Version 2.0 af 25. august 2023

1. Indledning

I denne privatlivspolitik finder du information om, hvordan Horten Advokatpartnerselskab ("Horten" og "vi") behandler personoplysninger om jobansøgere.

Vi er forpligtet til at give denne information efter artikel 13, 14 og 21 i databeskyttelsesforordningen (forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016, "GDPR"). Vi henviser i politikken endvidere til databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018, "DBL").

I det følgende vil vi, blandt andet, orientere dig om formålene med og behandlingsgrundlagene for vores behandling af personoplysninger, kilderne til oplysningerne, modtagere af oplysningerne, opbevaringsfrister og dine rettigheder i henhold til GDPR.

Du er velkommen til at kontakte Hortens HR-afdeling på HR-afdelingen@horten.dk eller telefonnummer 33 34 40 00 (omstillingen), hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

2. Den dataansvarlige

Horten er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som vi indsamler og modtager om dig i rekrutteringsprocessen.

2.1 Vores juridiske oplysninger

Horten Advokatpartnerselskab
CVR-nr. 33775229
Philip Heymans Allé 7
2900 Hellerup
Danmark

Vi har desuden to andre afdelinger på henholdsvis Frederiks Plads 36, 8000 Aarhus C og på Godsbanevej 1B, 7400 Herning under samme CVR-nummer.

3. Tv-overvågning

Hvis du indfinder dig på Hortens kontorer, oplyses du hermed om, at vi foretager tv-overvågning af indgangspartier og parkeringskældre som led i vores sikkerhedsforanstaltninger og forebyggelse og opklaring af kriminalitet. Det gør vi med hjemmel i vores legitime interesse i at sikre vores bygninger og vores oplysninger, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR. Tv-overvågning sker i øvrigt i medfør af tv-overvågningsloven.

Vi videregiver tv-overvågningsbilleder til politiet, hvis der er en hændelse, der nødvendiggør det.

4. Behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering

4.1 Hvem behandler Horten personoplysninger om?

Når du søger en stilling hos Horten, behandler vi oplysninger om dig som jobansøger. Vi behandler desuden oplysninger om de personer, som du angiver i din ansøgning vedrørende fx referencer og kontaktpersoner.

4.2 Hvad er formålet med behandlingen?

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

  • Gennemgang af din jobansøgning og øvrige dokumenter
  • Vurdering af dine faglige og personlige kvalifikationer i forhold til den stilling, som du søger
  • Personlighedsprofil og test
  • Planlægning og afholdelse af ansættelsessamtaler
  • Indhentelse af referencer fra tidligere arbejdsgivere
  • Straffeattest kontrol, når det er relevante for den stilling, du søger
  • Sikring mod eventuelle retskrav

4.3 Hvilke personoplysninger behandler Horten, og hvor får vi dem fra?

Vi behandler personoplysninger om dit navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, jobansøgning, uddannelse, CV, billede på CV, kontaktoplysninger på og udtalelser fra referencer, eksamensbeviser, karakterudskrifter samt øvrige oplysninger, som fremgår af din ansøgning og øvrige medsendte dokumenter (fx om civilstatus og fritidsinteresser).

Hvis personlighedstest eller færdighedsanalyse indgår i processen, vil du få denne tilsendt, og vi vil behandle resultatet. Hvis du bliver indkaldt til en samtale, vil vi gemme noter fra samtalen. Afhængigt af den konkrete stilling kan du blive bedt om at aflevere en kopi af din straffeattest.

Vi indsamler primært personoplysninger direkte fra dig som ansøger og fra de test og den profil, som du selv udfylder.

Vi indsamler endvidere relevant tilgængelig information fra internettet, herunder fra sociale medier, om fx kompetencer, aktivitet, generel fremtræden samt oplysninger fra tidligere arbejdsgivere m.fl

Vi indsamler kun de oplysninger, som er nødvendige for at vurdere dine kvalifikationer og egnethed til stillingen.

Vi skal venligst bede om, at du ikke medtager følsomme personoplysninger i din ansøgning som fx personoplysninger, der afslører race eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet eller helbredsoplysninger.

Vi skal endvidere venligst bede dig om, at du overstreger dit CPR-nummer fx på eksamensbeviser, da vi ikke har brug for at behandle dit CPR-nummer i forbindelse med ansøgningsprocessen.

4.4 Hvad er Hortens behandlingsgrundlag?

Når vi indsamler personoplysninger direkte fra dig, giver du os personoplysningerne frivilligt. Konsekvensen af, at du ikke deler de personoplysninger, som gennemgås nedenfor, er, at vi ikke kan vurdere dig i forhold til den stilling, du søger hos Horten. Vi behandler disse oplysninger med hjemmel i artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR, jf. DBL § 6, stk. 1.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger om dig som jobansøger er at træffe foranstaltninger forud for indgåelse af en eventuel ansættelseskontrakt på din anmodning, jf. artikel 6, stk. 1, litra b i GDPR.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen, og i det omfang det er relevant for den konkrete ansættelse, indsamler vi referencer fra dine tidligere arbejdsgivere. Dette gør vi med hjemmel i artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR, jf. DBL § 6, stk. 1. Horten har en legitim interesse i at vurdere og verificere de oplysninger, du har afgivet i forbindelse med ansættelsesprocessen, samt i at undersøge om din profil er det rette match til den pågældende stilling og team. Indhentningen af referencer sker i samarbejde med dig, og du vil således blive orienteret herom.

