Udbudsloven har på visse punkter præciseret og ændret reglerne om rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer. Ændringen af reglerne om dynamiske indkøbssystemer har udvidet anvendelsesområdet herfor samt lettet proceduren på visse punkter. I artiklen sætter vi særlig fokus på dynamiske indkøbssystemer for at gøre opmærksom på, at ordregiver bør overveje at anvende dynamiske indkøbssystemer bl.a. som alternativ til rammeaftaler.

Rammeaftaler

Rammeaftaler er velkendte for de fleste. Rammeaftaler er en løbende aftale mellem en eller flere ordregivere på den ene side og en eller flere leverandører på den anden.

Rammeaftaler har til formål at fastsætte vilkårene for de kontrakter, der tildeles leverandøren efterfølgende i løbet af en nærmere fastsat periode. Rammeaftaler må som udgangspunkt maksimalt løbe i fire år.

Køb hos leverandører på rammeaftalen sker enten via direkte tildeling eller miniudbud. Ordregiver har ikke nogen købsforpligtelse efter en rammeaftale, medmindre dette fremgår direkte heraf.

Udbudsloven har medført visse præciseringer og ændringer i reglerne om rammeaftaler, herunder bl.a. at det er muligt at anvende miniudbud og direkte tildeling på samme rammeaftale. Herudover er det nyt, at der kan indgås såkaldte periodeindkøbskontrakter på baggrund af rammeaftaler.

Tildeling af kontrakter efter miniudbud skal ske på baggrund af de vilkår, der er fastsat i rammeaftalen. Dog er det muligt at præcisere disse vilkår i forbindelse med miniudbud – men ikke ændre grundlæggende elementer. Det følger af klagenævnets praksis, at jo klarere det er angivet i udbudsbetingelserne, at der ved miniudbud kan ske sådanne præciseringer af vilkår, jo mere omfattende præciseringer tillades, jf. bl.a. kendelse af 26. februar 2016 HRH Albertslund Tømrer og Snedker A/S mod AlmenIndkøb v/Lejerbo.

Rammeaftaler omfatter de varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver, som oprindeligt var omfattet heraf, og som er tilbud af de relevante leverandører. Ved miniudbud kan der ligeledes ske en præcisering af de udbudte ydelser. Der ses imidlertid forsøg på at rykke denne grænse/lave en mere dynamisk rammeaftale. SKI har således med sin rammeaftale SKI 02.19 om ASP/Cloud tilsyneladende introduceret et nyt begreb om addition af nye services.

Addition af nye services indebærer, at det én gang årligt (og kun op til to gange i alt) for leverandører skulle være muligt at addere en ny service til dem, som allerede tilbydes af leverandøren i henhold til rammeaftalen. Eneste betingelse er, at den nye service skal have "væsentlig og grundlæggende funktionalitet" fra en allerede tilbudt service på rammeaftalen. Hermed forsøger SKI at få rammeaftalen til at passe til markedets hastige nyudvikling og således tage højde for nye, innovative løsninger.

Dynamiske indkøbssystemer

Mens rammeaftaler er en kontraktform, er dynamiske indkøbssystemer en egentlig udbudsform. Alligevel har de dynamiske indkøbssystemer mange lighedspunkter med rammeaftaler – og de dynamiske indkøbssystemer betegnes også som en slags åben rammeaftale. Et dynamisk indkøbssystem kan være et alternativ til brug af rammeaftaler.

Et dynamisk indkøbssystem er en elektronisk udbudsprocedure, som indebærer, at der hos den ordregivende myndighed bliver oprettet en liste over potentielle leverandører af den udbudte ydelse. Og når der skal foretages et konkret indkøb, konkurrerer disse potentielle leverandører.

Dynamiske indkøbssystemer kan anvendes til alle typer af indkøb, som er generelt tilgængelige på markedet, dvs. indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver.

Efter udbudsloven er anvendelsesmuligheden for de dynamiske indkøbssystemer således ikke længere begrænset til standardiserede og gentagne indkøb, som tilfældet var efter de tidligere gældende udbudsregler. Det er også præciseret i forarbejderne til udbudsloven, at dynamiske indkøbssystemer navnlig er anvendelige for standardydelser, men at anvendelsen ikke er begrænset til disse. Således er det anført, at det nu også er muligt at anvende udbudsformen på tjenesteydelser i form af konsulentydelser, som er almindeligt anvendte.

Ordregiver kan inddele et dynamisk indkøbssystem i objektivt beskrevne kategorier, f.eks. på baggrund af kvalitetsforskelle (lav og høj kvalitet).

