Foråret er en travl tid for direktion og bestyrelser, da de fleste kommunale selskaber skal gennemføre den ordinære generalforsamling og indsende årsrapporten til Erhvervsstyrelsen inden udgangen af maj måned.
I forbindelse med forberedelse og gennemførelse af generalforsamlinger i kommunale selskaber møder vi nogle spørgsmål, som går igen hos flere selskaber og kommuner. Formålet med denne artikel er at besvare en del af disse spørgsmål på generel basis. Husk, at uanset hvad der står nedenfor, skal generalforsamlingen altid afholdes i overensstemmelse med det enkelte selskabs vedtægter.

1. Generalforsamlingen 

Generalforsamlingen udgør selskabets øverste beslutningsorgan. Alle ejere har møderet på generalforsamlingen. På generalforsamlingen taler hver ejer med én stemme. Beslutningen om hvordan en kommune, der er (med)ejer af et aktieselskab, vil stemme på generalforsamlingen, træffes typisk inden generalforsamlingen, og efter de regler, der gælder i kommunestyrelsesloven. I kommunale selskaber vil rollen som ejer normalt blive varetaget af økonomiudvalget eller kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen kan bemyndige borgmesteren til at varetage kommunens interesser på generalforsamlingen. Hvis der er tale om spørgsmål af usædvanlig karakter eller stor betydning, fx fusion, indtræden i nye, langvarige samarbejder eller lignende, vil sagen dog oftest skulle forelægges for kommunalbestyrelsen.

2. Ejeraftaler

I selskaber med flere ejere er der oftest indgået en ejeraftale, hvor ejerne har fastsat bestemmelser om deres indbyrdes forhold. Det gælder også i de kommunale selskaber, der har flere ejere. En ejeraftale vil typisk indebære, at ejerne skal stemme på en bestemt måde på generalforsamlingen – fx skal stemme for de kandidater, de øvrige ejere indstiller til valg til bestyrelsen. En ejeraftale er imidlertid kun bindende for ejerne i deres indbyrdes forhold, men ikke for selskabet. Det betyder, at dirigenten på generalforsamlingen ikke skal påse, at ejeraftalen overholdes på generalforsamlingen. De bestemmelser, som ejerne vil være sikre på bliver håndhævet på generalforsamling, bør derfor – hvis de har vedtægtsmæssig karakter – indarbejdes i vedtægterne. 

3. Indkaldelse

Bestyrelsen er ansvarlig for at indkalde til og tilrettelægge generalforsamlingen. I praksis varetages opgaven ofte af direktionen. Indkaldelse skal ifølge selskabsloven ske med mindst 2 ugers og højst 4 ugers varsel. Ejeren eller ejerne kan dog fravige disse frister i enighed. Kravet om højst 4 ugers varsel er typisk nødvendigt at fravige af hensyn til at nå den politiske behandling forud for generalforsamlingen. For at sikre, at den politiske behandling af emnerne på generalforsamlingen kan ske på de ordinære møder i udvalg og kommunalbestyrelse, kan der med fordel laves en årsplan, hvor generalforsamlingsdatoen og fristerne for selskabets fremsendelse af materiale fremgår. Her kan også frister for fx fremsendelse af materiale til brug for godkendelse af takster indarbejdes. På denne måde sikres, at sagerne modtages tidsnok til at blive behandlet på de ordinære møder. 

4. Forslag fra ejerne

Enhver ejer har ret til at få et bestemt emne optaget på dagsordenen til generalforsamlingen, hvis ejeren anmoder bestyrelsen om det senest 6 uger før generalforsamlingen. Modtager bestyrelsen anmodningen senere end 6 uger før generalforsamlingen, afgør bestyrelsen, om punktet skal optages på dagsordenen. Sager, der ikke er sat på dagsordenen, kan dog afgøres af generalforsamlingen, hvis samtlige ejere er enige heri.

I kommunale selskaber med én ejer vil disse frister i praksis være uden betydning, da kommunen som eneejer kan beslutte at fravige fristen. Hvis der er flere kommunale ejere, vil det afgørende for, om sagen kan behandles på generalforsamlingen, typisk være, om alle kommuner har haft mulighed for at behandle de stillede forslag på kommunalbestyrelsens eller økonomiudvalgets møde forud for generalforsamlingen og give mandat til den, der repræsenterer kommunen. 

5. Dagsordenspunkter

Dagsordenen (på den ordinære generalforsamling) skal følge de dagsordenspunkter, der er opregnet i selskabets vedtægter. Hvis bestyrelsen ikke er på valg hvert år (fx fordi bestyrelsens valgperiode følger den kommunale valgperiode), kan dette fremgå af vedtægterne, og punktet kan udelades de øvrige år.

6. Lokalitet

Generalforsamling skal afholdes på selskabets hjemsted, medmindre vedtægterne bestemmer, at den skal eller kan afholdes på andet nærmere angivet sted. Under særlige omstændigheder kan ejerne beslutte, at generalforsamling afholdes andetsteds.
I mange selskaber gennemføres generalforsamlingen på en såkaldt "papir-generalforsamling" – også kaldet "skrivebords-generalforsamling". Det betyder, at generalforsamlingen ikke gennemføres som et fysisk møde, men at de indhentede mandater samles og sammentælles, og der udarbejdes et referat i overensstemmelse hermed. Da kommunalbestyrelsen eller udvalget på forhånd har fastlagt, hvorledes kommunen skal stemme på generalforsamlingen, kan det være en praktisk og effektiv model. Afholdes generalforsamlingen uden fysisk møde, modtager ejeren/ejerne en kopi af referatet, som bekræfter beslutningerne. 

