Grænserne for, hvornår der skal gives aktindsigt, afklares løbende. Horten har gennemgået den seneste praksis om aktindsigt og giver dig her et sammendrag af relevante udtalelser på det kommunale område. 

Husk, at det kommunale tilsyn fra 1. april 2017 er overgået til at blive varetaget af Ankestyrelsen.

STATSFORVALTNINGEN: BERETTIGET AFSLAG PÅ AKTINDSIGT I OFFENTLIGT ANSATTES NATIONALITET SAMT KARAKTERER

I denne sag havde en journalist på vegne af et massemedie anmodet Region Sjælland om aktindsigt i nogle ansatte lægers nationalitet samt de ansatte lægers eventuelle beståede sprogkurser og de opnåede karakterer. Regionen havde afvist aktindsigtsanmodningen med henvisning til offentlighedslovens § 21, stk. 3, om adgang til aktindsigt i personaleoplysninger. 

Statsforvaltningen var enig i, at offentlighedslovens § 21, stk. 3, ikke omfatter oplysninger om de ansattes nationalitet. Ligeledes var Statsforvaltningen enig i, at bestemmelsen heller ikke omfatter oplysninger om, hvilke karakterer de ansatte måtte have opnået i forbindelse med deltagelse i kurser. 

Statsforvaltningen vurderede dog, at regionen ikke kunne undtage oplysninger vedrørende de ansattes personalesager om gennemførte kursusforløb med hjemmel i offentlighedslovens § 21, stk. 3. Statsforvaltningen henviste i den forbindelse til bestemmelsens forarbejder, hvoraf det fremgår, at bestemmelsen også omfatter oplysninger om efteruddannelse og kurser. 

I sin afgørelse havde regionen herudover henvist til offentlighedslovens § 40, hvorefter dokumenter skal udleveres i den form, som den aktindsigtssøgende ønsker dem, medmindre det "er umuligt eller meget vanskeligt eller der foreligger andre tungtvejende modhensyn" hertil. 

Som begrundelse herfor havde regionen anført, at der ikke fandtes et teknisk register over alle de ansatte. Efter Statsforvaltningens opfattelse kunne regionen imidlertid ikke afvise aktindsigtsanmodningen under henvisning til denne bestemmelse, da bestemmelsen alene regulerer spørgsmålet om, i hvilken form dokumenter og oplysninger skal udleveres og gøres tilgængelige. 

Endelig havde regionen ikke taget stilling til, om oplysningerne kunne udleveres i medfør af meroffentlighedsprincippet, jf. offentlighedslovens § 14, stk. 2.

På den baggrund anmodede Statsforvaltningen regionen om at genoptage sagen og træffe en ny afgørelse om aktindsigt i overensstemmelse med offentlighedslovens bestemmelser.

Læs Statsforvaltningens udtalelse af 18. november 2016 her.

STATSFORVALTNINGEN: AFSLAG PÅ AKTINDSIGT I DRIFTS- OG FORRETNINGSFORHOLD I EN SAMARBEJDSKONTRAKT VAR BERETTIGET 

Sagen vedrører en klage over Køge Kommunes afslag på aktindsigt i en samarbejdskontrakt mellem kommunen og en privat virksomhed. 

Køge Kommune havde afvist aktindsigtsanmodningen med den begrundelse, at der var en formodning for, at udlevering af samarbejdskontrakten ville indebære en nærliggende risiko for, at den virksomhed, kommunen havde indgået et samarbejde med, ville lide et økonomisk tab af betydning, jf. offentlighedslovens § 30, stk. 1, nr. 2. Efter denne bestemmelse kan bl.a. drifts- og forretningsforhold undtages fra aktindsigt, "for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller den virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes."

Kommunen havde begrundet sin afgørelse med, at samarbejdsaftalen indeholdt oplysninger om produktsammensætninger, der ikke er gængs viden i branchen, at oplysninger om at stille ressourcer til rådighed ikke er offentligt tilgængelige eller tiltænkt konkurrenter, at rabatoplysninger og beregningsfaktorer er et væsentligt konkurrenceparameter ved tilbud på tilsvarende samarbejdsaftaler, at sammensætningen af kompetencer, der udgør et væsentligt konkurrenceparameter i forbindelse med udbud af tilsvarende offentlige samarbejdsaftaler, ikke er offentlig viden i branchen, at beskrivelse af bevillingsfrie ydelser på reparation skal kunne genanvendes ved afgivelse af tilbud på tilsvarende samarbejdsaftaler, samt at oplysninger om aftalens varighed, forlængelsesmuligheder, opsigelse mv. har karakter af forretningshemmeligheder, som konkurrenter umiddelbart vil kunne drage nytte af. 

