Der er mange penge at spare for landets kommuner, når kommunalbestyrelserne skal planlægge de kommende års økonomi i årets budgetforhandlinger. Det vurderer Hortens eksperter, der hver dag arbejder tæt sammen med de fleste af landets kommuner og har et indgående kendskab til de kommunale udfordringer. Vi har samlet eksperternes bud på 10 oplagte besparelsesområder.

Budgetforhandlingerne står for døren. Alle kommuner går derfor ind i en periode med fokus på økonomien og de økonomiske visioner for 2017 og fremefter. Kommunerne har allerede skåret ind til benet på en række områder, og efterhånden må der kigges langt efter de åbenlyse besparelsespotentialer. Men de findes. Horten har i mange år arbejdet tæt sammen med landets kommuner og kender kommunernes største udfordringer. På baggrund af den erfaring giver vi her vores bud på 10 områder, hvor der kan være mange penge at hente for en række kommuner.

1. Vejbelysning

Store besparelsespotentialer findes i kommuners vejbelysningsanlæg. Særligt de kommuner, der ikke før har udbudt drift, vedligehold og renovering af vejbelysning, kan formentlig opnå besparelser på over 70 %.  

En lang række kommuner er begyndt at (tilbage)købe vejbelysningsanlæg og efterfølgende udbyde drift, vedligehold og renovering af anlægget. Vi har i de senere år hjulpet over 20 kommuner igennem denne øvelse og oplever fortsat en meget stor udvikling i markedet. Dels er konkurrencen skærpet med faldende priser som konsekvens af den øgede konkurrenceudsættelse, dels gør den teknologiske udvikling, at der kan være store besparelser at hente på energioptimeringer.

Horten har sammen med ÅF Lighting over en årrække udarbejdet skræddersyede udbud, der sikrer det maksimale udbytte af såvel de nye udbudsregler som den nyeste teknologiske udvikling. Besparelsespotentialet i den enkelte kommune vil naturligvis afhænge af en række faktorer, herunder anlæggets beskaffenhed og alder, men det er vores erfaring, at der ved førstegangsudbud kan hentes besparelser i omegnen af (mindst) 70 %. Dertil kommer, at ejerskabet til vejbelysningsanlægget giver kommunen mulighed for at disponere over anlægget og derved sikre den mest optimale udnyttelse, herunder energirenovering.

2. Håndværkerydelser

Kommuner afholder ofte betydelige udgifter til håndværkerydelser, bl.a. til drift og vedligeholdelse af kommunale bygninger. De enkelte indkøb har ofte et begrænset omfang, og en stor del af indkøbene foretages decentralt. Samtidig får kommunen kun sjældent andel i de ofte 'usynlige' rabatter på listepriser for materialer, som håndværkerne ofte får. Det gør det vanskeligt at kontrollere, at kommunen betaler markedsmæssige time- og materialepriser for håndværkerydelser.

Vi anbefaler derfor, at kommunerne etablerer rammeaftaler eller dynamiske indkøbssystemer for kommunens samlede indkøb af håndværkerydelser. Hermed kan sikres en central og markedsmæssig fastlæggelse af både time- og materialepriser. Rammeaftalen kan tilrettelægges, så også små håndværksvirksomheder har reel mulighed for at komme med. Endvidere kan kommunen vælge at anvende en arbejdsklausul, der sikrer, at de medarbejdere, der skal udføre arbejder omfattet af rammeaftalen, får løn- og ansættelsesvilkår svarende til den mest repræsentative overenskomst på området. Det sikrer, at konkurrenceudsættelsen ikke sker på bekostning af de enkelte medarbejdere.

Det er vores erfaring, at kommunen opnår væsentlige besparelser ved at indgå en samlet rammeaftale eller et dynamisk indkøbssystem for håndværkerydelser.

3. Kommuner kan (og skal i mange tilfælde) opkræve garantiprovision

Kommuner kan på visse betingelser stille lånegarantier for selskaber, eksempelvis inden for forsyningsområdet. Mange kommuner opkræver imidlertid for lidt eller slet ikke garantiprovision som betaling for den risiko, kommunen påtager sig ved at stille garantien. En ændring af den praksis vil i mange tilfælde være nødvendig for at efterleve gældende regler og kan samtidig medføre indtægter for kommunen på mange millioner i garantiens løbetid.

Generelt har kommunerne ikke haft fokus på garantiprovision, når der stilles garantier for lån. I januar 2016 fastslog Vestre Landsret imidlertid, at en kommunes vederlagsfrie garantier udgjorde ulovlig statsstøtte, og at det derfor var berettiget, at kommunen traf beslutning om fremadrettet at opkræve provision for de pågældende lån.