Vi baserer vores behandling og indsamling af personoplysninger i forbindelse med personlighedsprofil og test på vores legitime interesse i at evaluere dine faglige og personlige kompetencer og egenskaber i rekrutteringsprocessen, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR, jf. DBL § 6, stk. 1.

I nogle tilfælde under rekrutteringsprocessen beder vi dig indhente og fremsende en straffeattest til os. Denne behandling finder anvendelse i forhold til stillinger, der potentielt kan misbruges til at foretage hvidvask af penge eller terrorfinansiering eller medvirke hertil. I disse tilfælde baserer vi vores behandling på hvidvasklovens § 8. I andre tilfælde kan det være relevant for os, hvis din eventuelle straffehistorik af andre grunde skønnes at have betydning for din egnethed til den konkrete stilling, du skal varetage. Her behandler vi dine personoplysninger med hjemmel i DBL § 8, stk. 3, 2. pkt., jf. artikel 10 i GDPR.

Baseret på dit samtykke opbevarer vi din ansøgning i vores emnebank i op til 12 måneder med henblik på potentiel senere ansættelse (artikel 6, stk. 1, litra a, i GDPR, jf. DBL § 6, stk. 1). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket baseret på samtykket forinden tilbagetrækningen.

4.5 Videregiver Horten personoplysningerne til andre?

Horten videregiver som udgangspunkt ikke personoplysninger om dig til andre i forbindelse med rekruttering, men det kan dog ske, hvis en rekrutteringsvirksomhed bistår med rekrutteringen.

Vi overlader derudover personoplysninger til vores databehandlere, som behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os, som fx leverer test, IT-systemer, backup og support til Horten.

4.6 Hvor længe opbevarer Horten personoplysningerne?

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe oplysningerne er nødvendige for at varetage de formål, hvortil oplysningerne behandles. Vi sletter kopi af straffeattest.

Hvis vi ikke kan tilbyde dig en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, vi har indsamlet under rekrutteringsprocessen, i en periode på højst seks måneder efter stillingsopslaget er gjort inaktivt, medmindre du giver samtykke til en længere opbevaringsperiode. Formålet med opbevaringen er at dokumentere et korrekt rekrutteringsforløb.

Hvis du bliver ansat hos os, opbevarer vi din ansøgning og øvrige personoplysninger fra rekrutteringsprocessen digitalt på din medarbejderprofil i overensstemmelse med Hortens privatlivspolitik for medarbejdere, som vi deler med dig i forbindelse med ansættelse.

4.7 Overfører Horten personoplysningerne til tredjelande?

Vi overfører i nogle tilfælde personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I disse tilfælde er overførslen baseret på Europa-Kommissionens standardkontrakter for overførsel til tredjelande (SCC). Du kan kontakte os, hvis du som registreret person ønsker at modtage en kopi heraf.

4.8 Hvad er dine rettigheder som registreret?

Nedenfor har vi oplistet rettighederne efter databeskyttelsesreglerne, men vi skal gøre opmærksom på, at der er knyttet betingelser til brugen af nogle af dem, ligesom der gælder undtagelser til dem i bl.a. GDPR, DBL og anden lovgivning, fx hvidvasklovgivningen.

Hvis vores behandling er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket baseret på samtykket forinden tilbagetrækningen.

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, modtage en kopi af oplysningerne samt en række yderligere oplysninger.

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet eller fuldstændiggjort, hvis de er ufuldstændige.

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden sletning for behandlingen normalt indtræffer.

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger begrænset. Hvis behandlingen er begrænset, må vi fremover behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – alene med dit samtykke eller med henblik på at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav eller beskytte en person (fysisk eller juridisk) eller vigtige samfundsinteresser.

Du har i visse tilfælde ret til at modtage personoplysninger om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Indsigelsesret: Du har ret til at gøre indsigelse, når vores behandling er baseret på artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR, medmindre behandlingen af personoplysninger er nødvendig for, at vi kan fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende. Du har også ret til at gøre indsigelse, når behandlingen sker til direkte markedsføringsformål.

Vi opbevarer dokumentation for, at vi har imødekommet eller afvist din anmodning om brug af dine rettigheder efter GDPR i fem år.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

5. Klage til datatilsynet

Du kan indgive klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Se mere på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

Hvis du har spørgsmål om behandlingen af personoplysninger eller udnyttelsen af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os ved at benytte kontaktoplysningerne i pkt. 1.