Her er seneste praksis om aktindsigt - januar 2017

Grænserne for, hvornår der skal gives aktindsigt, afklares løbende. Horten har gennemgået den seneste praksis om aktindsigt og giver dig her et sammendrag af relevante udtalelser på det kommunale område, denne gang bl.a. om forretningsoplysninger, identifikationskravet og dataudtræk.

OMBUDSMANDEN: TILBUD PÅ DONG-AKTIER VAR FORRETNINGSOPLYSNINGER, OFFENTLIGHEDSLOVENS § 30, NR. 2

Efter behandlingen af en klage i den såkaldte "DONG"-sag udtalte Folketingets Ombudsmand, at den nye offentlighedslov har gjort det sværere at få aktindsigt i oplysninger om forretningsforhold.

I forbindelse med salget af aktier i DONG i 2013 gav Finansministeriet en journalist afslag på aktindsigt i de afgivne tilbud. Journalisten klagede til ombudsmanden, der fandt, at ministeriet havde ret til at afslå anmodningen under henvisning til beskyttelsen af DONGs forretningsforhold.

Det fremgår af offentlighedslovens § 30, nr. 2, at beskyttelsesinteressen i bestemmelsen er erhvervsmæssige interesser. I forarbejderne er det ikke nærmere præciseret, hvad der skal forstås ved oplysninger om "tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el.lign." Ombudsmanden anførte, at det ikke var muligt udtømmende eller nogenlunde dækkende at fastlægge, hvilke oplysninger der er omfattet af udtrykket.

Efter offentlighedslovens § 30, nr. 2, er det en betingelse for at undtage forretningsoplysninger fra aktindsigt, at udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko for, at virksomheden vil lide et økonomisk tab af nogen betydning.  Bestemmelsens ordlyd svarer til den gamle offentlighedslovs § 12, stk.1, nr. 2, men af forarbejderne til den nye offentlighedslov følger, at der nu gælder en "klar formodning" for, at udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko for, at virksomheden eller den person, oplysningerne angår, vil lide skade af betydning.

Hvis en virksomhed giver udtryk for, at udlevering af oplysninger vil medføre konkrete skadevirkninger, vil formodningsreglen medføre, at myndigheden ikke behøver yderligere dokumentation for, at betingelserne for at begrænse aktindsigten er opfyldt. Hertil udtalte ombudsmanden, at myndigheden efter indhentelse af en sådan udtalelse ikke nødvendigvis vil have den rette forudsætning for at vurdere, om risikoen er reel eller ej.

Ombudsmanden udtalte, at "forarbejderne til den nye offentlighedslov indebærer, at myndighederne får større mulighed for at hemmeligholde oplysninger om forretningsforhold, og at der dermed er sket en materiel ændring af offentlighedslovens § 30, nr. 2. F.eks. i sagen om DONG-salget." I en orientering til Folketingets Retsudvalg anførte ombudsmanden, at ovenstående "kan have væsentlig betydning for retten til aktindsigt".

Læs ombudsmandens udtalelse af 28. november 2016 her.

STATSFORVALTNINGEN: AKTINDSIGTSANMODNING OPFYLDTE KRAVET OM IDENTIFIKATION, offentlighedslovens § 9, stk. 1

I denne sag indbragte en journalist Region Syddanmarks afgørelse af 5. september 2016 til Statsforvaltningen. Regionen havde givet journalisten afslag på aktindsigt i dokumenter, som regionen forinden havde udleveret til navngivne medier, vedrørende ambulanceselskabet BIOS. Afslaget blev givet under henvisning til kravet om identifikation.

Regionen henviste til, at en anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, der vil være nødvendige for, at den sag eller de dokumenter, der anmodes om aktindsigt i, kan identificeres (identifikationskravet). Herudover skal anmodningen angive det tema, som sagen eller dokumentet vedrører. Bestemmelserne om identifikation findes i offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 1 og 2.

Opfylder en anmodning om aktindsigt ikke identifikationskravet, kan myndigheden give afslag på anmodningen. Hvis identifikationskravet er opfyldt, men begæringen er meget omfattende – f.eks. på grund manglende skarphed i identifikationen – vil der kunne meddeles afslag på anmodningen, hvis behandlingen medfører et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1.

