Sådan forbereder og gennemfører du en generalforsamling

De fleste kommunale selskaber skal gennemføre den ordinære generalforsamling og indsende årsrapporten til Erhvervsstyrelsen inden udgangen af maj måned. Her får du svarene på nogle af de spørgsmål, der ofte opstår, når generalforsamlingen skal forberedes.

Når kommunale selskaber i foråret skal forberede og gennemføre generalforsamlinger, får vi som rådgivere en del spørgsmål, og mange af dem går igen hos flere selskaber og kommuner. Formålet med denne artikel er at besvare en del af disse spørgsmål på et generelt plan. Husk, at generalforsamlingen altid skal afholdes i overensstemmelse med det enkelte selskabs vedtægter.

 

1. Generalforsamlingen

Generalforsamlingen udgør selskabets øverste beslutningsorgan. Alle ejere har ret til at deltage på generalforsamlingen. På generalforsamlingen taler hver ejer med én stemme. Beslutningen om, hvordan en kommune, der er (med)ejer af et aktieselskab, vil stemme på generalforsamlingen, træffes typisk inden generalforsamlingen og efter kommunestyrelseslovens regler. I kommunale selskaber vil rollen som ejer normalt blive varetaget af kommunalbestyrelsen eller eventuelt økonomiudvalget. Kommunalbestyrelsen kan også bemyndige borgmesteren til at varetage kommunens interesser på generalforsamlingen. Hvis der er tale om spørgsmål af usædvanlig karakter eller stor betydning, fx fusion, indtræden i nye, langvarige samarbejder eller lignende, vil sagen dog oftest blive forelagt for kommunalbestyrelsen.

 

2. Ejeraftaler

I selskaber med flere ejere er der oftest indgået en ejeraftale, hvor ejerne har fastsat bestemmelser om deres indbyrdes forhold. Det gælder også i de kommunale selskaber, der har flere ejere. En ejeraftale vil typisk indebære, at ejerne har forpligtet sig til at stemme på en bestemt måde på generalforsamlingen i forhold til visse spørgsmål – fx at stemme for de kandidater, de øvrige ejere indstiller til valg til bestyrelsen. En ejeraftale er kun bindende for ejerne indbyrdes, men ikke for selskabet. Det betyder, at dirigenten på generalforsamlingen ikke skal påse, at ejeraftalen overholdes på generalforsamlingen. De bestemmelser, som ejerne vil være sikre på bliver håndhævet på generalforsamlingen, bør derfor – hvis de har vedtægtsmæssig karakter – fremgå af vedtægterne.

 

3. Indkaldelse til generalforsamling

Bestyrelsen er ansvarlig for at indkalde til og tilrettelægge generalforsamlingen. I praksis varetages opgaven ofte af direktionen. Indkaldelse skal ifølge selskabsloven ske med mindst 2 ugers og højst 4 ugers varsel. Ejeren eller ejerne kan dog fravige disse frister i enighed. Det er typisk nødvendigt at fravige kravet om højst 4 ugers varsel for at nå den politiske behandling i kommunen forud for generalforsamlingen. For at sikre, at den politiske behandling af emnerne på generalforsamlingen kan ske på de ordinære møder i udvalg og kommunalbestyrelse, kan der med fordel laves en årsplan, hvor generalforsamlingsdatoen og fristerne for, hvornår kommunen skal modtage materiale, fremgår. Her kan også frister for fx fremsendelse af materiale til brug for godkendelse af takster indarbejdes.

 

4. Forslag fra ejerne

Enhver ejer har ret til at få et emne optaget på dagsordenen til generalforsamlingen, hvis ejeren anmoder bestyrelsen om det senest 6 uger før generalforsamlingen. Modtager bestyrelsen anmodningen senere end 6 uger før generalforsamlingen, afgør bestyrelsen, om punktet skal optages på dagsordenen. Sager, der ikke er sat på dagsordenen, kan dog afgøres af generalforsamlingen, hvis samtlige ejere er enige heri.

I kommunale selskaber med én ejer vil disse frister i praksis være uden betydning, da kommunen som eneejer kan beslutte at fravige fristen. Hvis der er flere kommunale ejere, vil det afgørende for, om sagen kan behandles på generalforsamlingen, typisk være, om alle kommuner har haft mulighed for at behandle de stillede forslag på kommunalbestyrelsens eller økonomiudvalgets møde forud for generalforsamlingen og give mandat til den, der repræsenterer kommunen. Også i forhold til denne frist vil det være relevant, at ejerne bliver enige om at forlænge fristen af hensyn til de politiske beslutningsprocesser.

 

5. Dagsordenspunkter

Dagsordenen (på den ordinære generalforsamling) skal følge de dagsordenspunkter, der fremgår af selskabets vedtægter. Hvis bestyrelsen ikke er på valg hvert år (fx fordi bestyrelsens valgperiode følger den kommunale valgperiode), vil dette fremgå af vedtægterne, og punktet kan udelades de øvrige år.

 

6. Hvor skal generalforsamlingen holdes?

Generalforsamling afholdes på selskabets hjemsted, medmindre vedtægterne bestemmer, at den skal eller kan afholdes på andet nærmere angivet sted. I mange selskaber gennemføres generalforsamlingen på en såkaldt "papir-generalforsamling" – også kaldet "skrivebords-generalforsamling". Det betyder, at generalforsamlingen ikke gennemføres som et fysisk møde, men at de indhentede mandater samles og sammentælles, og der udarbejdes et referat i overensstemmelse hermed. Da kommunalbestyrelsen eller udvalget på forhånd har fastlagt, hvordan kommunen skal stemme på generalforsamlingen, kan det være en praktisk og effektiv model. Afholdes generalforsamlingen uden fysisk møde, modtager ejeren/ejerne en kopi af referatet, som bekræfter beslutningerne.

