Arbejdsgivers adgang til at læse ansattes sms-beskeder

Publiceret i: Ret & Indsigt
Udgave: 03/2016

Arbejdsgivers adgang til at læse ansattes sms-beskeder

Byretten konkluderede, at det var ulovligt, da to chefer på Aarhus Havn gennemgik en kranførers sms-korrespondancer med nogle kollegaer. Vestre Landsret fandt i ankesagen, at kranførerne havde givet afkald på muligheden for at anmode om strafferetlig tiltale for brud på brevhemmeligheden. Landsretten tog således ikke endelig stilling til spørgsmålet om lovligheden af arbejdsgivers læsning af ansattes sms'er, men her følger vores bud på, hvordan arbejdsgivere bør håndtere problemstillingen.

To chefer blev tiltalt for brud på brevhemmeligheden ved at have tømt og læst en kranførers arbejdsmobil for sms’er.

Kranførerne måtte bruge mobiltelefonerne privat, og telefonen var frivilligt indleveret til arbejdsgiver med henblik på udskiftning til en nyere model. Ved en gennemgang af sms-korrespondancen, fandt arbejdsgiver sms'er, der var af så belastende karakter, at Aarhus Havn bortviste tre kranførere. Bortvisningerne blev efterfølgende via forhandlinger med medarbejdernes fagforbund konverteret til fratrædelsesaftaler til fuld og endelig afgørelse.
 
Efterfølgende meldte de tre kranførere og 25 kollegaer Aarhus Havns ledelse til politiet for overtrædelse af straffelovens bestemmelser om brevhemmelighed.

"Lukkede meddelelser"?

Retten i Aarhus fandt, at sms-korrespondance på en mobiltelefon i lighed med breve og e-mails må betegnes som lukkede meddelelser. Kranførerens frivillige indlevering af mobiltelefonen, eller at denne tilhørte Aarhus Havn kunne ikke føre til, at kranføreren selv havde udleveret oplysningerne.

Uberettiget læsning

I vurderingen af, om læsningen af sms-korrespondancen var uberettiget, lagde byretten bl.a. vægt på, at mobiltelefonen både kunne anvendes i arbejdet og privat, og navnlig at der ikke var udstukket retningslinjer for den nærmere brug af telefonen. Endvidere kunne det ikke lægges til grund, at der forelå en konkret mistanke mod de pågældende kranførere vedrørende det belastede arbejdsmiljø på Aarhus Havn.

Landsrettens afgørelse

Landsretten fandt, at kranførerne havde mistet retten til at anmode Anklagemyndigheden om offentlig strafferetlig påtale, idet 3F havde været klar over, hvordan arbejdsgiver var kommet i besiddelse af sms'erne og alligevel indgik frivillige fratrædelsesordninger (forlig) på vegne af kranførerne "til fuld og endelig afgørelse af ethvert spørgsmål parterne imellem”.

Hvad gælder så nu?

Da Landsretten ikke tog stilling til lovligheden af arbejdsgivers læsning af kranførernes sms'er, er arbejdsgivere på ny efterladt med en vis usikkerhed, om hvornår og hvordan det er muligt at tilgå ansattes sms-korrespondancer på mobiltelefoner, som er arbejdsgivers ejendom. Der er dog anden praksis, som kan give retningslinjer for, hvordan arbejdsgivere bør håndtere muligheden for at kunne tilgå ansattes sms'er:

Forudgående oplysning

I byrettens afgørelse vedrørende Aarhus Havn blev det lagt til grund, at der ikke af arbejdsgiver var udstukket retningslinjer for de ansattes brug af mobiltelefonerne og arbejdsgivers adgang til at tilgå disse.

Højesteret har i en sag, som vedrørte læsning af e-mails, lagt vægt på ordlyden af en ansættelseskontrakt, hvor det fremgik, at korrespondance, som blev afviklet gennem Santaris' elektroniske kommunikationssystemer, betragtedes som skreven korrespondance tilhørende Santaris, og virksomheden kunne derfor gøre sig bekendt med og disponere over denne korrespondance. Hvis medarbejderen ønskede at anvende virksomhedens IT-system privat, burde dette tydeligt markeres i meddelelsernes emnefelt.