Indkøbscentraler kan også anvende indkøbssystemer.

Løbende optagelse i et dynamisk indkøbssystem

Det dynamiske indkøbssystem skal følge proceduren for begrænset udbud – dog med én væsentlig begrænsning: Det dynamiske indkøbssystem skal nemlig til enhver tid være åbent for ansøgere, der opfylder minimumskravene til egnethed, og som ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde. Og antallet af ansøgere, der optages i indkøbssystemet, må ikke begrænses.

Til forskel fra rammeaftaler kan og skal der derfor ske løbende optagelse af leverandører på et dynamisk indkøbssystem. Dette er naturligvis en fordel i forhold til nye leverandører, som først kommer på markedet efter opstart af det dynamiske indkøbssystem.

For at understøtte denne "åbenhed" i udbudsformen skulle man tro, at der også var et krav om løbende annoncering af det dynamiske indkøbssystem. Det er imidlertid ikke tilfældet – men anbefalingen må klart være, at det dynamiske indkøbssystem som minimum annonceres løbende på ordregivers egen hjemmeside. Til gengæld gælder der krav om offentliggørelse af bekendtgørelse i EU-Tidende (TED), når løbetiden af det dynamiske indkøbssystem ændres, eller det dynamiske indkøbssystem bringes til ophør.

Selve etableringen af et dynamisk indkøbssystem kan tidligst ske 30 dage efter udbudsbekendtgørelsens afsendelse. Og behandling af ansøgninger fra nye leverandører skal som udgangspunkt afsluttes 10 arbejdsdage efter modtagelsen.

Tilbudsgiverne skal ikke afgive et indledende eller andet tilbud for at blive optaget i et dynamisk indkøbssystem – i modsætning til efter de tidligere regler.

Optagelse i et dynamisk indkøbssystem må ikke betinges af betaling.

Ingen tidsbegrænsning

Dynamiske indkøbssystemer kan som noget nyt oprettes uden tidsbegrænsning – i modsætning til tidligere, hvor dynamiske indkøbssystemer alene kunne anvendes for en fireårig periode.

Indkøb på baggrund af dynamiske indkøbssystemer

Ordregiveren skal i udbudsbekendtgørelsen angive de kriterier for tildeling, der gælder ved tildeling af kontrakter på grundlag af dynamiske indkøbssystemer.

Når der skal foretages et konkret indkøb, skal der udsendes en opfordring til at afgive tilbud til alle leverandører på det dynamiske indkøbssystem.

I denne opfordring kan kriterierne for tildeling præciseres. Dog må præciseringen ikke forfølge usaglige hensyn eller stride mod principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Præciseringerne må heller ikke udgøre ændringer af grundlæggende elementer.

Fristen for afgivelse af tilbud skal være minimum 10 dage fra afsendelse af opfordringen.

Leverandører skal således først på dette tidspunkt afgive deres bud – og har derfor også mulighed for at tilbyde nye varer, som de ikke havde i deres varesortiment, da de blev optaget på det dynamiske indkøbssystem.

Eksempler på dynamiske indkøbssystemer

De dynamiske indkøbssystemer blev under de tidligere regler anvendt sjældent. Eksempler på anvendelser er forskellige bygge- og anlægsopgaver såsom tømrer- og snedkerarbejde, murerarbejde, anlæg af veje og broer samt vareindkøb af f.eks. biler i forskellige kategorier og udendørs legeudstyr.

Inden for forsyningsvirksomhedsdirektivet har en lignende ordning som dynamiske indkøbssystemer, nemlig såkaldte kvalifikationsordninger, imidlertid være anvendt hyppigt også efter de tidligere regler.

Henset til at intentionen med de nye udbudsregler bl.a. har været at udvide anvendelsesområdet for dynamiske indkøbssystemer, må man håbe, at denne udbudsform – som jo har en række fordele – vil vinde mere frem og i højere grad blive anset som et alternativ til rammeaftaler.


Dynamiske indkøbssystemer kan bruges som alternativ til rammeaftaler – og har navnlig følgende fordele:

  • Løbende optagelse af leverandører på dynamiske indkøbssystemer
  • Åbner op for løbende konkurrence
  • Leverandører kan tilbyde nye varer og ydelser
  • Ingen tidsbegrænsning af dynamiske indkøbssystemer (som ved rammeaftaler)
  • Kan formentlig minimere omkostninger til udbud


Forfattere

Andreas Christensen

Partner

Charlotte Kunckel

Specialistadvokat