Mange kommuner er nået langt med implementering af forskellige it-systemer til brug for vejenes administration. De digitaliserede løsninger giver mulighed for bedre effektivisering og økonomisk besparelse hos kommunerne, og bl.a. kan selvbetjeningsløsninger lette behandlingen af de mange ansøgningssager.

Når it-løsninger anvendes i afgørelses­sager på vejområdet, skal man være særligt opmærksom på, om forvaltnings­rettens krav overholdes. Som Ombuds­manden tidligere har udtalt, gælder disse krav nemlig stadig, når computeren afløser papiret.

Digitale ansøgninger

Det er i vejlovens § 83 og privatvejs­lovens § 70a fastsat, at ansøgninger inden for en række nærmere fastsatte områder skal ske gennem et digitalt ansøgningssystem. Ansøgninger, der ikke indgives digitalt, skal som udgangs­punkt afvises af vejmyndigheden.

Forvaltningsretlige udfordringer

De kommunale vejmyndigheder vare­tager dels en række opgaver, der har karakter af faktisk forvaltnings­virksomhed, f.eks. vedligeholdelse af kommunens veje med tilhørende udstyr, herunder lysregulering, træer, skilte, grøfter mv. Derudover behandler vejmyndighederne egentlige afgørelsessager i form af f.eks. ansøgninger om gravetilladelser, tilladelser til råden over det offentlige vejareal og etablering af overkørsler. It-løsninger anvendes ofte i udførelsen af begge former for opgaver og inde­bærer fordele med hensyn til navnlig effektivisering og omkostnings­besparelse for kommunen. Borgerne er ofte også glade for de selvbetjeningsløsninger, som digitaliseringen muliggør.

Særligt for de digitale løsninger, der anvendes til vejmyndighedens afgørelsesvirksomhed, skal kommunerne imidlertid være opmærksomme på, om it-løsningen lever op til de forvaltnings­retlige krav til blandt andet sagsoplysning, partshøring og vejledning. Kommunerne kan blive ansvarlige for forvaltnings­retlige fejl ved en afgørelse, der skyldes mangler ved it-løsningen.

Fokusområder

Ombudsmanden udtaler sig løbende om de forvaltningsretlige krav til it-systemer. På vejområdet skal man bl.a. være opmærksom på følgende faldgruber:

Kommunernes it-systemer skal ind­rettes, så det er muligt at finde sager ud fra indholdsmæssige kriterier. Det er således ikke tilstrækkeligt, at kommunerne kan fremfinde sager ved at søge på matrikelnumre eller adresser i it-systemet. Dette skal ses i sammenhæng med det forvaltnings­retlige lighedsprincip.

Når en kommune behandler tilladelser efter vejlovgivningen, er det et krav, at kommunen har en kopi af dokumenterne i vejsagen, eller at kommunen via sit it-system hurtigt og sikkert kan lave en fuldstændig nøjagtig udskrift af dokumentet. Risikoen for bevisusikkerhed påhviler vejmyndigheden.

I vejsager er kommunernes afgørelser ofte baseret på en skønsmæssig afvejning. Efter forvaltningslovens § 24 skal en begrundelse blandt andet angive de hovedhensyn, som har været bestemmende ved skønsud­øvelsen. Når kommunerne anvender digitale løsninger, består der en risiko for, at de standardbreve (formularer), som findes i it-systemerne, ikke indeholder en begrundelse, der er fyldestgørende i den konkrete sag.

Kommunens afgørelser efter vejlovgivningen skal for at opfylde forvaltningslovens krav meddeles direkte til ansøgeren. Det er derfor ikke tilstrækkeligt, at kommunen kun meddeler afgørelsen ved at lægge den ind på den digitale selv­betjenings­løsning.

Det kan vejmyndigheden gøre

Kommunernes erfarne sagsbehandlere på vejområdet har hidtil været vant til at iagttage forvaltningsrettens krav i sagsbehandlingen. Den viden bør udnyttes, eventuelt suppleret med ekstern bistand, både ved kravs­specifikationer til nye it-systemer og ved compliancetjek af, om de etablerede systemer lever op til forvaltningsrettens krav.

Forfattere

Lisbet Vedel Thomsen

Senioradvokat

Tue Trier Bing

Advokat