I et udbud skal alle tilbudsgivere underrettes og have en begrundelse for ordregivers valg af, hvem der får ordren. Lovgivningen indeholder en række krav, begrundelsen skal opfylde, men det beror dog altid på en konkret vurdering.

I Klagenævnet for Udbuds afgørelse af 30. marts 2017 er der et eksempel på, hvordan en god begrundelse kan se ud. Herunder gennemgår vi de krav, der er til begrundelsen til antagelige tilbud.

5 krav til begrundelsen

Ordregiverens begrundelse skal hjælpe tilbudsgivere med at kunne vurdere, om evalueringen er sket inden for de rammer, ordregiveren har beskrevet i udbudsmaterialet. Den indeholder følgende:

1) Tilstrækkelige oplysninger om det vindende tilbuds karakteristika og relative fordele i forhold til det forbigåede tilbud.

2) Oplysninger om de centrale elementer, der har været væsentlige og udslagsgivende ved bedømmelsen af det vindende og det forbigåede tilbud for de enkelte under- og delkriterier.

3) Navnet på den vindende tilbudsgiver eller parterne i rammeaftalen.

4) Resultatet af evalueringen på delkriterieniveau, når delkriteriet har haft væsentlig indflydelse på udfaldet af evalueringen.

5) Oplysninger om de forhold, der er lagt vægt på. Begrundelsen må ikke undlade oplysninger om forhold, der er tillagt betydning.

Det vil ikke være tilstrækkeligt, hvis ordregiveren blot oplyser resultatet af beslutningen og om fremgangsmåden ved ordregiverens beslutning.

Det gode eksempel

Klagenævnet for Udbud har den 30. marts 2017 afsagt kendelse i en sag, hvor der bl.a. var nedlagt påstand om, at begrundelsen ikke var fyldestgørende. Klager mente, at ordregiver skulle have oplyst om det antal point, som tilbuddene var blevet tildelt på de enkelte delkriterier til et af de kvalitative underkriterier. 

I sagen havde ordregiver givet en udførlig begrundelse til deres pointangivelse og forklaret det vindende tilbuds karakteristika og relative fordele i forhold til klagers tilbud. Begrundelsen kan læses i sit fulde på side 8-11 i kendelsen

I kendelsen er der klaget over, at begrundelseskravet i Lov om Klagenævnet for Udbud og Forsyningsdirektivet ikke er opfyldt. Begrundelseskravet har samme ordlyd i udbudsdirektivet, der er gennemført i udbudsloven. Derfor er kendelsen også relevant for udbudsloven.

Begrundelsens omfang

Hvor fyldestgørende en begrundelse skal være i det enkelte udbud afhænger af de konkrete omstændigheder. Det kan f.eks. afhænge af de valgte underkriterier, deres kompleksitet i forhold til ydelsens karakter, og hvordan ordregiveren i øvrigt har udformet udbudsmaterialet.

Eksempelvis skærpes kravene til begrundelsen, hvis den forbigåede tilbudsgiver har afgivet tilbuddet med den laveste pris på trods af, at priskriteriet vægtede højt.

Point ved kvalitativ evaluering

I de tilfælde, hvor tilbuddene gives point på baggrund af en kvalitativ evaluering, skal pointangivelsen som udgangspunkt ledsages af en forklaring på pointangivelsen og dermed de kvalitative forskelle mellem vinderens tilbud og den forbigåede tilbudsgivers tilbud, hvis pointangivelsen ikke er tilstrækkelig selvforklarende. En underretning med rene pointangivelser kan som udgangspunkt ikke stå alene.

I forhold til kvalitative underkriterier er der ikke noget krav om, at ordregiveren skal oplyse de point, som tilbuddene har fået for de enkelte delkriterier.

kontakt

Andreas Christensen

Partner

Kristen Helms Skov

Erhvervsjuridisk fuldmægtig