I marts 2016 blev der nedsat et udvalg om afholdelse af større kulturprojekter med det formål at revidere rapporten "Anbefalinger for god ledelse af større kulturprojekter" fra 2006.

Udvalgets anbefalinger foreligger nu og kan læses her

Formanden for udvalget, adm. direktør i Tivoli Lars Liebst, og partner Rikke Søgaard Berth drøfter rapporten og anbefalingerne på et møde i Foreningen for Kommunal- og Forvaltningsret den 6. juni (København) og 12. juni (Aarhus). Læs mere her, og du kan også følge foreningen på Linkedin

Anbefalingerne henvender sig særligt til kulturaktører, ildsjæle og idemagere, der skaber større kulturprojekter, bestyrelser for større kulturprojekter, den daglige ledelse af større kulturprojekter samt tilskudsgivere til større kulturprojekter, hvad enten de er offentlige eller private. Anbefalingerne vil kunne anvendes som et væsentligt redskab i den fremtidige planlægning af kulturprojekter. At følge anbefalingerne er dog ikke nogen garanti for succes, men de kan anvendes som et redskab til at undgå økonomiske, ledelsesmæssige og organisatoriske problemer.

Nedenfor gennemgår vi kort de 10 anbefalinger og kommer med Hortens erfaringer fra vores arbejde med kulturarrangementer.

10 anbefalinger om afholdelse af større kulturarrangementer


1. Formål, etablering og organisation

Det anbefales, at der allerede ved etableringen af et kulturprojekt tages stilling til bl.a. formål, tidsmæssig udstrækning, interessentgrupper, økonomiske rammer, juridisk struktur, hjemmel (for offentlige deltagere/bidragsydere) og statsstøttereglerne, styring (bestyrelse eller lignende) samt proces for evaluering af projektet.
 
2. Bestyrelse
Det anbefales, at projektet ledes af en uafhængig bestyrelse, der varetager den overordnede og strategiske ledelse og har ansvaret for det samlede projekt. 

3. Direktion
Det anbefales, at den valgte bestyrelse ansætter en direktion til at varetage den daglige ledelse af projektet. Bestyrelsen skal endvidere fastlægge skriftlige retningslinjer og anvisninger for direktionens arbejde, rapportering og kommunikation til bestyrelsen. Bestyrelsen vil endvidere skulle fastlægge klare skriftlige bemyndigelser til direktionen samt rammerne for evaluering af direktionens arbejde.

4. Projektstyring
Det anbefales, at direktionen etablerer en egnet projektstyring af projektet. Det anses for et centralt element at projektet, at direktionen etablerer en betryggende og kompetent projektstyring af væsentlige opgaver og aktiviteter samt sørger for at sikre en fastholdelse af fokus på projektets gennemførelse i overensstemmelse med de lagte planer.

5. Økonomi- og budgetstyring, regnskab og revision mv. 
Det anbefales, at der ved projektets etablering og efter denne mindst én gang årligt vil blive udarbejdet og vedtaget et budget, herunder et likviditetsbudget, for de kommende 12 måneder – eller mindre, alt efter projektets omfang. Heraf skal eventuelle væsentlige forudsætninger, risici og usikkerhed fremgå. Det anbefales endvidere, at bestyrelsen på hvert møde følger op på disse faktorer.
 
6. Risikostyring
Det anbefales, at bestyrelsen ved projektets etablering og med passende mellemrum sørger for at vurdere de væsentligste usikkerheder og risici ved projektet. Direktionen anbefales endvidere til regelmæssigt at rapportere til bestyrelsen om udviklingen heri. 

7. Frivillige
Det anbefales, at bestyrelsen i forbindelse med forberedelse og etablering af et projekt vurderer, hvilke opgaver der er mulighed for vil kunne varetages af frivillige, samt i hvilket omfang der er mulighed for, at disse opgaver kan blive udført af frivillige. Endvidere anbefales direktionen at udarbejde en plan for brugen af frivillige, der skal forlægges til godkendelse af bestyrelsen.
 
8. Sikkerhed
Det anbefales, at bestyrelsen i forbindelse med beslutningen om etableringen af et projekt og i processen herefter sørger for at vurdere sikkerheds- og beredskabsforhold med politi- og beredskabsmyndighederne. Direktionen anbefales endvidere løbende med projektet at risikovurdere og tage stilling til sikkerheden i relation til konkrete aktiviteter og delprojekters gennemførelse. Denne vurdering anbefales løbende forelagt bestyrelsen.

9. Åbenhed og kommunikation
Det anbefales, at bestyrelsen sørger for at vedtage en kommunikationspolitik. Denne kan indeholde retningslinjer for intern og ekstern kommunikation. Endvidere anbefales det, at der etableres procedurer, således at væsentlige oplysninger af betydning for interessenternes vurdering af projektet rettidigt bliver offentliggjort på en fyldestgørende måde.
 
10. Evaluering og effektvurdering
Det anbefales, at bestyrelsen løbende sørger for at gennemføre evaluering af status for projektet og samarbejdet med de involverede interessenter. Desuden anbefales det, at bestyrelsen løbende vurderer effekterne af projektet i forhold til bl.a. krav eller mål. 

Hortens erfaringer

Kulturprojekter er typisk præget af en række forskellige fagligheder, der blandes og skal lede til udførelsen af et mere eller mindre kompliceret projekt. Det er vores erfaring, at det er relevant at have fokus på de retlige rammer allerede fra begyndelsen, så man undgår senere tilbageløb, der både koster tid og ressourcer og ikke mindst kan påvirke projektets "drive". 

Hvilke retlige forhold er det så, man som kommune (eller anden offentlig eller halvoffentlig enhed) bør se på fra begyndelsen? Det er i hvert fald følgende, men kan afhænge meget af projektets karakter:

  • Er projektet forankret i kommunalt regi, giver kommunen støtte til tredjemand eller køber kommunen et sponsorat?
  • Hvis projektet ikke er forankret i kommunalt regi: Hvilken organisation er ansvarlig for projektet – skal der stiftes en retlig enhed særligt til formålet?
  • Hvis der gives støtte til tredjemand: Hvad er kommunens hjemmelsgrundlag?
  • Hvis der gives støtte til tredjemand: Hvordan skal støtten håndteres i forhold til statsstøttereglerne? Hvis det er et sponsorat: Hvordan sikres det, at prisen svarer til markedspris, så der ikke er tale om statsstøtte?
  • Hvis der gives støtte til tredjemand eller sponsorat: Hvilke betingelser bør kommunen stille for udbetalingen?
  • Hvis der gives støtte til tredjemand: Hvordan sikres kommunen indflydelse?

Vi har stor erfaring med at bistå i forbindelse med kulturevents, og vi rådgiver også om støtte og sponsorater. Tag fat i os, hvis du vil høre mere om vores compliance-tjek, eller læs mere i seneste udgave af Ret & Indsigt her.

kontakt

Rikke Søgaard Berth

Partner

Andreas Christensen

Partner