Version 2.2 af 28. november 2024.

1. Indledning

I denne privatlivspolitik finder du information om, hvordan Horten Advokatpartnerselskab ("Horten") behandler personoplysninger i sager, som er omfattet af lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme (hvidvaskloven).

Vi er forpligtet til at give denne information efter hvidvasklovens § 16, stk. 1, og artikel 13, 14 og 21 i databeskyttelsesforordningen (forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016, "GDPR"). Vi henviser i politikken endvidere til databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018).

I det følgende vil vi orientere dig om formålene med og behandlingsgrundlagene for vores behandling af personoplysninger, kilder til oplysningerne, modtagere af oplysningerne, opbevaringsfrister og dine rettigheder.

Vi har tavshedspligt om klientrelaterede oplysninger efter retsplejeloven og de advokatetiske regler.

2. Den dataansvarlige

Horten Advokatpartnerselskab
CVR-nr. 33775229
Philip Heymans Allé 7
2900 Hellerup
Danmark

Vi har også afdelinger på Frederiks Plads 36, 8000 Aarhus C og på Godsbanevej 1B, 7400 Herning under samme CVR-nummer.

3. Hvad er formålene med behandlingen af personoplysningerne?

Hvidvaskloven stiller krav om, at vi gennemfører kundekendskabsprocedurer (kapitel 3) og indeholder bestemmelser om undersøgelser, notering, underretning og opbevaring (kapitel 5).

Horten er forpligtet til at udføre tilstrækkelige kundekendskabsprocedurer (KYC procedurer), før vi må levere juridisk rådgivning omfattet af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13, til vores klienter. Forpligtelserne omfatter bl.a. identifikation og legitimering af vores klienter og forbindelsesadvokater, som har fuldmagt til at handle på vegne af sin klient.

Hvidvaskloven forpligter os endvidere til at undersøge transaktioner, som kan have tilknytning til hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme. Hvis vores KYC undersøgelser ikke afkræfter en mistanke, er vi, afhængig af om vores tavshedspligt finder anvendelse, forpligtet til at underrette Hvidvasksekretariatet eller udtræde af sagen. Underretningsforpligtelsen gælder også, hvis klienter afviser at indsende ID-oplysninger eller nægter at samarbejde under kundekendskabsprocedurerne.

Hvis vi afviser et klientsamarbejde, registrerer vi navn på klienten, afvisningsbegrundelse og gennemgået dokumentation, men vi gemmer ikke indhentede ID-oplysninger.

I et løbende klientforhold vil vi kontakte dig fra tid til anden med henblik på at sikre, at vores information og kopi af identifikationsdokumenter er opdaterede.

4. Hvad er Hortens behandlingsgrundlag?

Vi behandler personoplysninger på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra e, i GDPR (varetagelse af opgaver i samfundets interesser).

Det er i samfundets interesse at forhindre hvidvask og terrorfinansiering. Hortens forpligtelser fremgår af hvidvaskloven, som stiller krav om kundekendskab i kapitel 3 og indeholder forpligtelser om undersøgelse, notering, underretning og opbevaring i kapitel 5.

Vi behandler CPR-nummer med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. hvidvasklovens § 11, stk. 1, nr. 1, litra a.

Hvis vi afviser et klientsamarbejde, er vores behandlingsgrundlag artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR, hvor vores legitime interesse er at dokumentere, at vi har forholdt os korrekt til risici for hvidvask og terrorfinansiering.

5. Hvilke personoplysninger behandler Horten?

Når vi udfører kundekendskabsprocedurer og gennemfører undersøgelser, behandler vi oplysninger om vores klienter (fysiske og juridiske personer) og forbindelsesadvokater, som har fuldmagt til at handle på vegne af sin klient. Hvis vores klient er en juridisk person, behandler vi ejer- og kontrolforhold, struktur og personoplysninger om reelle ejere, ledelsesmedlemmer og andre kontaktpersoner hos vores klienter.

Det omfatter sædvanligvis oplysninger om navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato, CPR-nummer samt status som politisk eksponeret person (PEP), eller om en person er nærtstående eller nær samarbejdspartner til en PEP.

Vi skal have bekræftet sådanne oplysninger i form af en indscannet kopi af fx pas, kørekort, sygesikringskort, sundhedskort, tilsvarende nationalt ID med unikt identifikationsnummer og dåbs-, fødsels- og navneattest.

6. Hvor indsamler Horten personoplysningerne fra?

Oplysningerne stammer fra personerne selv og fra de virksomheder og myndigheder, som vi indsamler oplysninger fra for at leve op til vores forpligtelser i hvidvaskloven. Vi sammenligner oplysningerne på grundlag af dokumenter, data eller oplysninger indhentet fra pålidelige og uafhængige kilder som fx det danske CVR-register.

