Praktiske råd til det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)

ESPD’et har givet anledning til særlige udfordringer for både ansøgere/tilbudsgivere og ordregivere, efter den nye udbudslov er trådt i kraft. Vi giver vores bud på, hvordan nogle af disse udfordringer løses mest hensigtsmæssigt.

“ESPD” er forkortelsen for det fælles europæiske udbudsdokument, som skal anvendes af ansøgere og tilbudsgivere, som ønsker at deltage i offentlige udbudsprocedurer. Ordregivere er forpligtet til at kræve, at ansøgere eller tilbudsgivere anvender ESPD’et som foreløbigt bevis for,

1. at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke er omfattet af nærmere angivne udelukkelsesgrunde,
2. at ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed, og
3. hvis det er relevant, hvordan ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder de objektive og ikke-diskriminerende kriterier for udvælgelsen.

Formålet med den obligatoriske brug af ESPD er at begrænse de byrder, der er forbundet med at deltage i udbud, da udfyldelsen af ESPD betyder, at man ikke - i første ombæring - skal fremlægge en lang række certifikater og dokumenter.

For en generel gennemgang af, hvordan ESPD konkret skal udfyldes, kan det anbefales at læse Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, som er tilgængelig på deres hjemmeside www.kfst.dk.

På baggrund af de første praktiske erfaringer med ESPD’et gennemgår vi her udvalgte punkter, som vi mener, man bør være opmærksomme på ved anvendelsen af ESPD:

i. Det nye ESPD skal anvendes ved udbud omfattet af både udbudsloven, forsyningsvirksomhedsdirektivet og koncessionsdirektivet.

Det gælder dog kun for “almindelige udbudsprocedurer” (offentligt udbud, begrænset udbud, udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog eller innovationspartnerskab). Man er derfor ikke forpligtet til at anvende ESPD ved “light” udbud eller ved udbud under tærskelværdierne. Man er ligeledes heller ikke forpligtet til at anvende ESPD’et i udbud efter tilbudsloven.

ii. Det er nyt for både ordregivere og ansøgere/tilbudsgivere at anvende ESPD’et.

Derfor er det nyttigt, at alle parter gør sit til at hjælpe med at sikre, at ESPD’et udfyldes rigtigt.

For de offentlige ordregivere kan der altid være ansøgere/tilbudsgivere, som deltager i et offentligt udbud for første gang. Derfor er det altid relevant at overveje, om man kan gøre processen lettere ved at vejlede eller henvise til vejledninger.

Samtidig kan det være en fordel at synliggøre for ansøgerne/tilbudsgiverne, hvilke afsnit i ESDP’et der skal udfyldes for det konkrete udbud, fx ved at beskrive det i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet. Omvendt bør tilbudsgiverne stille de relevante opklarende spørgsmål, hvis ordregivers materiale giver anledning til tvivl om, hvad der skal udfyldes.

iii. Som ansøger eller tilbudsgiver skal man være opmærksom på, at det ofte ikke kun er ansøger/tilbudsgiver, der skal udfylde et ESPD, men også eksempelvis underleverandører, som ansøger eller tilbudsgiver baserer sin kapacitet på.

De skal som udgangspunkt ikke udfylde ESPD’et fuldt ud, men de skal som minimum udfylde del II A og B og Del III om udelukkelsesgrunde.

Del IV og Del V skal kun udfyldes, når det er relevant for at vurdere, om ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder ordregivers mindstekrav til egnethed eller udvælgelse.

Det vil ikke altid være klart for ansøgere eller tilbudsgivere, hvornår det er relevant, og ordregivere opfordres derfor til at være behjælpelige over for ansøgere/tilbudsgivere og angive i udbudsbekendtgørelsen, i hvilket omfang disse andre enheder skal udfylde Del IV og Del V, ligesom ansøgere/tilbudsgivere bør stille spørgsmål til det, hvis det er uklart.

iv. Konsekvensen af manglende udfyldelse eller fremsendelse af et ESPD er, at ordregiveren har muligheden for – men er ikke forpligtet til - at afvise en tilbudsgiver/ansøger.

Ordregiveren kan alternativt anmode ansøgeren eller tilbudsgiveren om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre oplysninger i ESPD’et, så længe ordregiveren overholder de grundlæggende principper i udbudslovens § 2, og oplysningerne ikke medfører, at der er tale om en ny ansøgning eller et nyt tilbud.

Når disse betingelser overholdes, kan en ordregiver som udgangspunkt også anmode ansøgeren eller tilbudsgiveren om at fremsende ESPD efter ansøgnings- eller tilbudsfristens udløb, hvis ESPD’et ikke er fremsendt i første omgang.

INDHENTNING AF DOKUMENTATION

Inden tildelingsbeslutningen er ordregiveren forpligtet til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiveren vil tildele kontrakten, fremlægger dokumentation for nogle af de oplysninger, der er angivet i ESPD’et.

Dokumentation er bevis for, at tilbudsgiveren opfylder de fastsatte krav. I planlægningen af udbudsprocessen er det altid nødvendigt at afsætte tid til at indhente disse oplysninger. Ordregiver skal i den forbindelse give den foreløbigt valgte tilbudsgiver en passende frist til at fremlægge den relevante dokumentation. Denne frist skal ifølge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om udbudsreglerne (2016) være på minimum to og en halv uge, da det typisk tager Erhvervsstyrelsen to uger at udarbejde en serviceattest, som vil udgøre en del af den dokumentation, der skal fremlægges. Tilbudsgivere skal på den anden side være beredte på, at det forventes, at de kan dokumentere indholdet i ESDP’et uden ugrundet ophold, hvis de tildeles den udbudte opgave. Ordregivere kan dog ikke kræve, at der bliver fremlagt dokumentation, hvis ordregiver allerede selv er i besiddelse af den nødvendige dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocesser.

kontakt

Marie Løvbjerg

Advokat

Daniel Batistoti Cesar

Advokatfuldmægtig