Fem gode råd om advokat­under­søgelser

Advokatundersøgelser er et værktøj, der anvendes af både myndigheder og virksomheder, og som i dag benyttes i en bredere pallette af sagstyper end tidligere.

En advokatundersøgelse er en advokats beskrivelse og vurdering af en sag, men det er ikke en dom, og undersøgelsen kan derfor ikke træde i stedet for en rets- eller voldgiftssag.

Trods dette kan advokatundersøgelser være værdifulde. Det kan være fordel­agtigt at bruge eksterne advokater til at gennemføre undersøgelser af interne forhold i organisationen, særlig når det kræver afdækning af komplicerede faktuelle forløb ud fra et omfattende materiale.

1. De mulige formål med en advokat­undersøgelse

En advokatundersøgelse vil typisk både omfatte en afdækning af de faktiske forhold i en given sag (“hvad skete der?”) og en vurdering (“hvad er de retlige rammer, og blev de over­holdt?”). Derudover kan advokat­­undersøgelser omfatte vurdering af disciplinære forhold, men da offentlige myndigheder er underlagt særlige processuelle krav i ansættelsessager, vil det være hensigtsmæssigt at udskille dette i en særskilt proces. Endelig vil det ofte være nyttigt at bede advokaten om at give anbefalinger til opfølgning eller til den fremtidige håndtering af sager.

På det offentlige område kan advokat­undersøgelser fx benyttes til at gennem­føre undersøgelser af en myndigheds praksis, vurdere konkrete sager. Under­søgelserne kan rette sig mod såvel en helt enkelt­stående handling som et længere­varende handlingsforløb.

Særlig i sager med stor medie­bevågenhed, eller sager der involverer enten store dele af en organisation eller dele af dennes ledelse, kan det være en fordel for organisationen, at den ikke undersøger sig selv.

2. Valg af advokat

I forbindelse med beslutningen om, at der skal foretages en undersøgelse af et forløb, er den første opgave at vælge en advokat.

Hvis myndigheden har en fast advokat, kan det i visse sager være uhensigts­mæssigt for undersøgelsens troværdig­hed og legitimitet at vælge denne advokat som undersøger. Det kan fx være tilfældet, hvis sagen kan indebære vurdering af handlinger foretaget af myndighedens ledelse eller andre, der har jævnligt samarbejde med hus­advokaten.

Tilsvarende bør myndigheden ikke anvende en advokat, der har ydet rådgivning eller haft anden berøring med de sager, elementer eller forhold, der skal undersøges.

I andre situationer kan det omvendt være en fordel at vælge en advokat, der kender myndigheden og dennes organisering og opgaver.

3. Udarbejdelse af kommissorium

Myndigheden bør tidligt i processen gøre sig klart, hvad baggrunden for og formålet med undersøgelsen er. Er det blot at klarlægge faktum eller også at foretage en juridisk vurdering? Og skal advokaten give anbefalinger til den fremadrettede håndtering? Formålet med advokatundersøgelsen skal tydeligt reflekteres i beskrivelsen af rammerne for undersøgelsen; kommissoriet.

Kommissoriet fastlægger, hvad advokaten skal undersøge. Det er vigtigt, at kommissoriet skrives med den fornødne omhu, og det kan ofte være en fordel at inddrage advokaten i processen. I visse sager kan det være nyttigt at fastsætte en “kattelems-bestemmelse” i kommissoriet, så advokaten har mulighed for også at undersøge uforudsete, men relevante forhold, der først opdages, efter at kommissoriet er godkendt politisk. Alternativt kan der udarbejdes et tillæg til kommissoriet i sådanne situationer.

Rammerne for indsamling af materiale til brug for undersøgelsen bør fremgå af kommissoriet. Nogle undersøgelser foretages på rent skriftligt grundlag, i andre undersøgelser kan eller skal oplysning af sagen ske gennem interviews med relevante personer. Det er ofte en ressource­krævende proces at gennem­føre interviews, men i mange under­søgelser kan det være et væsentligt red­skab til at sikre den fornødne oplysning af sagen.

Myndigheden kan ikke pålægge eksterne personer eller tidligere ansatte at udtale sig til advokatundersøgelsen. Derimod kan nuværende ansatte pålægges at udtale sig, medmindre det er omfattet af forbuddet mod selvinkriminering, eller udtalelserne kan medføre alvorlige tjeneste­retlige reaktioner for ved­kommende.

4. Fremskaffelse af materiale

I forhold til skriftligt materiale, der indgår i advokat­under­søgelsen, må der tages stilling til, om det alene omfatter journaliseret materiale, eller om der skal laves dataudtræk af udvalgte med­arbejderes e-mailbokse. I sidstnævnte tilfælde skal myndigheden sørge for, at der er relevante privatlivs- og it-politikker, samt at de er udleveret til de relevante medarbejdere.

Myndigheden bør udpege en kontakt­person, der bistår med at fremskaffe materiale, som ikke selv har haft (væsentlig) berøring med de forhold, der indgår i advokatundersøgelsen.

Gennemførelse af interviews med ansatte mv. kræver omfattende forberedelse. Der skal udarbejdes spørgetemaer, de interviewede skal kontaktes og have oplysninger om formål, muligheden for bisidder, proces i forhold til referater, reglerne om selvinkriminering mv. I visse tilfælde bør der sendes individuelle dokumentpakker, og i alle tilfælde bør de oplyses om kommissoriet og spørge­temaet for det enkelte interview. Referater bør sendes til gennemgang hos de interviewede, og i visse tilfælde bør undersøgelsens “hovedpersoner” have mulighed for at gennemgå relevante uddrag af udkastet til advokat­under­søgelsen.

5. Aflevering af undersøgelsen

Når undersøgelses­fasen er afsluttet, skal advokaten afrapportere ud­faldet af advokat­undersøgelsen.

Formatet for afrapportering vil typisk være en skriftlig rapport. Formen på rapporten dikteres i høj grad af kredsen af modtagere, herunder om rapporten eller dele af den skal offentliggøres. Den skriftlige rapport kan – alt efter undersøgelsens karakter – suppleres af en mundtlig præsentation af undersøgelsens metode og konklusioner samt eventuelt en Q&A-session. Der bør allerede i kommissoriet være taget stilling til, om rapporten (eventuelt helt eller delvist anonymiseret) offentliggøres.

Slutteligt bør det overvejes, hvordan der skal følges op på undersøgelsens konklusioner. I nogle tilfælde vil det være relevant at følge op med en personale­juridisk undersøgelse, i andre sager kan der være behov for at revidere myndighedens praksis, og der kan også blive rejst spørgsmål om erstatning fra borgere og virksomheder. Hvis advokat­undersøgelsen gennemføres som en “uvildig advokatundersøgelse”, jf. Advokatsamfundets vejledning fra september 2022, kan den samme advokat ikke bistå med de opfølgende opgaver. Det bør derfor nøje overvejes, om advokat­undersøgelsen skal være “almindelig” eller “uvildig”.