Efter Statsforvaltningens opfattelse var der tale om specifikke oplysninger om virksomhedens forretningsmodeller og produkter, som er omfattet af offentlighedslovens § 30, stk. 1, nr. 2. Kommunen havde derfor været berettiget til at undtage oplysningerne, da der var en formodning for, at en udlevering af sådanne oplysninger ville indebære en nærliggende risiko for, at virksomheden ville lide et økonomisk af tab af betydning. Statsforvaltningen påpegede også, at formodningsreglen gælder, når myndigheden har indhentet en udtalelse fra vedkommende virksomhed, og virksomheden har givet udtryk for, at en udlevering vil påføre virksomhedens økonomi konkrete skadevirkninger. Formodningsreglen indebærer, at myndigheden i så fald normalt ikke behøver yderligere dokumentation for, at betingelserne for at begrænse aktindsigten, efter offentlighedslovens § 30, stk. 1, nr. 2, er opfyldt. 

Statsforvaltningen fandt dog ikke, at navnet på den medarbejder i kommunen, som havde underskrevet aftalen, og datoer for udarbejdelsen samt underskrivelsen af aftalen kunne undtages fra aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens § 30, stk. 1, nr. 2. 

Endelig fandt Statsforvaltningen, at kommunen i sin afgørelse hverken havde taget stilling til, om samarbejdsaftalen indeholdt oplysninger, der var ekstraheringspligtige i medfør af offentlighedslovens § 34, eller om kontrakten eller dele af den burde udleveres i medfør af meroffentlighedsprincippet i offentlighedslovens § 14.

På den baggrund anmodede Statsforvaltningen kommunen om at genoptage sagen og træffe en ny afgørelse i overensstemmelse med reglerne i offentlighedsloven.

Læs Statsforvaltningens udtalelse af 7. december 2016 her.

STATSFORVALTNINGEN: AFSLAG PÅ DATAUDTRÆK AF ANTALLET AF OPERATIONER VAR IKKE BERETTIGET 

I denne sag havde Region Nordjylland modtaget en aktindsigtsanmodning vedrørende "antallet af operationer af meningeomer specifikt i kraniebunden i den cerebellopontine vinkel udført af regionen de sidste 8 år, fordelt på de enkelte år". Anmodningen var fremsat af en advokat, der skulle bruge oplysningerne i forbindelse med en retssag.

Regionen havde givet afslag på aktindsigtsanmodningen med den begrundelse, at der ikke kunne laves en tilstrækkelig anonymisering som krævet i offentlighedslovens § 11, stk. 1, 2 pkt., da der var tale om "et ganske spinkelt talmateriale". Regionen havde anført, at en "sådan type statistiske oplysninger alene kunne udleveres, hvis værdierne var over 10". Efter regionens vurdering kunne det derfor ikke udelukkes, at det ville være muligt at identificere enkeltpersoner ved en kombination af andre oplysninger, såfremt oplysningerne i det pågældende register blev udleveret. Regionen havde tillige henvist til Datatilsynets fortolkning af anonymisering vedrørende aggregerede oplysninger. 

Statsforvaltningen fandt ikke, at regionen havde været berettiget til at afslå anmodningen om udlevering af det ønskede dataudtræk. I udtalelsen lagde Statsforvaltningen særlig vægt på Offentlighedskommissionens betænkning, der beskriver de krav, der stilles til effektiv anonymisering i forbindelse med dataudtræk. 

Statsforvaltningen anførte, at regionen ikke havde redegjort for, hvordan det kunne være muligt at identificere enkeltpersonerne i det ønskede dataudtræk. Derudover anførte Statsforvaltningen også, at regionen ikke havde redegjort for sin praksis om, at kun statistiske oplysninger med værdier over 10 blev udleveret. På den baggrund anmodede Statsforvaltningen regionen om at tage fornyet stilling til anmodningen om dataudtræk efter offentlighedslovens § 11, stk. 1.  

