Hvilke regler gælder?
Udbuddene skal gennemføres efter udbudsloven, da udbudslovens inhouse-regler ikke finder anvendelse. Kommunalt ejede forbrændingsanlæg skal derfor deltage i udbuddene på lige fod med andre private eller offentligt ejede aktører.
Forsyningstilsynet har udarbejdet en vejledning om brug af konkurrencefremmende tiltag ved udbud af affaldsforbrænding (herefter ”Vejledningen”). Vejledningens grundprincip er, at udbyder skal implementere de konkurrencefremmende tiltag i udbuddet eller forklare baggrunden for, at tiltagene er fravalgt.
Erfaringer indtil nu
Selvom udbuddene endnu ikke er afsluttet, har vi gjort os en række erfaringer, som vi beskriver nedenfor.
Afdækning af interessekonflikter
Ifølge Vejledningen skal ordregiver i sit udbudsgrundlag oplyse, hvad ordregiver har gjort for at identificere og afværge interessekonflikter.
Vores erfaring er, at der som en af de første aktiviteter bør udarbejdes en ”drejebog”, som beskriver, hvordan udbudsopgaven er organiseret/forankret, og hvilke tiltag der er gjort for at identificere og afhjælpe interessekonflikter. I den forbindelse er det også vigtigt at have tydelige retningslinjer for kommunikationen med den ”eksisterende leverandør” (det kommunalt ejede forbrændingsanlæg), så det sikres, at udbudsgruppen kan afklare de faktuelle spørgsmål, der måtte være i forhold til opgavens tilrettelæggelse, uden at forbrændingsanlægget/-selskabet gives en konkurrencemæssig fordel i den forbindelse.
Gennemførelse af markedsdialog
Ifølge Vejledningen skal ordregiver gennemføre en markedsscreening efterfulgt af en markedsdialog. Markedsdialogen er vigtig – både for at sikre, at udbudskravene matcher markedets ønsker bedst muligt, og markedsdialogen kan også fungere som løftestang for ordregivers beslutning om ikke at implementere et eller flere af Vejledningens konkurrencefremmende tiltag.
Vi har god erfaring med at lade markedsdialogen omfatte både bredere og mere snævre spørgsmål, så markedsaktørerne gives plads til at komme med forskellige input. Samtidig er det muligt at gennemføre flere runder i dialogen – det kan give god mening at trykteste de antagelser/forudsætninger, som ordregiver mener at kunne udlede af de tidlige dialogfaser og få disse kvalificeret af markedet.
Transportomkostninger
Transporttillægget skal ifølge Vejledningen være ”omkostningsægte”. Der er mange faktorer, som ordregiver skal tage højde for ved beregningen af transporttillægget, herunder om indsamlingsbilerne kører på el, idet den geografiske placering af relevante forbrændingsanlæg og omlastestation kan medføre behov for ekstra opladning af indsamlingsbilerne med deraf afledte meromkostninger til følge.
Vi oplever, at det er svært at fastlægge én metode, som fungerer for alle (eller de fleste), og vi ser også, at de metoder, som er anvendt i de offentliggjorte udbud, varierer. Den bedste fremgangsmåde synes at være at sikre fuld gennemsigtighed i forhold til de beregningsforudsætninger, som den enkelte ordregiver anvender, for at kunne beregne et transporttillæg, som i videst mulige omfang modsvarer de faktiske omkostninger.