Kommuner indkøber i vid udstrækning håndværkerydelser – ikke mindst i forbindelse med drift og vedligeholdelse af kommunale bygninger. Indkøbene er ofte udbudspligtige, men under alle omstændigheder kan der være væsentlige økonomiske og praktiske fordele ved at udbyde en rammeaftale eller et dynamisk indkøbssystem med en eller flere håndværkere, som kan levere de ønskede ydelser, efterhånden som behovet opstår. Håndværkerudbud kan dog være en vanskelig disciplin, og i det følgende sætter vi fokus på de steder, hvor det ofte går galt.
Kommunikation
Det er næppe urimeligt at antage, at en del håndværksvirksomheder opfatter udbudsreglerne som unødigt komplicerede og formalistiske. Introduktion af ESPD'et – og endnu værre den elektroniske version af samme – har heller ikke formildet mange skeptikere.
Som ved mange andre udbud, hvor tilbudsgiverne kun sjældent deltager i en EU-udbudsproces, har kommunen derfor en stor opgave i at formidle informationer og vejledning på en overskuelig og tilgængelig manér. Det er i den forbindelse sjældent tilstrækkeligt blot at anvende kommunens almindelige udbudsparadigme og vedlægge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens generelle vejledninger.
Gennemskrivning af udbudsmaterialet med fokus på klar kommunikation og struktur, tjeklister, begrænsning af dokumentantal, how-to videoer, informationsmøder med gennemgang af tilbudslister, ESPD mv. kan være værktøjer til at sikre, at konkurrencefeltet bliver så bredt og stærkt som muligt. Det er ikke altid den håndværker, der bedst forstår EU-udbudsreglerne, der lægger det bedste tag på den kommunale skole.
Hensyn til mindre leverandører
Der kan være såvel kvalitetsmæssig, økonomisk samt politisk værdi i at tilrettelægge udbuddet, så både store og mindre håndværksvirksomheder kan deltage.
Afhængig af kommunens størrelse kan opgaverne deles op i delaftaler på henholdsvis håndværksfag og geografiske distrikter. Herved kan mindre virksomheder byde på en afgrænset opgave, der passer til deres kapacitet og ekspertise, mens større virksomheder kan byde på flere delaftaler. Kommunen kan endvidere overveje at begrænse antallet af delaftaler, som én leverandør kan få tildelt, for at sikre en vis spredning i leverandørfeltet.
For god ordens skyld bemærkes, at kontraktværdien ved en sådan opdeling i udgangspunktet skal ske på grundlag af den samlede værdi, som udbydes. En opdeling er således ikke et middel til at undgå EU-udbud, men et værktøj til at sikre et bredere konkurrencefelt.
Materialer
Mange vælger, at håndværkeren leverer og fakturerer byggematerialer over for kommunen, både af praktiske hensyn og for alene at placere ansvaret for ydelsens kvalitet ét sted. Det svære er imidlertid at inkludere prissætningen af disse materialer i udbudsprocessen. Dels er mængden af produktkategorier overvældende, og dels er der væsentlige kvalitets- og prisforskelle inden for de enkelte produktkategorier.
Mange søger derfor en eller anden form for baseline i forhold til hvilken, håndværkerne kan konkurrere om at tilbyde den størst mulige rabat. Her kan man eventuelt finde inspiration i prisdatabasen fra "V&S Prisdata" eller prislisterne fra en af de større grossister.
For at begrænse kompleksiteten vælger andre i stedet blot at refundere dokumenterede materialeomkostninger og begrænse konkurrenceelementet til timepriserne. I den forbindelse skal man dog som ordregivende myndighed være opmærksom på, at håndværkere ofte opnår en væsentlig, men 'usynlig' rabat på listepriser for materialer i form af en bonus eller lignende.
Selvom denne mulige merfortjeneste på materialer i teorien burde medføre lavere timepriser i de indkomne tilbud, vil vi anbefale, at en refusionsmodel kombineres med en kontraktbestemmelse om en maksimumpris for materialer. En sådan maksimumpris kan eksempelvis fastsættes som et krav om, at materialeprisen ikke må være højere end normalprisen hos et eller flere byggemarkeder minus f.eks. 20 %. Grænsen kan håndhæves ved stikprøvekontrol.
Skarpe priser og urimelige løn- og ansættelsesvilkår
Mange kommuner oplever at få tilbudt væsentligt lavere priser ved at foretage et samlet udbud af en rammeaftale for håndværkerydelser. Det er naturligvis efterstræbelsesværdigt.
Den største omkostning i en håndværksvirksomhed er imidlertid løn- og personaleudgifter til de medarbejdere, der udfører arbejdet. Risikoen er derfor, at priskonkurrencen mellem håndværksvirksomhederne giver fordele for de virksomheder, der tilbyder dårligere løn- og ansættelsesvilkår for deres medarbejdere.
En løsning på dette kan være at fastsætte krav til løn- og ansættelsesvilkår i en arbejdsklausul i kontrakten, som kommunen under udbudsprocessen gør tydeligt opmærksom på. Dette kan eventuelt kombineres med, at de vindende tilbudsgivere anmodes om at konkretisere, hvordan de vil overholde arbejdsklausulen, inden kontrakten underskrives. Herved skabes et forebyggende fokus på arbejdsklausulens krav om løn- og ansættelsesvilkår svarende til den mest repræsentative overenskomst på området. Samtidig giver denne fremgangsmåde kommunen bedre muligheder for at håndhæve arbejdsklausulen efterfølgende, idet parterne fra start har aftalt rammerne for klausulens overholdelse.
I forbindelse med tilbudsevalueringen kan kommunen endvidere overveje udbudslovens § 169 om unormalt lave tilbud i forhold til arbejdsklausulen. Tilbyder en leverandør timepriser, som væsentligt afviger fra de bagvedliggende omkostninger, som håndværksvirksomheden i lyset af arbejdsklausulen nødvendigvis må have, kan kommunen anmode håndværksvirksomheden om at redegøre nærmere for, hvordan prisen er beregnet. Hvis prisen er unormalt lav, kan kommunen afvise tilbuddet, dog under iagttagelse af de almindelige udbudsretlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.
Tilbage er kun at ønske held og lykke med processen. Sæt god tid af – det er aldrig kedeligt at gennemføre et håndværkerudbud.