Det er derfor vigtigt for arbejdsgivers adgang til at kigge i medarbejdernes sms-korrespondancer, at der på forhånd er fastlagt klare retningslinjer for, hvordan medarbejderen kan anvende mobiltelefonen, og at medarbejderen er blevet gjort tydeligt opmærksom på, at arbejdsgiver i visse tilfælde kan kræve at få adgang til telefonen og sms-korrespondance.

Da det som hovedregel ikke er muligt for arbejdsgiver at få umiddelbar adgang til medarbejdernes sms-korrespondance uden at være i besiddelse af medarbejdernes telefoner, kan det være nødvendigt, at det i retningslinjerne er fastlagt, at arbejdsgiver kan kræve medarbejdernes mobiltelefoner udleveret uden varsel ved konkret mistanke, og at medarbejderne ikke er berettiget til at redigere indholdet på telefonerne, inden de afleveres.

Konkret mistanke

Sagen om Aarhus Havn omhandlede et generelt konfliktfyldt arbejdsmiljø i kranførergruppen, og byretten lagde vægt på, at det ikke kunne lægges til grund, at der forelå en nærmere konkret mistanke mod netop de kranførere, som fik deres sms'er gennemlæst.

Det modsatte var tilfældet i Højesterets dom, hvor Højesteret fandt, at gennemgangen af e-mails skete på baggrund af en konkret mistanke om et læk af fortrolige oplysninger.

På baggrund af disse afgørelser skal der formentlig være tale om, at arbejdsgiver har en mistanke om konkrete forhold, f.eks. mobning eller illoyalitet, som kan rettes mod en enkelt eller en afgrænset gruppe medarbejdere, og hvor arbejdsgiver har anledning til at tro, at en gennemgang af den/de ansattes sms'er eller e-mails vil kunne bidrage til "opklaringen".

Afgrænsning af materialet

Ved gennemgangen af sms'erne i sagen fra Aarhus Havn blev der kun læst korrespondance mellem telefonnumre tilhørende Aarhus Havn. Dette var dog ikke tilstrækkeligt til at sikre, at der ikke blev læst privat korrespondance, og ledelsen havde ikke taget nærmere stilling til, hvordan udvælgelsen af den relevante sms-korrespondance skulle ske.

I Højesteretsdommen blev der foretaget en generel søgning på nærmere bestemte søgeord i flere medarbejderes e-mailkorrespondance. På denne baggrund blev medarbejderens relevante korrespondance udvalgt og gennemgået. Ingen af de gennemgåede e-mails var markeret "privat", og derfor kunne arbejdsgiveren med rette gå ud fra, at korrespondancen tilhørte selskabet, og at de kunne gøre sig bekendt hermed.

Det er således afgørende, at arbejdsgiver gør mest muligt for at sikre, at man ikke går længere end nødvendigt ved læsningen af ansattes korrespondance. Arbejdsgivere kan formentligt sikre sig vid adgang til e-mails ved at opfordre medarbejderne til at markere privat e-mailkorrespondance i emnefeltet og ved at søge efter bestemte ord eller navne frem for at gennemgå al korrespondance. Markeringen af "privat" i emnefeltet vil dog næppe i sig selv kunne medføre, at en arbejdsgiver ikke kan tilgå materialet, hvis der er en berettiget konkret mistanke.

Det er teknisk mere vanskeligt at søge i sms'er. I disse situationer bør arbejdsgiver fastlægge en proces for, hvordan man bedst muligt begrænser omfanget af den korrespondance, som gennemgås, og undgår privat korrespondance. Dette kan f.eks. være ved at udvælge korrespondance med bestemte telefonnumre, f.eks. kollegaer eller bestemte konkurrenter.

Fortrolighedserklæring

Endelig er det vigtigt, at arbejdsgiver i forbindelse med tilrettelæggelsen af gennemgangen af sms-korrespondancen sikrer, at færrest mulige får adgang til sms'erne, og at disse personer har den nødvendige faglige indsigt og f.eks. har underskrevet en fortrolighedserklæring.


Tilmeld dig vores nyhedsbrev

x

NYHEDSBREV!

Tilmeld dig Hortens nyhedsbrev og få nyheder, tilbud om gratis arrangementer og gode råd om jura. Vi sender ud, når der er aktuelle nyheder, arrangementer og kurser.