning og retsforfølgning. Det er derfor netop en god idé at have en god journaliseringspraksis, da dokumentets eller oplysningens anvendelse er afgørende for at sikre, at aktindsigtsreglerne anvendes korrekt.