I den konkrete sag var der anmodet om aktindsigt i en specifik korrespondance, der lå til grund for en konkret artikel. Statsforvaltningen vurderede, at Region Syddanmark ikke var berettiget til at afslå anmodningen under henvisning til manglende identifikation.

Statsforvaltningen lagde særligt vægt på, at der var anmodet om aktindsigt i konkrete dokumenter, som henholdsvis DR Fyn og Fyens Stiftstidende tidligere havde fået adgang til i forbindelse med en aktindsigtsanmodning.

Statsforvaltningen har på den baggrund anmodet Region Syddanmark om at genoptage behandlingen og træffe en ny afgørelse i overensstemmelse med klagers anmodning og offentlighedslovens regler herom.

Læs Statsforvaltningens udtalelse af 21. november 2016 her.

STATSFORVALTNINGEN: AFSLAG PÅ AKTINDSIGT I KOMMUNES SAMLEDE UDGIFTER TIL NAVNGIVET KONSULENTFIRMA – spørgsmålet om dataudtræk, offentlighedslovens § 11

I denne sag havde Esbjerg Kommune i en afgørelse af 16. august 2016 givet afslag på aktindsigt i en opgørelse over kommunens samlede udgifter til et konsulentfirma.

Retten til aktindsigt omfatter som udgangspunkt alene eksisterende dokumenter; således har den aktindsigtsanmodende ikke krav på, at den pågældende myndighed udarbejder nye dokumenter.

Offentlighedslovens § 11 modificerer dette udgangspunkt: En myndighed kan således være forpligtet til at lave og udlevere en sammenstilling af foreliggende oplysninger fra myndighedens databaser, hvis en sådan sammenstilling kan foretages ved få og enkle kommandoer.

I den konkrete sag havde klager anmodet om aktindsigt i en opgørelse over kommunens udgifter til et navngivent konsulentfirma. Kommunen gav klager aktindsigt i de bagvedliggende udgiftsbilag, idet kommunen fandt, at dette imødekom aktindsigtsanmodningen fuldt ud.

I sin vurdering lagde Statsforvaltningen vægt på, at kommunen ikke var i besiddelse af en opgørelse over de omhandlede udgifter. Esbjerg Kommune ville således, som udgangspunkt, være berettiget til at afslå anmodningen om aktindsigt under henvisning til offentlighedslovens § 7, stk. 1.

Imidlertid fremgik det ikke, om kommunen ville have mulighed for at imødekomme aktindsigtsanmodningen i form af et dataudtræk af en sammenstilling af foreliggende oplysninger om udgifter i kommunens database med få og enkle kommandoer, jf. offentlighedslovens § 11, stk. 1. På denne baggrund anmodede Statsforvaltningen Esbjerg Kommune om at genoptage behandlingen og træffe ny afgørelse i overensstemmelse med offentlighedsloven.

Læs Statsforvaltningens udtalelse af 21. november 2016 her.

STATSFORVALTNINGEN: AFSLAG PÅ AKTINDSIGT I OPLYSNINGER OM BEMANDING AF EN AKUTBIL – hensynet til det offentliges økonomiske interesser, offentlighedslovens § 33, nr. 3

I denne sag blev Statsforvaltningen anmodet om at vurdere Region Syddanmarks afgørelse af 8. juni 2016 om afslag på aktindsigt i oplysninger om bemanding af en akutbil i Skærbæk den 10. maj 2016 – herunder eventuel nedetid.

Som begrundelse for ikke at imødekomme aktindsigtsanmodningen havde Region Syddanmark henvist til, at en udlevering af de pågældende oplysninger ville påføre den pågældende virksomhed et økonomisk tab af betydning, jf. offentlighedslovens § 30, nr. 2.

Endvidere havde regionen anført, at en offentliggørelse af oplysningerne ville have en negativ påvirkning på fastholdelsen og rekrutteringen af beredskaber, hvilket ville gøre det vanskeligt for virksomheden fortsat at leve op til kontrakten med regionen. En sådan manglende opfyldelse ville medføre et større krav om bod, hvilket igen ville påføre virksomheden en økonomisk skade af betydning.

