Når it-løsninger anvendes i afgørelsessager på vejområdet, skal man være særligt opmærksom på, om forvaltningsrettens krav overholdes. Som Ombudsmanden tidligere har udtalt, gælder disse krav nemlig stadig, når computeren afløser papiret.
Digitale ansøgninger
Det er i vejlovens § 83 og privatvejslovens § 70a fastsat, at ansøgninger inden for en række nærmere fastsatte områder skal ske gennem et digitalt ansøgningssystem. Ansøgninger, der ikke indgives digitalt, skal som udgangspunkt afvises af vejmyndigheden.
Forvaltningsretlige udfordringer
De kommunale vejmyndigheder varetager dels en række opgaver, der har karakter af faktisk forvaltningsvirksomhed, f.eks. vedligeholdelse af kommunens veje med tilhørende udstyr, herunder lysregulering, træer, skilte, grøfter mv. Derudover behandler vejmyndighederne egentlige afgørelsessager i form af f.eks. ansøgninger om gravetilladelser, tilladelser til råden over det offentlige vejareal og etablering af overkørsler. It-løsninger anvendes ofte i udførelsen af begge former for opgaver og indebærer fordele med hensyn til navnlig effektivisering og omkostningsbesparelse for kommunen. Borgerne er ofte også glade for de selvbetjeningsløsninger, som digitaliseringen muliggør.
Særligt for de digitale løsninger, der anvendes til vejmyndighedens afgørelsesvirksomhed, skal kommunerne imidlertid være opmærksomme på, om it-løsningen lever op til de forvaltningsretlige krav til blandt andet sagsoplysning, partshøring og vejledning. Kommunerne kan blive ansvarlige for forvaltningsretlige fejl ved en afgørelse, der skyldes mangler ved it-løsningen.
Fokusområder
Ombudsmanden udtaler sig løbende om de forvaltningsretlige krav til it-systemer. På vejområdet skal man bl.a. være opmærksom på følgende faldgruber:
Kommunernes it-systemer skal indrettes, så det er muligt at finde sager ud fra indholdsmæssige kriterier. Det er således ikke tilstrækkeligt, at kommunerne kan fremfinde sager ved at søge på matrikelnumre eller adresser i it-systemet. Dette skal ses i sammenhæng med det forvaltningsretlige lighedsprincip.
Når en kommune behandler tilladelser efter vejlovgivningen, er det et krav, at kommunen har en kopi af dokumenterne i vejsagen, eller at kommunen via sit it-system hurtigt og sikkert kan lave en fuldstændig nøjagtig udskrift af dokumentet. Risikoen for bevisusikkerhed påhviler vejmyndigheden.
I vejsager er kommunernes afgørelser ofte baseret på en skønsmæssig afvejning. Efter forvaltningslovens § 24 skal en begrundelse blandt andet angive de hovedhensyn, som har været bestemmende ved skønsudøvelsen. Når kommunerne anvender digitale løsninger, består der en risiko for, at de standardbreve (formularer), som findes i it-systemerne, ikke indeholder en begrundelse, der er fyldestgørende i den konkrete sag.
Kommunens afgørelser efter vejlovgivningen skal for at opfylde forvaltningslovens krav meddeles direkte til ansøgeren. Det er derfor ikke tilstrækkeligt, at kommunen kun meddeler afgørelsen ved at lægge den ind på den digitale selvbetjeningsløsning.
Det kan vejmyndigheden gøre
Kommunernes erfarne sagsbehandlere på vejområdet har hidtil været vant til at iagttage forvaltningsrettens krav i sagsbehandlingen. Den viden bør udnyttes, eventuelt suppleret med ekstern bistand, både ved kravsspecifikationer til nye it-systemer og ved compliancetjek af, om de etablerede systemer lever op til forvaltningsrettens krav.