7. Adgang for udenforstående

Bestyrelsen kan bestemme, at udenforstående kan overvære generalforsamlingen. Dette gælder også, selvom der ikke er truffet en beslutning på generalforsamlingen herom på forhånd, og selvom de udenforståendes identitet ikke er kendt af selskabet. Vedtægterne kan dog bestemme andet. I kommunale selskaber er det ikke usædvanligt, at den samlede kommunalbestyrelse og evt. selskabets forbrugere inviteres til at deltage på generalforsamlingen. Der bør dog ikke være en generel pligt i selskabets vedtægter til at holde åbne generalforsamlinger, da det vil forhindre ejerne i at vælge at gennemføre generalforsamlingen som en papirgeneralforsamling.

8. Dirigent

Medmindre vedtægterne bestemmer andet, vælger generalforsamlingen en dirigent. Der er ikke krav om, at dirigenten skal være uafhængig af selskabet eller lignende. Når generalforsamlingen bliver gennemført som en fysisk generalforsamling, anbefaler vi dog, at det ikke er et medlem af bestyrelsen eller direktionen, som er dirigent, da de kan blive bedt om at besvare (kritiske) spørgsmål fra ejerne – eller evt. andre, fx fremmødte forbrugere. 

9. Taleret

Hvis generalforsamlingen gennemføres med ejernes fysiske tilstedeværelse, har alle ejere ret til at møde på generalforsamlingen og tage ordet. Da den enkelte ejer taler med én stemme, vil det typisk være borgmesteren eller en anden repræsentant for kommunen, som fremfører kommunens synspunkter på generalforsamlingen og stemmer på vegne af kommunen. Det er efter selskabslovens regler ikke muligt for den samlede kommunalbestyrelse eller økonomiudvalget at give forskellige synspunkter i kommunalbestyrelsen/økonomiudvalget til kende. Det vil sige, at alle generalforsamlingsbeslutninger i et selskab, der ejes af én kommune, træffes med 100 % af stemmerne, uanset om der var enighed i udvalget/kommunalbestyrelsen eller ej. 

10. Besvarelse af spørgsmål

Ledelsen skal på generalforsamlingen oplyse om alle forhold og besvare alle ejerens spørgsmål, der skal træffes beslutning om på generalforsamlingen. Det kan fx være oplysninger, som er nødvendige for bedømmelsen af årsrapporten og selskabets stilling i øvrigt. Oplysningspligten gælder dog ikke, hvis bestyrelsen vurderer, at det kan skade selskabet væsentligt at afgive oplysningerne, eller der er tale om oplysninger, som ikke umiddelbart står til rådighed. Dette kan have betydning ved overvejelserne af, om offentligheden skal have adgang til generalforsamlingen. Alle selskaber, som er mere end 75 % offentligt ejede, er imidlertid omfattet af offentlighedsloven, og oplysninger, som bliver gjort tilgængelige på generalforsamlingen, vil derfor som udgangspunkt være offentligt tilgængelige i det omfang, de er gengivet i generalforsamlingsprotokollatet mv. 

11. Stemmeret

Alle kapitalandele har som udgangspunkt stemmeret. Som nævnt taler hver ejer med én stemme. Det betyder også, at den enkelte ejer stemmer (på samme måde) med hele sin stemmeandel. I et selskab med flere ejere, og hvor der kun er én aktieklasse, afspejler den enkelte ejers stemmer ejerens andel af aktierne i selskabet.

12. Beslutningsflertal

De fleste beslutninger på generalforsamlingen træffes normalt ved simpelt stemmeflertal. Står stemmerne lige, er forslaget ikke vedtaget. Står stemmerne lige ved personvalg, skal valget afgøres ved lodtrækning, medmindre vedtægterne bestemmer andet. 
Der gælder ifølge selskabsloven skærpede flertalskrav til visse beslutninger, fx vedtagelsen af ændring af selskabets vedtægter, hvor 2/3 af stemmerne skal være for beslutningen. Et skærpet krav kan også følge af vedtægterne. 
Ejerne kan i vedtægterne bestemme, at også andre beslutninger skal træffes med kvalificeret flertal eller ved enstemmighed. Det kan fx være beslutninger om salg af dele af selskabets virksomhed, optagelse af nye ejere eller køb af ejerandele i nye selskaber eller virksomheder. I de kommunalt ejede selskaber er der typisk særlige krav i forhold til beslutninger, der kan påvirke kommunernes lånerammer, eller som kan medføre modregning i bloktilskuddet. 

13. Valg til bestyrelsen

Bestyrelsen består som udgangspunkt af medlemmer, der vælges på generalforsamlingen, dvs. af ejerne. Herudover kan vedtægterne eller lovgivningen fastsætte særlige regler om sammensætningen af bestyrelsen, fx krav om medarbejdervalgte medlemmer eller forbrugervalgte medlemmer. 
I de kommunale selskaber sker udpegningen af, hvem der på generalforsamlingen skal indstilles til valg til bestyrelsen, typisk i forbindelse med konstitueringen, og valgperioden svarer typisk til kommunalvalgsperioden. Der vil i så fald ikke blive afholdt bestyrelsesvalg på generalforsamlingen i de mellemliggende år. 

14. Referat

Når generalforsamlingen er afholdt, sender referenten et beslutningsreferat til godkendelse hos dirigenten, som derefter underskriver referatet.

kontakt

Klavs Gravesen

Partner

Rikke Søgaard Berth

Partner

Line Markert

Partner

Lise Lotte Hjerrild

Partner

Rene Frisdahl Jensen

Specialistadvokat