7. Videregiver Horten personoplysningerne til andre?

De personoplysninger, som vi indhenter efter hvidvaskloven, må vi kun behandle med henblik på forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme.

Vi stiller ikke personoplysninger til rådighed for tredjeparter til andre formål. Vi videregiver oplysninger alene i det omfang, vi er forpligtet til at gøre det efter hvidvaskloven, når vores tavshedspligt ikke finder anvendelse (afsnit 10 nedenfor).

Når vi opretter en klientkonto, deler vi personoplysninger med den pågældende bank, som også er omfattet af hvidvaskloven.

Hvis vi behandler en transaktion, hvor der opstår mistanke om, at transaktionen har tilknytning til hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, eller i andre situationer, hvor vi er forpligtet til at underrette Hvidvasksekretariatet, deler vi kun oplysninger, når vi ikke er begrænset af vores tavshedspligt. I disse tilfælde deler vi oplysninger med vores tilsynsmyndighed (Advokatsamfundets sekretariat) og Hvidvasksekretariatet.

I tilfælde af at en af vores advokater skifter arbejdsplads og medtager sine igangværende sager til sin nye arbejdsplads, kan advokaten også medtage den KYC dokumentation, der er indhentet under KYC processen på de medtagne sager. Formålet med videregivelsen af personoplysninger er at overholde de retlige forpligtelser over for tilsynsmyndigheder, som advokater og advokatvirksomheder er underlagt.

Vi overlader derudover personoplysninger til vores databehandlere, som behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os, som fx leverer IT-systemer, backup og support til Horten.

8. Hvor længe opbevarer Horten personoplysningerne?

Vi sletter personoplysninger fem år efter sagens afslutning eller den enkeltstående transaktions gennemførelse i overensstemmelse med hvidvasklovens § 30, stk. 2.

Vi opbevarer dokumentation for, at vi har imødekommet eller afvist din anmodning om brug af dine persondatarettigheder efter GDPR i fem år, jf. databeskyttelseslovens § 41, stk. 7.

9. Overfører Horten personoplysningerne til tredjelande?

Vi overfører i nogle tilfælde personoplysninger til lande uden for EU. I disse tilfælde er det baseret på Europa-Kommissionens standardkontrakter for overførsel til tredjelande. Du kan kontakte os, hvis du som registreret person ønsker at modtage en kopi heraf.

10. Hvad er dine rettigheder som registreret?

Nedenfor har vi oplistet rettighederne efter databeskyttelsesreglerne, men vi skal gøre opmærksom på, at der er knyttet betingelser til brugen af nogle af dem, og der gælder undtagelser til dem i bl.a. hvidvaskloven, GDPR, databeskyttelsesloven, retsplejeloven og de advokatetiske regler.

Hvis vi er forpligtede til at lave undersøgelser (hvidvasklovens § 25) eller underrette myndigheder (hvidvasklovens § 26), er vi juridisk forhindret i at orientere personer om eller give registrerede indsigt i oplysninger om en undersøgelse eller en underretning til vores tilsynsmyndighed (Advokatsamfundet) og Hvidvasksekretariatet, jf. hvidvasklovens § 38.

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, modtage en kopi af oplysningerne samt en række yderligere oplysninger. Imidlertid er vi som advokatvirksomhed omfattet af reglerne om tavshedspligt efter retsplejeloven og de advokatetiske regler. Vores tavshedspligt kan begrunde, at vi i visse tilfælde afviser at give indsigt i alle eller nogle af de efterspurgte oplysninger, men det er en konkret vurdering fra gang til gang.

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet eller fuldstændiggjort, hvis de er ufuldstændige.

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden sletning for behandlingen normalt indtræffer.

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger begrænset. Hvis behandlingen er begrænset, må vi fremover behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – alene med dit samtykke eller med henblik på at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav eller beskytte en person (fysisk eller juridisk) eller vigtige samfundsinteresser.

Du har i visse tilfælde ret til at modtage personoplysninger om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Indsigelsesret: Du har ret til at gøre indsigelse, når vores behandling er baseret på artikel 6, stk. 1, litra e eller f, i GDPR, medmindre behandlingen af personoplysninger er nødvendig for, at vi kan fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende.

Vi opbevarer dokumentation for, at vi har imødekommet eller afvist din anmodning om brug af dine rettigheder efter GDPR i fem år.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

11. Klage til datatilsynet

Du kan indgive klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Se mere på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

12. Spørgsmål?

Du er velkommen til at kontakte Hortens interne compliance-team på intern-compliance@horten.dk eller på telefonnummer 33 34 40 00 (omstillingen), hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Du er velkommen til at kontakte Hortens AML-team på AML.control@horten.dk eller telefonnummer på 33 34 40 00 (omstillingen), hvis du har spørgsmål til den dokumentation, som vi beder om i forbindelse med kundekendskabsprocedurer i en konkret sag.