Læs Statsforvaltningens udtalelse af 21. december 2016 her

STATSFORVALTNINGEN: GRÆNSEFLADEN MELLEM OFFENTLIGHEDS- OG FORVALTNINGSLOVENS REGLER OM AKTINDSIGT

I denne sag havde en borger anmodet en kommune om aktindsigt i sin afdøde fars lejekontrakt samt en kvittering for udleveret indbo. Kommunen havde meddelt borgeren afslag på aktindsigt. Dette skete under henvisning til offentlighedslovens §§ 7, stk. 1 og 30, stk. 1, nr. 1, idet kommunen dels ikke var i besiddelse af kontrakten, og dels var den pågældende kvittering for indboet af en sådan karakter, at den måtte anses for at vedrøre den afdødes private forhold.

Sagen gav først og fremmest Statsforvaltningen anledning til at tage stilling til, hvorvidt kommunens afgørelse var truffet i overensstemmelse med offentlighedslovens og forvaltningslovens regler. 

Statsforvaltningen var enig i, at aktindsigtsanmodningen skulle behandles efter offentlighedsloven (og ikke forvaltningsloven), da den aktindsigtssøgende ikke kunne anses for at have partsstatus i sagen. Af forvaltningslovens forarbejder fremgår, at partsbegrebet omfatter ansøgere og adressater for en afgørelse samt andre personer med en væsentlig, retlig relevant og individuel interesse i sagen. Selvom den aktindsigtssøgende var datter og arving til afdøde, havde hun ikke en sådan direkte og væsentlig interesse i den afdødes indflytning i en plejebolig eller den efterfølgende rydning af plejeboligen, at hun kunne opnå partsstatus. Derudover udtalte Statsforvaltningen også, at det er en forudsætning for at få aktindsigt efter forvaltningsloven, at der er tale om en afgørelsessag. I den forbindelse anførte Statsforvaltningen, at en myndigheds privatretlige dispositioner, f.eks. indgåelse af lejekontrakter, ikke er en afgørelse i forvaltningslovens forstand. 

Læs Statsforvaltningens udtalelse af 23. december 2016 her

STATSFORVALTNINGEN: AFSLAG PÅ AKTINDSIGT I DRIFTSDATA FRA VINDMØLLER EFTER MILJØOPLYSNINGSLOVEN VAR BERETTIGET  

I denne sag havde en borger anmodet Svendborg Kommune om aktindsigt i driftsdata fra to vindmøller. De pågældende driftsdata indeholdt bl.a. oplysninger om rotorhastighed, vindhastighed og produceret effekt. 

Svendborg Kommune havde givet afslag på aktindsigtsanmodningen med henvisning til miljøoplysningslovens § 2, stk. 2, jf. den tidligere offentlighedslovs § 12, stk. 1, nr. 2. Bestemmelsens ordlyd svarer til den gældende offentlighedslovs § 30, stk. 1, nr. 2, men miljøoplysningsloven henviser til den tidligere gældende lov, og sager skal derfor behandles under hensyntagen hertil. Baggrunden for afslaget var, at kommunen havde vurderet, at oplysningerne i de omhandlede driftsdata ikke var omfattet af undtagelsen om emissionsoplysninger i miljøoplysningslovens § 2, stk. 5. Svendborg Kommune havde først og fremmest anført, at oplysninger om rotorhastighed, vindhastighed og produceret effekt ikke udgjorde oplysninger om emissioner til miljøet. Derudover havde kommunen også anført, at dokumentet ikke indeholdt oplysninger om, hvor meget vindmøllerne støjer, og der var derfor ikke tale om direkte oplysninger om udledning af støj til luften og omgivelserne. 

Det var efter Statsforvaltningens opfattelse behæftet med nogen tvivl, om de omhandlede driftsdata havde karakter af emissionsoplysninger omfattet af miljøoplysningslovens § 2, stk. 5. Statsforvaltningen anførte, at begrebet "emission" hverken er defineret nærmere i bestemmelsens ordlyd, i lovens forarbejder eller i det tilhørende direktiv, mens det heller ikke af praksis kan udledes, om driftsdata fra vindmøller vedrørende rotorhastighed, vindhastighed og produceret effekt skal anses som oplysninger om emissioner til miljøet. På baggrund af den tvivl, der kan rejses om rækkevidden af miljøoplysningslovens § 2, stk. 5, fandt Statsforvaltningen ikke, at Svendborg Kommune havde tilsidesat retten til aktindsigt efter hverken miljøoplysningsloven eller offentlighedsloven. 