På baggrund af dommen har Horten bistået en række kommuner med at sikre, at deres garantier er stillet i overensstemmelse med statsstøttereglerne, de kommunalretlige regler og den relevante sektorregulering. En sådan gennemgang viser ofte, at kommunen bør opkræve højere garantiprovision, end den gør. Da garantierne ofte er stillet for anlægslån i millionklassen, vil (korrekt beregnet) garantiprovision også udgøre et anseeligt millionbeløb i lånets løbetid. Ulovlig statsstøtte risikerer man desuden at skulle tilbagebetale til statskassen. Dermed kommer støttebeløbet hverken kommunen eller selskabet til gode. Det beløb, man risikerer at skulle betale til statskassen, stiger, jo længere støtteordningen pågår.

4. IT-drift og outsourcing

IT-driftsydelser er i lighed med store dele af IT-området i øvrigt karakteriseret ved kontinuerligt faldende priser. Mange kommuner har endnu ikke realiseret det besparelsespotentiale, denne prisudvikling indebærer. Hvis kommunens IT-ydelser ikke har været konkurrenceudsat for nyligt, er der ofte en stor økonomisk gevinst at hente ved at få priserne bragt ned på det nuværende markedsniveau.

Tilsvarende, hvis kommunen selv varetager al IT-drift, kan der – som følge af de nævnte faldende priser – være en besparelse i at outsource hele eller dele af IT-driften til en IT-leverandør.

Kommunerne kan også opnå besparelser ved en gennemgang og samlet konkurrenceudsættelse af de nuværende aftaler i forhold til programmel og hardwareindkøb. Det skyldes, at mange af aftalerne er indgået ad hoc gennem tiden, og at kommunens samlede indkøbsvolumen dermed ikke er udnyttet som forhandlingsparameter over for leverandørerne. Der er ofte også leverandøraftaler, som kan opsiges, idet ydelsen ikke længere udnyttes af kommunen, eller fordi samme ydelser indkøbes parallelt på flere aftaler.

Bemærk også, at den nye udbudslov, der trådte i kraft 1. januar 2016, har givet øgede muligheder for udbud med forhandling, der egner sig særligt godt til indkøb af IT-ydelser. 

5. Adskil kommunale og private belysningsanlæg

Flere kommuner afholder udgifter til private belysningsanlæg uden at være forpligtet til det. Og måske endda uden, at der er hjemmel til at gøre det.

Flere kommuner ejer belysningsanlæg placeret på private veje og betaler udgifterne til vedligeholdelse, renovering, bortskaffelse af forældede anlæg mv. Det kan løbe op i flere hundrede tusinde kroner årligt til anlæg, der ikke tjener noget kommunalt formål, men som kommunen som ejer er forpligtet til at drive og vedligeholde.

Kommunerne bør sikre, at der sker en fuldstændig adskillelse af kommunale og private belysningsanlæg. Dernæst bør kommunen nedlægge anlæg på private arealer, hvor kommunen ikke er forpligtet til at holde arealet oplyst af trafikale eller sikkerhedsmæssige hensyn, og hvor de private vejejere ikke ønsker at overtage disse.

6. Systematisering af aktindsigtssager

En systematisk tilgang til behandlingen af aktindsigtssager i kommunerne vil ofte kunne frigøre medarbejderressourcer, der kan beskæftige sig med andre opgaver og dermed realisere besparelser i kommunen.

Behandlingen af aktindsigtssager er ofte meget ressourcekrævende og bliver på grund af offentlighedslovens korte frist på 7 arbejdsdage let en stor belastning af de kommunale sagsbehandlere.

Mange kommuner behandler i vid udstrækning aktindsigtsanmodninger på ad hoc basis, hvor aktindsigtsanmodningen typisk behandles af de enkelte sagsbehandlere uden fælles retningslinjer for proces eller materiel håndtering af sagerne.

En koordineret, systematisk tilgang til aktindsigtsanmodninger kan ofte frigøre ressourcer. Det afhænger af kommunens organisering, hvilken tilgang der er mest hensigtsmæssig. Det kan være med egentlige dedikerede aktindsigtssagsbehandlere, eller det kan være ved at udarbejde et enkelt administrationsgrundlag med faste skabeloner for proces og korrespondance.