Statsforvaltningen fandt, at anmodningen om aktindsigt var specifikt begrænset til kun at angå oplysninger om bemandingen på en akutbil i ét område i ét døgn, hvorfor regionen ikke tilstrækkeligt havde konkretiseret, hvori den økonomiske skade ville bestå. Region Syddanmark havde således ikke ud fra den anførte begrundelse været berettiget til at undtage de nærværende oplysninger efter offentlighedslovens § 30, nr. 2.

Endvidere havde regionen henvist til offentlighedslovens § 33, nr. 3, som begrundelse for at undtage oplysningerne. Bestemmelsen vedrører situationer, hvor retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. En betingelse for at undtage oplysninger efter denne bestemmelse er, at der fremgår en nærliggende fare for, at den pågældende interesse vil lide skade, jf. de specielle bemærkninger til bestemmelsen.

Statsforvaltningen udtalte, at det er en forudsætning for at anvende denne bestemmelse, at der konkret kan godtgøres for en risiko af et økonomisk tab, hvis der meddeles aktindsigt. Kun oplysninger, der ikke er almindeligt kendte eller offentligt tilgængelige, er omfattet af bestemmelsen. Statsforvaltningen fandt, at regionen ikke havde redegjort tilstrækkeligt for de økonomiske skadevirkninger eller for en eventuel forringelse af regionens forhandlingsposition.

Således var det Statsforvaltningens opfattelse, at regionen heller ikke var berettiget til at undtage de pågældende oplysninger i henhold til offentlighedslovens § 33, nr. 3.

Statsforvaltningen har derfor anmodet Region Syddanmark om at genoptage behandlingen af sagen og tage fornyet stilling til klagers anmodning om aktindsigt.

Læs Statsforvaltningens udtalelse af 23. november 2016 her.

STATSFORVALTNINGEN: AFSLAG PÅ AKTINDSIGT I MØDEREFERAT – forholdets særlige karakter, offentlighedsloven § 33, nr. 5

I denne sag var Statsforvaltningen blevet anmodet om at vurdere Region Sjællands afgørelse af 11. maj 2016 om afslag på aktindsigt i et referat fra et møde afholdt mellem bocenteret Lindegården og afdelingsledelsen for Psykiatrien Øst.

Regionen havde i sin afgørelse henvist til offentlighedslovens § 33, nr. 5, der giver mulighed for at begrænse en aktindsigtsanmodning, såfremt det er nødvendigt for at beskytte væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter gør det påkrævet. Af de specielle bemærkninger til bestemmelsen fremgår, at bestemmelsen har et snævert anvendelsesområde og alene forudsættes anvendt, hvor hemmeligholdelse af hensyn til offentlige eller private interesser er klart påkrævet.

Bestemmelsen skal i første række tilgodese beskyttelsesinteresser, der som sådan er anerkendt i lovens øvrige undtagelsesbestemmelser, men hvor de udtrykkelige bestemmelser viser sig at være utilstrækkelige.

Det fremgik af sagen, at som begrundelse for afslaget på aktindsigt blev henvist til, at det pågældende mødereferat, der ikke indgik i en konkret personalesag, indeholdte oplysninger af en sådan karakter, at et beskyttelsesbehov ud fra privatretlige hensyn skulle tages i betragtning. Derfor forstod Statsforvaltningen det sådan, at der i regionens begrundelse blev henvist til de hensyn, der ligger bag offentlighedslovens § 21, stk. 2, der giver mulighed for at undtage sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold fra aktindsigt.

Statsforvaltningen fandt, at Region Sjælland ikke, ved sin afgørelse, havde handlet i strid med offentlighedslovens § 33, nr. 5, ved at undtage det nærværende mødereferat for aktindsigt. Særligt blev der lagt vægt på, at referatet indeholdt oplysninger om enkeltpersoners ansættelsesforhold.

Denne afvejning stemte overens med forarbejderne til offentlighedslovens § 21, stk. 2; der bl.a. henviser til oplysninger om ansattes forhold. Offentlighedslovens § 33, nr. 5, kunne derfor anvendes som rette hjemmel til afslag på aktindsigten.

Således var det Statsforvaltningens opfattelse, at Region Sjælland havde foretaget et relevant skøn, der lå inden for rammerne af den anvendte hjemmel.

Læs Statsforvaltningens udtalelse af 29. november 2016 her.

kontakt

Rikke Søgaard Berth

Partner

Line Markert

Partner

Payam Samarghandi

Advokatfuldmægtig