Afslutningsvist udtalte Statsforvaltningen, at kommunen også havde overvejet spørgsmålet om, hvorvidt der kunne gives aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet i offentlighedsloven. Statsforvaltningen fandt heller ikke grundlag for at tilsidesætte kommunens vurdering af, at der ikke var ekstraheringspligtige oplysninger i det undtagne dokument. Statsforvaltningen ville derfor ikke foretage sig yderligere i sagen. 

Læs Statsforvaltningens udtalelse af 23. december 2016 her. Spørgsmålet om emissionsbegrebet er i øvrigt behandlet af EU-Domstolen i sag C-673/13P, som Horten for nylig har skrevet en artikel om. Du kan læse artiklen her

STATSFORVALTNINGEN: AFSLAG PÅ AKTINDSIGT I UDBUDSRELEVANTE FORRETNINGSOPLYSNINGER FOR § 60-FÆLLESSKAB VAR IKKE BERETTIGET

I denne sag anmodede Statsforvaltningen et beredskab organiseret som § 60-fællesskab om at genoptage sagsbehandlingen og træffe ny afgørelse, efter at Statsforvaltningen fandt beredskabets afgørelse forkert på flere punkter. Bl.a. havde § 60-fællesskabet henvist til offentlighedsloven § 30, nr. 2, som grundlaget for at undtage oplysninger af hensyn til fællesskabets fremtidige muligheder for at foretage udbud af driftsopgaver.

Horten har skrevet en nyhed, hvori vi uddyber Statsforvaltningens udtalelse. Du kan læse nyheden af 16. februar 2017 her.

STATSFORVALTNINGEN: AFSLAG PÅ AKTINDSIGT I OPLYSNINGER OM PERSONALE OG BEBOERE PÅ EN DØGNINSTITUTION VAR IKKE BERETTIGET 

I denne sag havde en borger anmodet om aktindsigt i sin søns ophold på en døgninstitution. 

Region Midtjylland havde afvist at give borgeren aktindsigt i oplysninger om navne og andre oplysninger om bostedets beboere med henvisning til offentlighedslovens § 35, hvorefter der ikke kan meddeles aktindsigt i tavshedsbelagte oplysninger. Regionen havde i den forbindelse henvist til, at oplysningerne var omfattet af tavshedspligten i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 1. 

Regionen havde tillige afslået at give aktindsigt i oplysninger om navne på bostedets medarbejdere med henvisning til offentlighedslovens § 33, stk. 1, nr. 5. Efter denne bestemmelse kan aktindsigt begrænses, hvis det er nødvendigt for at beskytte væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, og hvis hemmeligholdelse er påkrævet henset til forholdets særlige karakter. Regionen havde i den forbindelse henvist til, at der var et hensyn at tage til medarbejdernes private interesser, idet den aktindsigtssøgende tidligere havde taget kontakt til medarbejderne uden for arbejdstiden, og at den aktindsigtssøgende tidligere var dømt for at have truet medarbejderne. 

Efter Statsforvaltningens opfattelse havde regionen ikke været berettiget til at undtage oplysningerne med den anførte begrundelse – hverken efter offentlighedslovens § 33, stk. 1, nr. 5, eller § 35. 

I forhold til offentlighedslovens § 35 lagde Statsforvaltningen vægt på, at retten til aktindsigt ikke begrænses af lovgivningens almindelige bestemmelser om tavshedspligt, herunder forvaltningslovens § 27, stk. 1. 