7. Selskabsgørelse af kommunale havne

Omdannelse af kommunale erhvervshavne til aktieselskaber vil ofte – lige som på mange andre kommunale driftsområder – skabe øget fokus på driften i selskabet, hvilket typisk kan føre til markant lavere driftsomkostninger og mere fokus på indtjeningsmuligheder for havnen.

Kommunale havne kan efter havneloven organiseres som kommunalt ejede selskaber. På de fleste områder har vi set, at udskillelsen af en kommunal opgave til et selvstændigt selskab skaber en mere effektiv organisation. Det sker typisk, da opgaven nu har højeste (og ofte eneste) prioritet i selskabet.

Endvidere må aktieselskabshavne udføre flere opgaver end en kommunal havn eller en selvstyrehavn. En aktieselskabshavn har derved langt bedre mulighed for at udnytte oparbejdet viden og overskudsressourcer, der skaber indtægter, som kan reducere havnens takster.

En aktieselskabshavn kan udbetale udbytte mv. til ejerkommunen, hvis kommunen har foretaget apportindskud af havnens aktiver, og selskabet har foretaget hensættelser til vedligeholdelse af og nyanlæg i havnen.

8. Salg af elforsyning   

Enkelte kommuner ejer fortsat elforsyningsvirksomheder. Der er ofte bundet ganske betydelige midler op i elforsyningen, som vil kunne frigøres ved et frasalg.

Efter liberaliseringen af elmarkedet har de fleste kommuner efterhånden solgt kommunens elforsyning. Der er dog fortsat enkelte kommuner, der ejer elforsyningsvirksomheder. Disse kommuner vil erfaringsmæssigt kunne frigøre betydelige summer ved en privatisering af elforsyningen.

Forbrugernes retsstilling over for elforsyningen er i høj grad lovreguleret, og derfor vil forbrugeren ofte ikke opleve væsentlige forskelle mellem kommunal elforsyning og privat ejet elforsyning. Samtidig vil en privat aktør ofte have bedre mulighed for at varetage tilknyttede opgaver, fx etablering af bredbånd til kunderne og andre aktiviteter, som kan underbygge en mere effektiv drift og dermed lavere priser for forbrugerne.

9. Fælles driftscentre

En række kommunale opgaver kan med fordel varetages af flere kommuner i fællesskab. Særligt kan opgaver, der kræver dyrt materiel eller specialiserede medarbejdere, samles i større enheder med store besparelser til følge.

Større driftsenheder kan efter omstændighederne give et bedre grundlag for at anvende ressourcerne mere optimalt og med en større effektivitet til følge. Der er mange områder, hvor kommunerne med fordel kan etablere fælles driftscentre og dermed optimere ressourceudnyttelsen.

Vi har blandt andet set samarbejder på vej og park-området, men principielt vil der være besparelser at hente på alle de tekniske områder og andre områder, der har en omfattende driftsorganisation eller kræver specialiserede medarbejdere eller udstyr. Afhængig af opgavens og samarbejdets omfang kan der realiseres ganske store besparelser.

10. Effektiv kontraktstyring

Indkøbsprocesser, der sikrer gode produkter til lavest mulige priser, skal følges op af en effektiv kontraktstyring. Håndteres det ikke effektivt, når leverandører leverer for sent eller i for ringe kvalitet, er det ofte dyrt for kommunen i ressourcer til opfølgning og erstatningskøb.

Kommunerne har ofte et stort fokus på en effektiv indkøbsstrategi, der sikrer en god anvendelse af kommunernes midler. Til gengæld oplever vi jævnligt, at den efterfølgende opfølgning ikke får den samme opmærksomhed.

Hvis en leverandør leverer for sent eller i for ringe kvalitet, skal der være faste procedurer for kommunens reaktion. Det gælder både, når afvigelserne er store og væsentlige, og når det er mindre, umiddelbart ubetydelige afvigelser. Kommunerne vil i langt de fleste tilfælde være berettiget til omlevering, bod, et afslag i kontraktsummen eller en lignende kompensation. Selv små afvigelser kan, når der er mange af dem, have en ganske betydelig værdi. På samme måde er der ofte store gevinster ved strukturerede procedurer, som sikrer gennemførelse af 1- og 5-års gennemgang af anlægsbyggerier samt evaluering af løbende kontraktforhold.

Vil du høre mere?

Horten står naturligvis til rådighed, hvis en eller flere af ovenstående områder har interesse for netop jeres kommune. I er derfor velkomne til at kontakte os for en mere uddybende drøftelse og eventuelt en afsøgning af de konkrete muligheder i jeres kommune.

kontakt

Andreas Christensen

Partner

Line Markert

Partner

Rikke Søgaard Berth

Partner