 

7. Adgang for udenforstående

Bestyrelsen kan bestemme, at udenforstående kan overvære generalforsamlingen. Dette gælder også, selvom der ikke er truffet en beslutning på generalforsamlingen herom på forhånd, og selvom de udenforståendes identitet ikke er kendt af selskabet. Vedtægterne kan dog bestemme andet. I kommunale selskaber er det ikke usædvanligt, at den samlede kommunalbestyrelse og evt. selskabets forbrugere inviteres til at deltage på generalforsamlingen. Det kan dog være uhensigtsmæssigt med en ubetinget pligt i selskabets vedtægter til at holde åbne generalforsamlinger, da det vil forhindre ejerne i at gennemføre generalforsamlingen som en papirgeneralforsamling.

 

8. Dirigent

På generalforsamlingen vælges en dirigent. Der er ikke krav om, at dirigenten skal være uafhængig af selskabet eller lignende. Når generalforsamlingen bliver gennemført som en fysisk generalforsamling, anbefaler vi dog, at det ikke er et medlem af bestyrelsen eller direktionen, som er dirigent, da disse kan blive bedt om at besvare (kritiske) spørgsmål fra ejerne – eller evt. andre, fx fremmødte forbrugere.

 

9. Taleret

Hvis generalforsamlingen gennemføres med ejernes fysiske tilstedeværelse, har alle ejere ret til at møde på generalforsamlingen og tage ordet. Da den enkelte ejer taler med én stemme, vil det typisk være borgmesteren eller en anden repræsentant for kommunen, som fremfører kommunens synspunkter på generalforsamlingen og stemmer på vegne af kommunen. Det er efter selskabslovens regler ikke muligt for enkelte medlemmer eller fx et mindretal i kommunalbestyrelsen eller økonomiudvalget at give mindretalssynspunkter fra behandlingen i kommunalbestyrelsen/økonomiudvalget til kende på generalforsamlingen. Det vil sige, at alle generalforsamlingsbeslutninger i et selskab, der ejes af én kommune, træffes med 100 % af stemmerne, uanset om der under den politiske behandling var enighed om kommunens stemmeafgivelse eller ej.

 

10. Besvarelse af spørgsmål

Ledelsen skal på generalforsamlingen oplyse om alle forhold og besvare alle ejerens spørgsmål, der skal træffes beslutning om på generalforsamlingen. Det kan fx være oplysninger, som er nødvendige for at kunne bedømme årsrapporten og selskabets stilling i øvrigt. Oplysningspligten gælder dog ikke, hvis bestyrelsen vurderer, at det kan skade selskabet væsentligt at afgive oplysningerne, eller hvis der er tale om oplysninger, som ikke umiddelbart står til rådighed. Dette kan have betydning ved overvejelserne af, om offentligheden skal have adgang til generalforsamlingen. Alle selskaber, som er mere end 75 % offentligt ejede, er imidlertid omfattet af offentlighedsloven, og oplysninger, som bliver gjort tilgængelige på generalforsamlingen, vil derfor som udgangspunkt være offentligt tilgængelige i det omfang, de er gengivet i generalforsamlingsprotokollatet mv.

 

11. Stemmeret

Alle ejere har stemmeret. Som nævnt taler hver ejer med én stemme. Det betyder også, at den enkelte ejer stemmer (på samme måde) med hele sin stemmeandel. I et selskab med flere ejere, og hvor der kun er én aktieklasse, afspejler den enkelte ejers stemmer ejerens andel af aktierne i selskabet.

 

12. Beslutningsflertal

De fleste beslutninger på generalforsamlingen træffes normalt ved simpelt stemmeflertal. Står stemmerne lige, er forslaget ikke vedtaget. Står stemmerne lige ved personvalg, skal valget afgøres ved lodtrækning, medmindre vedtægterne bestemmer andet.

Der gælder ifølge selskabsloven skærpede flertalskrav til visse beslutninger, fx vedtagelsen af ændring af selskabets vedtægter, hvor 2/3 af stemmerne skal være for beslutningen. Ejerne kan i vedtægterne fastsætte en skærpet krav for vedtagelse af visse beslutninger. Det kan fx bestemmes, at også andre beslutninger skal træffes med kvalificeret flertal eller ved enstemmighed. Det kan fx være beslutninger om salg af dele af selskabets virksomhed, optagelse af nye ejere eller køb af ejerandele i nye selskaber eller virksomheder. I vedtægterne for de kommunalt ejede selskaber er der typisk fastsat særlige vedtagelseskrav i forhold til beslutninger, der kan påvirke kommunernes lånerammer, eller som kan medføre modregning i bloktilskuddet.

 

13. Valg til bestyrelsen

Bestyrelsen består som udgangspunkt af medlemmer, der vælges på generalforsamlingen, dvs. af ejerne. Herudover kan vedtægterne eller lovgivningen fastsætte særlige regler om sammensætningen af bestyrelsen, fx krav om medarbejdervalgte medlemmer eller forbrugervalgte medlemmer.

I de kommunale selskaber sker udpegningen af, hvem der på generalforsamlingen skal indstilles til valg til bestyrelsen, typisk i forbindelse med konstitueringen, og valgperioden svarer typisk til kommunalvalgsperioden. Der vil i så fald ikke blive afholdt bestyrelsesvalg på generalforsamlingen i de mellemliggende år.

 

14. Referat

Når generalforsamlingen er afholdt, sender referenten et beslutningsreferat til godkendelse hos dirigenten, som derefter underskriver referatet.

kontakt

Klavs Gravesen

Partner

Rikke Søgaard Berth

Partner

Line Markert

Partner

Lise Lotte Hjerrild

Partner

Rene Frisdahl Jensen

Specialistadvokat