I forhold til offentlighedslovens § 33, stk. 1, nr. 5, henviste Statsforvaltningen til de specielle bemærkninger. Det fremgår heraf, at offentlighedslovens § 33, stk. 1, nr. 5, har et snævert anvendelsesområde, som alene kan anvendes, hvor hemmeligholdelse er klart påkrævet. Statsforvaltningen anførte endvidere, at offentlighedslovens § 33, stk. 1, nr. 5, skal ses som en opsamlingsbestemmelse. Hvis der andre steder i loven er taget højde for at beskytte en bestemt interesse imod aktindsigt, er kravene for at tilgodese det samme hensyn i medfør af offentlighedslovens § 33, stk. 1, nr. 5, derfor skærpet. Statsforvaltningen lagde i sagen vægt på, at det hensyn, som regionen ved afgørelsen havde ønsket at varetage, er et beskyttelseshensyn, som er fuldt ud identisk med det hensyn, der er tilgodeset igennem offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2. Med indførelsen af offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2, hvorefter aktindsigtsanmodninger kan afslås, hvis de antages at tjene et retsstridigt formål el.lign., har offentlighedslovens § 33, stk. 1, nr. 5, således mistet en væsentlig del af sin betydning i chikanetilfælde.

Da regionens afslag på aktindsigtsanmodningen ikke ansås for at være berettiget, anmodede Statsforvaltningen regionen om at genoptage sagen.

Læs Statsforvaltningens udtalelse af 14. februar 2017 her.  

STATSFORVALTNINGEN: AFSLAG PÅ AKTINDSIGT PÅ GRUND AF ET UFORHOLDSMÆSSIGT RESSOURCEFORBRUG VAR BERETTIGET 

Sagen vedrører en klage over Odense Kommunes afslag på aktindsigt i oplysninger vedrørende Odense & Co's aktiviteter. 

Odense Kommune havde afvist aktindsigtsanmodningen med den begrundelse, at udlevering af det store antal dokumenter og bilag, der skulle fremfindes og gennemgås, og det antal timer, der allerede var brugt på borgerens tidligere aktindsigtsanmodning, ville nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug efter offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1. I sin afgørelse havde kommunen bl.a. anført, at kommunen ikke havde en sag, hvoraf de pågældende oplysninger fremgik. Odense Kommune var heller ikke længere i besiddelse af fysiske eksemplarer af bilagene, men kun elektroniske filer. Disse var indscannet med flere bilag i en fil, hvorfor det ville være nødvendigt at printe hele filen for at udlede de bilag, der skulle bruges til aktindsigtsanmodningen. Det ville derfor kræve, at en ansat manuelt brugte tid på at gennemgå alle de relevante filer, bilag, dokumentationer osv. for at sikre, at disse ikke indeholdt personfølsomme oplysninger eller oplysninger om drifts- eller forretningsforhold, som af hensyn til virksomheder eller det offentlige skulle hemmeligholdes. 

Efter Statsforvaltningens opfattelse havde Odense Kommune ikke handlet i strid med offentlighedslovens § 9, stk. 2. Statsforvaltningen udtalte, at det forventede tidsforbrug er det centrale i vurderingen af, om en aktindsigtsanmodning vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Hvis tidsforbruget overstiger cirka 25 timer, vil et afslag på grund af et uforholdsmæssigt tidsforbrug som udgangspunkt være berettiget. I denne sag forventedes tidsforbruget at overstige cirka 30 timer. 

Statsforvaltningen udtalte også, at myndigheden ikke uden videre bør give afslag på en aktindsigtsanmodning, med mindre myndigheden har en dialog med den aktindsigtssøgende om at få afgrænset og konkretiseret anmodningen. Odense Kommune havde i denne sag løbende været i dialog med den aktindsigtssøgende og spurgt, om borgeren ønskede at indsnævre sin anmodning. 

Statsforvaltningen fremhævede dog også, at hvis den aktindsigtssøgende kan godtgøre en særlig interesse i sagen eller dokumenterne, vil myndigheden – uanset sagens eller dokumenternes omfang – være forpligtet til at behandle aktindsigtsanmodningen. Hvis aktindsigtsanmodningen er fremsat af et massemedie eller en forsker, vil en myndighed derfor sjældent kunne undlade at behandle en aktindsigtsanmodning med henvisning til offentlighedslovens § 9, stk. 2. I denne sag kunne borgeren ikke godtgøre en sådan særlig interesse. 

Læs Statsforvaltningens udtalelse af 14. marts 2017 her.  

kontakt

Rikke Søgaard Berth

Partner

Line Markert

Partner

Payam Samarghandi

Advokatfuldmægtig