Det kan være ressourcekrævende at gennemføre et udbud med forhandling, men med god planlægning af processen kan transaktionsomkostningerne holdes nede – både for ordregiver og tilbudsgiver. Vi giver 10 gode råd til udbud med forhandling.

Udbud med forhandling er en udbudsproces, hvor ordregiver får mulighed for at forhandle med tilbudsgiverne med henblik på at forbedre tilbuddenes indhold, inden der afgives et endeligt tilbud. Udbud med forhandling er således en fleksibel udbudsprocedure, der kan indebære en række fordele for ordregiver, herunder mulighed for at adressere cost-drivers samt bedre tilpassede løsninger.
 
Med udbudsloven blev ordregivers adgang til brug af proceduren "udbud med forhandling" gjort bredere. Proceduren kan nu anvendes af ordregiver, når kontrakten omfatter design eller innovative løsninger, når der kræves en tilpasning af allerede tilgængelige løsninger eller i forbindelse med komplekse indkøb såsom avancerede produkter og intellektuelle tjenesteydelser.

Her er 10 gode råd til dit udbud med forhandling:

1. Sørg for grundig forberedelse, før udbuddet sættes i gang – og før hvert forhandlingsmøde. Det er guld værd, når ordregiver gerne vil sikre en gnidningsfri forhandlingsprocedure.

2. Overvej brugen af mindstekrav. Mindstekrav kan ikke ændres undervejs, og det endelige tilbud med forbehold for mindstekrav skal afvises. Overvej i øvrigt om den ønskede løsning kan beskrives ved funktionskrav.

3. Fastlæg datoerne for forhandlingsmøderne i udbudstidsplanen. I udbudsmaterialet kan tilbudsgiverne bedes reservere de anførte datoer.
 
4. Overvej indledningsvis, om tilbudsgiverne skal honoreres for deres tilbudsafgivelse.

5. Beskriv forhandlingsprocessen i dit udbudsmateriale – tag forbehold for at gennemføre flere forhandlingsfaser. 

6. Overvej, om det er muligt at indhente dokumentation for ESPD-oplysninger forud for forhandlingsmøderne. Så undgår du at gennemføre et langt forhandlingsforløb med en tilbudsgiver, der ikke opfylder udelukkelses- eller egnethedskravene (husk altid at anføre i udbudsmaterialet, hvornår der indhentes dokumentation).
 
7. Lav en dagsorden forud for hvert forhandlingsmøde. Dagsordenen sendes til tilbudsgiverne i god tid inden forhandlingsmødet.

8. Overvej nøje, hvem der skal deltage på forhandlingsmøderne fra ordregivers side. Tag gerne en referent med. 

9. Skriv referat af forhandlingsmødet undervejs på mødet.

10. Afslut forhandlingsmøderne med at opsummere og orientere tilbudsgiver om den fremadrettede proces.

Dansk Erhverv har tidligere tilkendegivet, at danske ordregivere for sjældent anvender udbud med forhandling og andre fleksible procedurer. På trods af den bredere adgang til at anvende udbud med forhandling, blev det i 1. halvår af 2016 kun anvendt i 4,7 % af alle udbud.

kontakt

Andreas Christensen

Partner

Mia Anne Gantzhorn

Advokat

Anne-Sophie Kämpf Svane

Advokat